Jak stworzyć harmonogram projektu?

Nie ma projektu bez harmonogramu. Przygotowanie harmonogramu to nie jest przysłowiowa bułka z masłem. Celem tego procesu nie jest tylko ustalenie tego, kto, co i kiedy ma robić. Celem jest umowa pomiędzy zespołem a klientem dotycząca terminu oddania gotowego produktu. Co raz ustalisz i przekażesz, zostanie, a jakakolwiek zmiana tego terminu to duże wyzwanie. Przeczytaj ten artykuł i dowiedz się, jak stworzyć harmonogram projektu.

Zanim przejdę do meritum, chciałabym podkreślić, że harmonogram projektu nie jest planem projektu. Harmonogram projektu wchodzi w skład planu projektu. Pisałam o tym w tym wpisie na blogu: Z czego składa się plan projektu? Przegląd metodyk.

W tym artykule skupię się na podejściu klasycznym do zarządzania projektami. Wynika to z dwóch faktów:

• nie każdy projekt musi być realizowany zwinnie,
• część z moich czytelników zastanawia się właśnie nad certyfikatem i ten artykuł jest doskonałym punktem wyjścia do dalszej pracy w tym kierunku.

Zacznijmy od odpowiedzi na pytanie:

Co jest potrzebne, żeby stworzyć harmonogram projektu?

Żeby przystąpić do planowania pracy dla całego zespołu projektowego, musisz znać cel tego projektu. Oznacza to, że znasz wymagania, jakie musi spełniać rezultat projektu.

Oprócz tego, powinieneś mieć już przygotowaną strukturę WBS (ang. Work Breakdown Structure) wraz dokładnym opisem każdej grupy zadań (ang. work package).

Jeśli w przeszłości organizacja realizowała już podobne projekty, sięgnij również do danych historycznych. Znajdziesz w nich nie tylko WBS, ale również listę zadań dla każdej grupy zadań i informacje odnośnie czasu realizacji.

Jak stworzyć harmonogram projektu?

1. Zdefiniuj aktywności. Dla każdej grupy zadań zdefiniuj listę aktywności, jakie należy wykonać. Wykorzystaj do tego technikę dekompozycji. Wielkość każdego zadania powinna być na tyle mała, żeby można było oszacowań czas potrzebny na jego wykonanie, a później monitorować realizację.
   • Jeśli na tym etapie planowania nie potrafisz w 100% wykonać tego zadania, zastosuj technikę Rolling Wave Planning, zgodnie z którą skupiasz się na szczegółowym rozpisaniu tylko najbliższego etapu. Pozostałe – kolejne etapy – są opisane ogólnie. Wrócisz do nich, kiedy nadejdzie czas na pracę nad tymi grupami zadań.
   • W tym momencie warto wyznaczyć już kamienie milowe, czyli punkty kontrolne harmonogramu. To nie są zadania i nie będą estymowane. Ich celem jest wyznaczyć moment w czasie, w którym zeryfikujesz, czy projekt jest realizowany zgodnie z planem.
2. Ułóż aktywności w odpowiedniej kolejności, tworząc w ten sposób diagram sieciowy (ang. network diagram). Pamiętaj przy tym, że wyróżniamy następujące rodzaje zależności:
   • obowiązkowe, wynikające z procesu wytwarzania (przykład: ściany murujesz po wykonaniu podłogi),
   • opcjonalne, które są wynikiem preferencji, ustalonych standardów itp. (przykład: ściany malujesz po cyklinowaniu podłóg),
   • wewnętrzne,
   • i zewnętrzne (zależności względem innych projektów realizowanych przez organizację).
3. Przydziel niezbędne zasoby do poszczególnych aktywności. I nie mam tutaj na myśli wyłącznie zasobów ludzkich. Weź pod uwagę również wymagane surowce, wyposażenie, aplikacje itd.
4. Oszacuj czas potrzebny na wykonanie każdej z aktywności. Odsyłam Cię do artykułu, w którym poruszałam ten temat: Szacowanie w projekcie
5. Stwórz harmonogram. Mając już te wszystkie informacje (listę aktywności, niezbędne zasoby i czas trwania), możesz przystąpić do tworzenia harmonogramu. Z pomocą przyjdzie Ci metoda ścieżki krytycznej. I pamiętaj! Tworzenie harmonogramu to proces! W jego trakcie:
   • sprawdź, czy zasoby są dostępne w terminach, w których są Ci potrzebne (będzie się to wiązać z negocjacjami),
   • przetestuj alternatywne sposoby ułóżenia harmonogramu (niekoniecznie pierwsza wersja jest tą najlepszą),
   • zweryfikuj, jaki wpływ na inne projekty będzie miał przygotowany przez Ciebie harmonogram).
6. Skompresuj i zoptymalizuj harmonogram. Sprawdź, czy jesteś w stanie skompresować ten harmonogram, żeby projekt zakończył się wcześniej. Do wyboru masz dwie techniki: fast tracking i crashing. Sprawdź również, czy wszystkie zasoby są wykorzystane w najbardziej optymalny sposób. Skorzystaj z technik: resource leveling i resource smoothing.

Gotowy, skompresowany i zoptymalizowany harmonogram wymaga zatwierdzenia, żeby zespół mógł przystąpić do pracy.

Sposoby prezentacji harmonogramu

Harmonogram możesz prezentować na 3 sposoby, jako:

• diagram sieciowy, jeśli chcesz pokazać zależności pomiędzy aktywnościami,
• wykres prezentujący kamienie milowe (ang. milestone chart), jeśli prezentujesz go klientowi,
• wykres Gantta, jeśli chcesz zaraportować progres projektu zespołowi projektowemu.