Jak zdefiniować zakres projektu?

Nie ma innej możliwości. Żeby przygotować harmonogram projektu i sprawdzić, jakie koszty musimy ponieść, potrzebna jest nam najpierw wiedza o tym, co dokładnie powstanie w wyniku projektu. Sprawdź jakie kroki musisz wykonać, żeby zdefiniować zakres projektu.

W tym artykule skupiam się na podejściu klasycznym do zarządzania projektami. W podejściu zwinnym definiowanie zakresu wygląda inaczej i poświęcę mu osobny artykuł.

Wymagania

Projekt jest tworzony po to, żeby dostarczyć produkt lub usługę, która pozwoli organizacji otrzymać korzyści biznesowe zdefiniowane w uzasadnieniu biznesowym. A zatem, żeby spełnić pewne wymagania.

Wymagania w projekcie możemy podzielić na wymagania:

  • biznesowe, wynikające z potrzeb organizacji, która realizuje ten projekt,
  • oczekiwania (wszystkich!) interesariuszy co do produktu,
  • jakościowe produktu,
  • zwiazane z wdrożeniem produktu,
  • dotyczące zarządzania projektem.

Warto podkreślić fakt, że mówiąc o wymaganiach, możemy mieć na myśli:

  • zarówno wymagania funkcjonalne i niefunkcjonale produktu lub usługi (zakres produktu), dla której powołany został ten projekt,
  • jak i wymagania związane z projektem, jako takim (zakres projektu).

Definiowanie wymagań

Definiowanie wymagań odbywa się na początku projektu i możemy w tym procesie wyróżnić 3 etapy:

  • zbieranie wymagań z wykorzystaniem takich narzędzi, jak ankiety, wywiady, burze mózgów, badania fokusowe, warsztaty facylitowane, prototypowanie, przegląd standardów rynkowych czy danych historycznych z poprzednich projektów,
  • analizę otrzymanych danych,
  • podjęcie decyzji o tym, które wymagania wejdą w zakres projektu, a które nie.

W rezultacie powstaje macierz śledzenia wymagań (RTMX – Requirements Traceability Matrix), w której oprócz szczegółowej informacji o każdym wymaganiu, znajdują się również kryteria akceptacji, które pozwolą stwierdzić, czy dane wymaganie zostało wprowadzone czy też nie.

Czy zwróciłeś uwagę, na stwierdzenie “podjęcie decyzji o tym, które wymagania wejdą w zakres projektu, a które nie”? Nie wszystkie wymagania zostaną zrealizowane przez projekt. Decyzję podejmujemy biorąc pod uwagę takie czynniki, jak:

  • uzasadnienie biznesowe,
  • priorytety poszczególnych wymagań,
  • ryzyka związane z wymaganiami,
  • założenia i ograniczenia projektu.

Bardzo ważne jest, żeby dla wymagań, które nie znajdą się w zakresie projektu, podać powody takiej decyzji. Dzięki temu unikniemy w przyszłości (podczas realizacji projektu) próby zmian zakresu.

Przygotowałam dla Ciebie arkusz, z którego pomocą zbierzesz wszystkie niezbędne informacje na temat wymagań. Wystarczy, że klikniesz w ten link, podasz swój adres email i na Twoją skrzynkę wyślę ten arkusz oraz pozostałe materiały przydatne w procesie planowania.

Dekompozycja zakresu

Dekompozycja jest techniką, która pozwala podzielić zakres projektu na małe elementy. Te dzielimy na jeszcze mniejsze. Proces kontynuujemy tak długo, aż otrzymamy elementy, którymi jesteśmy w stanie zarządzać.

W dekompozycji powinien wziąć udział cały zespół projektowy.

Dekompozycja w PRINCE2Dekompozycja w PMBOK
Produkt dzielimy na mniejsze produkty, te na jeszcze mniejsze. W efekcie otrzymujemy strukturę wszystkich produktów, jakie muszą powstać w trakcie trwania projektu. Struktura ta nosi nazwę struktura podziału produktów (PBS – Product Breakdown Structure)W pierwszym kroku rodukt dzielimy na mniejsze elementy kierując się fazami projektu lub działami, które będą zaangażowane w projekt. W kolejnych krokach kontynuujemy podział. W rezultacie otrzymujemy grupy zadań. Struktura ta nosi nazwę struktura podziału pracy (WBS – Work Breakdown Structure).

Zakres projektu – kolejne kroki

Mając zdefiniowany zakres projektu, możemy przystąpić do definiowania harmonogramu projektu i określenia budżetu projektu. Może się okazać, że przy tym zakresie, jaki masz, projekt będzie za drogi lub potrwa zbyt długo. Wówczas musisz wrócić do zakresu i dokonać w nim takich zmian, żeby zbalansować oczekiwania związane z zakresem, budżetem i terminem zakończenia projektu.

Pamiętaj! “Gotowy” zakres musi zostać zatwierdzony (razem z harmonogramem i budżetem). W trakcie trwania projektu zakres może być zmieniany tylko poprzez formalny proces.