Monitorowanie i kontrola projektu

Równolegle z fazą realizacji projektu rozpoczyna się monitorowanie i kontrola projektu, którego zadaniem jest odpowiedź na pytanie, czy projekt idzie prosto do celu? Sprawdź, co dokładnie dzieje się w tym obszarze.

Monitorowanie i kontrola projektu – Twoja checklista

Lista obszarów i obowiązków jest bardzo duża:

  • monitorowanie i kontrola wszystkich prac w projekcie,
  • weryfikacja i kontrola zakresu,
  • kontrola harmonogramu i budżetu,
  • kontrola jakości, zasobów i zamówień,
  • monitorowanie komunikacji i zaangażowania interesariuszy,
  • monitorowanie ryzyka,
  • zarządzanie zmianą.

Twoim podstawowym obowiązkiem jest weryfikacja, przy wszystkie zadania w projekcie są realizowane zgodnie z planem. Jeśli pojawiają się jakieś odchylenia, możesz:

  • zgłosić potrzebę zmian planu,
  • podjąć akcje naprawcze lub prewencyjne.

Kontrola obejmuje zarówno zapobieganie niepożądanym zmianom w każdym z tych obszarów, jak i zapewnieniu, że zmiana – jeśli będzie konieczna – zostanie przeprowadzona i wdrożona zgodnie z ustalonym procesem.

Dotyczy to zarówno zakresu, harmonogramu, budżetu, jak i jakości, zasobów, zamówień, ryzyka, komunikacji i zaangażowania interesariuszy.

Weryfikacja zakresu

W przypadku zakresu – oprócz kontroli – wyróżniamy jeszcze jego weryfikację.

Proces weryfikacji zakresu różni się od procesu kontroli zakresu tym, że weryfikacja ma na celu uzyskanie akceptacji produktu przez klienta. By przystąpić do tego procesu, produkt powinien już przejść przez etap kontroli jakości (nie wcześniej!). Proces kontroli zakresu to wspomniane we wcześniejszym artykule obejmuje porównanie produktu z wymaganiami, jakie zostały ustalone na etapie planowania.

Kontrola harmonogramu i budżetu

W przypadku kontroli harmonogramu i budżetu z pomocą przychodzi Metoda wartości wypracowanej (ang. Earned Value Management, EVM). Pomoże Ci ona nie tylko zweryfikować ew. opóźnienia/nadmierne koszty, ale też wycenić budżet potrzebny do zakończenia projektu.

Przygotowałam dla Ciebie ściągawkę z przydatnymi wzorami EVM wraz z przykładem, z których możesz skorzystać w swoich projektach. Wystarczy, że klikniesz w poniższy link:

Zarządzanie zmianą

Temat zmiany omówię szczegółowo w kolejnym artykule.

Szczerze o monitorowaniu i kontroli projektu

Brutalna prawda jest taka, że w sytuacji kiedy pojawią się jakiekolwiek odchylenia od planu, to Ty – menedżer projektu – będziesz za nie odpowiadał. Dlatego tak ważne jest to, żeby monitorować i kontrolować wszystkie aspekty projektu i reagować, zanim jedynym wyjściem będzie dodatkowy budżet na przeprowadzenie zmian i nowy termin zakończenia projektu.