Nie ma dnia, żeby ktoś nie przyszedł do Ciebie z pytaniem: jak to zrobić, kto ma się tym zająć, co odpisać klientowi? Do tego codziennie gasisz pożary i poprawiasz błędy innych?
To ile Ci zostaje czasu na zarządzanie firmą? Na podejmowanie strategicznych decyzji?
Z pewnością niewiele.
Ale mam dla Ciebie dobrą wiadomość! Właśnie czytasz trzeci artykuł w serii Zbuduj fundamety Twojego biznesu. Wskazówki, które znajdziesz w tej serii, pomogą Ci odzyskać czas (i zarabiać więcej). Listę dwóch pierwszych artykułów (wraz z linkami) znajdziesz na końcu tego artykułu. Jeśli jeszcze ich nie przeczytałeś (i nie wykonałeś zadań, które w nich omówiłam), wróć do nich koniecznie!
Jak napisać procedurę?
Masz już listę procesów w Twojej firmie. Przygotowałeś też modele tych procesów. Czas teraz każdy z tych modelów zapisać w formie standardu, czyli procedury.
Dzięki temu, za każdym razem, kiedy pracownik przyjdzie z pytaniem, odeślesz go do odpowiedniego dokumentu. Zmniejszy się też ilość błędów.
Zastanawiasz się, jak napisać procedurę? Obejrzyj ten materiał video:
Trzy ważne definicje: Proces – Procedura – Instrukcja
Proces to wysokopoziomowa sekwencja działań, która prowadzi do celu. Do prezentacji procesu świetnie nadaje się mapa procesu, która pozwala spojrzeć na proces z lotu ptaka, uchwycić wszystkie zależności i zdefiniować zakres odpowiedzialności.
Procedura to ustalony standard wykonania procesu. Daje nam pewność, że zespół nie będzie chodził na skróty, nie będzie wykonywał zadań byle jak, nie będzie też przychodził z pytaniami. Procedura zwiększa szansę na to, że zadania będą wykonywane w sposób, jakiego oczekujesz.
Instrukcja to techniczny dokument, prezentujący jak określony efekt osiągnąć w konkretnej aplikacji. I tu mam dla Ciebie dobrą wiadomość! Nie musisz tworzyć żmudnych instrukcji samodzielnie. Nagraj video z ekranem Twojego komputera, na którym wykonujesz konkretne czynności w aplikacji. A następnie skonwertujesz to video do instrukcji, korzystając z aplikacji Scribe. Zaoszczędzisz dużo czasu!
Czy ja muszę robić to sam?
Wiem, że takie pytanie pojawiło się w Twojej głowie.
Nie musisz, a wręcz nie powinieneś pisać procedur sam! Jeśli wszystko przygotujesz sam, zespół będzie unikał tych procedur jak ognia. Co możesz zrobić?
Krok 1.
Wyznacz osoby odpowiedzialne za poszczególne procesy w Twojej firmie. To właśnie te osoby będą zobowiązane do przygotowania procedur. Twoją rolą będzie jedynie zweryfikować, czy procedura opisuje standard, jakiego oczekujesz.
Wskazówka: Jeśli do tej pory to Ty odpowiadałeś za proces, nagraj video, w którym opiszesz jego przebieg. Zadaniem osoby, która staje się właścicielem procesu, będzie przygotować procedurę w oparciu o to video.
Krok 2.
Zaproś zespół do testów przygotowanej procedury.
Korzyści z tego będą dwie. Zespół będzie miał możliwość w sposób praktyczny poznać nową procedurę. A dodatkowo, wskaże wszystkie zapisy w procedurze, które są niejasne lub nieprecyzyjne. Podpowie też, czego w tej procedurze brakuje.
Twój prezent: Szablon procedury
Pobierz szablon procedury, z której ja korzystam, tworząc dokumentację procesową dla moich klientów.
Wystarczy, że klikniesz tutaj.
Wiem, że pisanie procedu może się to wydawać żmudne i niepotrzebne.
Ale to jedyna droga do tego, żebyś nie musiał patrzeć ciągle pracownikom na ręce i odpowiadać na ich ciągłe pytania. Kiedy firma będzie działać bez Twoijego ciągłego dozoru, znajdziesz czas na jej rozwój.
Pytania i odpowiedzi
Jak często aktualizować procedury?
Jeśli dojdziesz do wniosku, że proces (a tym samym procedura) wymaga usprawnień. Więcej na ten temat znajdziesz w 5. odcinku serii Zbuduj fundamenty Twojego biznesu.
Czy procedury nie zabiją kreatywności zespołu?
Wręcz przeciwnie! Standaryzacja rutyny zdejmuje z zespołu obciążenie, jakim jest konieczność pamiętania o tym, jak przebiega proces. Zyskują im więcej przestrzeni na kreatywne działania.
Sprawdź również inne odcinki tej serii:
