Co to jest projekt?

Od czego zacząć rozmowę o zarządzaniu projektami? Najlepiej od początku, bo żeby wiedzieć o czym tak naprawdę rozmawiamy, musimy zdefiniować, co to jest projekt. 

Co to jest projekt? Definicja formalna

Zależy mi na tym, żebyś – czytając moje wpisy – zapoznawał się z terminologią i definicjami, stąd zacznę od przytoczenia definicji projektu, jaką możesz znaleźć w metodologiach zarządzania projektami.

Projekt jest tymczasową organizacją stworzoną w celu dostarczania jednego lub więcej produktów biznesowych zgodnie z ustalonym uzasadnieniem biznesowym.

Managing successful projects with PRINCE2 ®

Projekt jest tymczasowym przedsięwzięciem podejmowanym w celu stworzenia unikalnego produktu, usługi lub wyniku.

PMBOK, 6th edition

Co to jest projekt?

Co łączy dwie definicje zaprezentowane w poprzednim akapicie?

Projekt poznajemy po tym, że jest tymczasowy.

W obu definicjach pojawia się słowo tymczasowy, a zatem jest to niezwykle istotne, że projekt nie trwa wiecznie. Każdy projekt ma swój początek i koniec. I choć czasem (żeby nie powiedzieć, że często) nasze projekty trwają dłużej niż planowaliśmy, to zawsze ta data końca powinna być ustalona (i zatwierdzona!).

Projekt poznajemy po tym, że dostarcza unikalny produkt lub usługę.

Celem każdego projektu, wszystkich działań podejmowanych w czasie trwania projektu, jest uzyskanie określonego wyniku. Tym wynikiem może być:

  • nowy produkt lub nowa usługa,
  • zmiany w istniejącym produkcie lub usłudze,
  • dokumenty, analizy, studium przypadku itd.

Projekt poznajemy po tym, że jest “po coś”.

W definicji PRINCE2® jest mowa o uzasadnieniu biznesowym (w PMBOK to pojęcie też się często pojawia, warto zapamiętać 🙂 ). Uzasadnienie biznesowe to formalna nazwa przyczyn, dla których realizujemy projekty i to mogą być:

  • określone korzyści finansowe, jakich spodziewamy się np. ze sprzedaży nowych/ulepszonych produktów i usług,
  • zmieniające się przepisy prawa, które wymuszają zmiany w sposobie działalności firmy,
  • renoma firmy – nie tylko poprzez bycie wiodącym producentem danego produktu, ale również poprzez realizację projektów społecznych czy ekologicznych.

Warto zwrócić uwagę na fakt, że projekt jest motorem zmian w biznesie. Firma, która jest aktualnie w punkcie A, dzięki realizacji odpowiednich projektów, może znaleźć się w punkcie B, oczekiwanym przez tą firmę w momencie decydowania o danym projekcie.

Przykłady projektów

By uzupełnić odpowiedź na pytanie, co to jest projekt, przytoczę kilka przykładów projektów. Projektem będzie przedsięwzięcie, którego celem jest:

  • stworzenie strony WWW – zwróć uwagę na unikalny produkt, jaki powstanie (nie ma dwóch identycznych stron WWW); potrafimy podać ramy czasowe, w jakich zamkną się te prace oraz określić korzyści płynące z posiadania przez firmę strony WWW (wizytówka firmy, budowanie pozycji eksperta itd),
  • rozszerzenie ww. strony WWW o sklep internetowy – to przykład projektu, którego celem jest rozwój istniejącego już produktu; podobnie jak w przypadku tworzenia strony to rozszerzenie będzie unikalne (do danej strony/firmy będzie „przypisany” jeden sklep internetowy), potrafimy również podać ramy czasowe dla tego projektu i korzyści wynikające z uruchomienia sklepu internetowego,
  • wdrożenie RODO w firmie, to przykład projektu, z którym zmierzyła się w tamtym roku każda firma (choć w jego wyniku nie powstał żaden produkt na sprzedaż); unikalnym produktem w tym przypadku jest całkiem pokaźna liczba dokumentów, termin zakończenia projektu narzucony był przez prawo, a korzyści płynące z tego projektu są oczywiste 🙂

Co nie jest projektem?

Zanim przejdziesz do realizacji zadania, które znajdziesz na końcu tego artykułu, zapoznaj się z przykładami działań, które projektami nie są:

  • masowa produkcja, w której ani nie mamy do czynienia z unikalnością (wszystkie produkty są dokładnie takie same), ani z harmonogramem produkcji w kontekście daty startu i zakończenia (a przynajmniej nie ustalamy takiej daty w momencie, kiedy uruchamiamy produkcję),
  • cotygodniowa aktualizacja wtyczek na stronie WWW – działanie powtarzalne np. raz w tygodniu wykonanie tych samych czynności: backup strony, aktualizacja wtyczek, sprawdzenie, czy wszystko działa po aktualizacji.

Zadanie dla Ciebie

Zastanów się:

  • które z Twoich działań/działań firmy, w której pracujesz, to projekty w świetle powyższej definicji,
  • co unikalnego powstanie w ramach każdego z nich,
  • zapisz daty rozpoczęcia i zakończenia każdego z tych projektów,
  • zastanów się, z jakiego powodu są one realizowane.

Dzięki temu, po lekturze kolejnych wpisów dowiesz się, jak tymi projektami zarządzać.