Projekty nie są realizowane w próżni. Celem każdego projektu jest zmiana stanu organizacji, jej przejście ze stanu obecnego do stanu pożądanego. Gdzie w związku z tym są umiejscowione projekty w organizacji i w jakie interakcje wchodzą one z organizacją?
Projekty w organizacji – solo czy w pakiecie?
I solo, i w zestawie z innymi projektami:
Projekt może być niezależnym przedsięwzięciem, na które decyduje się organizacja, by osiągnąć zdefiniowane korzyści. Przykład: dział IT tworzy aplikację do zarządzania urlopami pracowników,
Projekt może być częścią programu. Program skupia projekty wokół konkretnego celu biznesowego. Przykład: Zwiększenie sprzedaży (cel projektu), który organizacja zrealizuje przez kilka projektów:
- wprowadzenie nowych funkcji do produktu (projekt #1),
- dodanie nowych kanałów dystrybucji (projekt #2),
- zwiększenie konwersji sprzedaży poprzez poprawę SEO (projekt #3) itd.,
Projekt może być również częścią portfela projektów. Zwykle do jednego portfela trafiają projekty realizowane przez tą samą jednostkę organizacji lub finansowane z tego samego źródła. Portfele (w przeciwieństwie do programów i projektów) nie mają ani wyznaczonego celu, ani terminu. Ich zadaniem jest lepsze zarządzanie budżetem i zasobami. Przykład: wszystkie projekty realizowane przez dział IT.
Wpływ organizacji na projekty
Czy zastanawiałeś się kiedyś nad tym, co wpływa na projekt – zarówno podczas jego planowania, ale również w trakcie realizacji? Pierwszy czynnik to sama organizacja.
Nie bez powodu rozpoczęłam ten artykuł od definicji programu i portfela – jeśli projekt jest ich częścią, zawsze będzie realizowany zgodnie z ich wytycznymi.
Jakie jeszcze elementy organizacji wpłyną na projekt?
- procesy i procedury obowiązujące w organizacji – zwykle ustanowione przez PMO, np. sposób raportowania statusu projektu,
- informacje historyczne z wcześniejszych projektów: rejestry doświadczeń, harmonogramy, ryzyka, wartość wypracowana.
Biorąc to pod uwagę, bardzo ważne jest to, żeby każdy projekt dostarczał tych danych do organizacji.
Wpływ otoczenia organizacji na projekty
Na projekty będzie również wpływać otoczenie organizacji – zarówno to wewnętrzne, jak i zewnętrzne.
Wśród wewnętrznych czynników bierzemy pod uwagę:
- misję i wizję organizacji, jej wartości,
- strategię organizacji,
- kulturę organizacyjną,
- przyjęty styl zarządzania,
- strukturę organizacji,
- czy mamy do czynienia z zespołami rozproszonymi czy też nie,
- w jaki sposób zbudowana jest infrastruktura organizacji,
- z jakich aplikacji organizacja korzysta w obszarze zarządzania projektami,
- zasoby, ich dostępność w organizacji, kontrakty z partnerami w tym zakresie,
- kompetencje pracowników organizacji.
Z kolei wśród czynników zewnętrznych warto wziąć pod uwagę:
- warunki rynkowe, w jakich przyszło nam realizować projekt,
- uwarunkowania społeczne i środowiskowe,
- ograniczenia prawne,
- środowisko zewnętrzne,
- dostępne finansowanie zewnętrzne (inflacja, stopy procentowe).
Podsumowanie
W tym artykule przybliżyłam Ci te czynniki, które powinieneś wziąć pod uwagę w projektach, którymi zarządzasz. Pamiętaj o tym, że mogą one mieć wpływ zarówno pozytywny, jak i negatywny. Warto je uzwględnić w planie projektu.
