Wdrożyłeś Asanę, ale jakoś tak trudno jest w niej pracować? Pracownicy uciekają z Asany, a Ty zastanawiasz się, czy to wdrożenie to była dobra decyzja? Ten artykuł przeprowadzi Cię przez audyt Asany. Sprawdzisz, czy 21 błędów, które obserwuję podczas konsultacji czy współprac, występują też w Twojej Asanie.
Podzieliłam te błędy na 3 kategorie:
Błędy uprawnień
Często właściciele firm oddają pełną kontrolę nad systemem przypadkowym osobom. Wszystko jest dobrze, jeśli relacje w firmie są poprawne. Problemy zaczynają się, gdy rozstajesz się z pracownikiem w niesprzyjających okolicznościach.
Sprawdź, czy pracownik, tak jak wprowadził Asanę do Twojej firmy, może ją z Twojej firmy wyprowadzić.
- Właściciel firmy nie jest administratorem organizacji w Asanie.
- Właściciel firmy nie jest administratorem zespołów w Asanie.
- Zespół może usunąć każda osoba.
- Właściciel firmy nie jest administratorem projektów w Asanie.
- Osoby zaangażowane w projekt nie są do tego projektu zapraszane.
- Czy role w projekcie są odpowiednio ustawione?
- Każda osoba może edytować szablony projektów.
- Każda osoba może edytować pola niestandardowe.
Błędy strukturalne
Mało intuicyjna struktura zespołów i projektów w Asanie sprawia, że pracownicy nie chcą z tej aplikacji korzystać. Ciężko w niej cokolwiek odnaleźć, więc wracają szybko do starych nawyków.
Oto najczęstsze błędy w tej kategorii:
- Jeden zbiorczy projekt w Asanie na wszystko.
- Projekty 1-1 wykorzystywane do delegowania zadań.
- Projekt z 1 zadaniem.
- Drzewiasta struktura podzadań.
- Brak udostępniania pól niestandardowych w bibliotece pól.
Błędy operacyjne
Ostatni kategoria to błędy wynikające z niewiedzy, braku szkoleń. Ale będą się również pojawiać, jeśli w Asanie są błędy strukturalne.
- Temat zadania nie mówi, co jest do zrobienia.
- Brak osób odpowiedzialnych i dat wykonania w zadaniu.
- Brak wszystkich informacji w zadaniu.
- Brak oznaczania zadań jako ukończone.
- Nie korzystamy z modułu Moje zadania w Asanie.
- Nie zaglądamy na Skrzynkę odbiorczą w Asanie.
- Dyskutujemy o zadaniach na komunikatorze.
- Brak onboardingu pracowników do Asany.
W poniższym video omawiam każdy z tych błędów i podaję konkretne rozwiązania, które możesz wdrożyć już w trakcie oglądania tego nagrania.
Przygotowałam dla Ciebie Asana Health Check. Dokument, z którego pomocą przejdziesz przez audyt i wprowadzisz niezbędne zmiany.
Kliknij i pobierz Asana Health Check
A jeśli chcesz, żebym przeprowadziła kompletny audyt i zaproponowała konkretne rozwiązania, dostosowane do potrzeb Twojej firmy, kliknij ten link i zarezerwuj swoje miejsce.
Pytania i odpowiedzi
Czy muszę naprawiać wszystkie te błędy naraz?
Nie. Najlepiej zacząć od kategorii Błędy uprawnień, bo to kwestia bezpieczeństwa Twoich danych. Następnie uporządkuj błędy operacyjne, by zespół od razu odczuł ulgę w codziennej pracy.
Jak długo trwa taki samodzielny audyt i naprawa błędów?
Naprawa błędów uprawnień to kwestia kilku kliknięć.
Więcej czasu zajmuje zmiana nawyków zespołu (błędy operacyjne), ale pierwsze efekty w postaci mniejszej liczby pytań zobaczysz już po kilku dniach.
Jeśli nie masz zdefiniowanych procesów, najwięcej czasu zajmie Ci naprawa błędów strukturalnych. Sprawdź serię artykułów Zbuduj fundamenty Twojego biznesu (link do pierwszego z nich).
