Nawet najlepsza procedura będzie bezużyteczna, jeśli pracownik będzie musiał poświęcić kilka minut, żeby ją odszukać. W tym artykule podzielę się moimi sposobami na to, żeby procedury stały się częścią środowiska pracy Twojego zespołu.
Ten artykuł jest częścią serii Zbuduj fundamenty Twojego biznesu (linki do wcześniejszych artykułów z tej serii znajdziesz na dole).
Jeśli śledziłeś moje treści i wykonywałeś zaproponowane przeze mnie zadania, to:
- zidentyfikowałeś już procesy Twojej firmy,
- przeprowadziłeś modelowanie wybranych procesów,
- przygotowałeś procedury (a być może również instrukcje).
Czas odpowiedzieć na pytanie, gdzie te procedury powinny się znaleźć, żeby zadania były wykonywane dokładnie tak, jak to zostało w nich zapisane.
Gdzie przechowywać procedury?
Przy wyborze miejsca do przechowywania procedur weź pod uwagę:
- Łatwość dostępu do procedury.
- Możliwość nadawania uprawnień dostępu dostosowanych do roli danego pracownika.
Ja jestem zwolennikiem przechowywania procedur w aplikacji do zarządzania biznesem.
Zmniejszam w ten sposób ryzyko utraty skupienia. Jeśli procedury są zapisane na dysku sieciowym, to pracownik w trakcie przenoszenia uwagi z zadania do treści procedury może łatwo się rozproszyć. A powrót do skupienia wymaga czasu.
To nie jest jedyny powód. Aplikacje do zarządzania biznesem oferują nam rozwiązania, dzięki którym zwiększamy szansę na to, że procesy będą realizowane zgodnie z ustalonymi standardami.
Obejrzyj video i sprawdź, z jakich rozwiązań ja korzystam na co dzień:
Przegląd narzędzi do przechowywania procedur
Aplikacja do zarządzania biznesem nie jest jedynym rozwiązaniem, z którego możemy skorzystać. Poniżej znajdziesz inne aplikacje do zarządzania firmowymi procedurami, które testowałam.
| Nazwa aplikacji | Informacje dodatkowe |
|---|---|
| Dysk sieciowy (OneDrive, GoogleDrive) | Na plus jest to, że jest już dostępny w firmie, więc nie ponosisz dodatkowych kosztów. |
| Notion | Osobiście w Notion zapisuję swoje notatki z kursów, książek i artykułów. Z powodzeniem zbudujesz w niej również firmową bazę wiedzy. |
| Confluence | Sprawdzi się w firmach technologicznych, które korzystają z Jiry. |
| Process Street | Aplikacja oferuje zaawansowaną automatyzację przepływu pracy, wsparcie sztucznej inteligencji oraz integracje z innymi aplikacjami oraz możliwość tworzenia dynamicznych list. Pozwala również przypisywać zadania do poszczególnych osób. Dzięki rozbudowanym raportom możesz śledzić statusy poszczególnych procesów. Na stronie znajdziesz wiele predefiniowanych procedur, które możesz dostosować do swojej firmy. |
| SweetProcess | Aplikacja dedykowana do przechowywania w niej firmowej dokumentacji, bez tych wszystkich ułatwień, które znajdziesz w aplikacji Process Street. Oferuje możliwość przypisywania zadań do pracowników. |
| SmartSuite | Aplikacja oferuje podobne rozwiązania jak Process Street (automatyzacje, wsparcie AI czy zaawansowane raportowanie), ale swoje działanie opiera na bazach danych. Dodatkową zaletą jest większe wsparcie w zarządzaniu projektami. |
| SystemHub | Aplikacja oferuje wsparcie AI w tworzeniu dokumentacji procesowej, rozbudowaną bazę szablonów oraz wsparcie w szkoleniu pracowników. |
Przyszłość procedur: Twój własny asystent AI
Możesz też przygotować asystenta AI w ekosystemie narzędzi, z których korzysta Twoja firma (Microsoft Copilot, Google Gemini). Jeśli załadujesz do niego przygotowane procedury i instrukcje, AI poprowadzi pracowników przez wybrany proces. Umów się na bezpłatną konsultację i zarezerwuj wdrożenie takiego asystenta AI w Twojej firmie.
Pytania i odpowiedzi
Gdzie najlepiej trzymać instrukcje wideo?
Najlepiej na YouTube (jako wideo niepubliczne) lub na Loom. Nie zapomnij wkleić linku do video w treści procedury.
Jak chronić procedury przed przypadkowym usunięciem lub zmianą przez pracownika?
Większość profesjonalnych narzędzi pozwala na nadanie uprawnień dostępu. Najlepszą praktyką jest wyznaczenie właściciela procesu, który jako jedyny ma prawo edycji procedury/procedur. Pozostali pracownicy powinni mieć uprawnienia tylko do odczytu.
Czy lepiej przechowywać procedury jako tekst, czy video?
Ja jestem zwolennikiem wersji tekstowej, uzupełnionej o ew. zrzuty ekranu. Aplikacje mają to do siebie, że często są w nich wprowadzane zmiany, co sprawia, że materiały video stają się nieaktualne. Łatwiej jest zaktualizować jeden punkt w procedurze tekstowej niż nagrywać video. Polecam Ci aplikację Scribe – świetnie poradzi sobie z konwersją materiału video do gotowej instrukcji.
Sprawdź również inne odcinki tej serii:
