Z pewnością uczestniczyłeś w sytuacji, w której klient przychodzi do Ciebie – jako menedżera projektu – i proponuje, żeby rozszerzyć zakres projektu i dodać jeszcze jeden malutki szczególik. Pierwsze, co przychodzi Ci do głowy to „nie damy rady tego dopchnąć do projektu, bo się wszystko rozjedzie”. Za chwilę pojawia się druga myśl „ale przecież to klient, jak mam mu odmówić?”. Jednym słowem – tak źle, i tak niedobrze. Co powinieneś zrobić w tej sytuacji? Zgodzić się czy odmówić?
Do wyboru masz tak naprawdę trzy opcje. Omawiam je w video. A jeśli wolisz czytać, pod video znajdziesz transkrypcję tego nagrania.
Opcja 1 – Stanowczo odmawiasz
Jaki będzie tego efekt? Klient poskarży się na Ciebie do Twojego przełożonego. Będziesz miał nieprzyjemności i stracisz dobrą relację ze swoim klientem.
Opcja 2 – Zgadzasz się na wszystko
Klient jest zadowolony. Ale Ty nie! W jaki sposób wprowadzisz tą zmianę do projektu, unikając przy tym zmian w harmonogramie i budżecie projektu? Nie jesteś w stanie tego zrobić! Co więcej, to zespół będzie musiał się
zmierzyć z tą zmianą. Decyzja zapadła poza ich plecami, bez konsultacji z nimi. Na pewno wiesz, co to oznacza.
W perspektywie długoterminowej pojawią się:
- problemy z terminem i budżetem, co wzbudzi niezadowolenie klienta,
- kolejne tego typu żądania ze strony klienta, co spowoduje efekt pełzającego zakresu w Twoim projekcie.
Opcja 3 – Zgadzasz się przeanalizować proponowane zmiany zakresu
Zwróć uwagę, że to nie oznacza zgody na wprowadzenie zmian. Oznacza to tylko tyle (i aż tyle), że usiądziesz z zespołem projektowym i przeanalizujecie wspólnie propozycję. Sprawdzicie nie tylko, czy zmiana jest możliwa do wprowadzenia (np. z technicznego punktu widzenia), ale również, jak ta dodatkowa praca wpłynie na harmonogram i budżet projektu oraz czy nie wprowadza do projektu nowego ryzyka.
Z taką informacją wróć do klienta. Będzie on miał dzięki temu szerszą perspektywę i może on
- zrezygnować z tej zmiany jako zbyt kosztownej
- lub też zrezygnować z jakiś innych funkcjonalności, żeby tylko umieścić w projekcie tą konkretną, omawianą obecnie zmianę, jeśli dzięki niej osiągnie większe korzyści biznesowe z projektu,
- zgodzić się na nowy harmonogram i większy budżet projektu, realizując nie tylko zakres ustalony na początku projektu, ale również te właśnie wprowadzone zmiany.
Podsumowanie
Zgodzić się czy odmówić? Już wiesz, że opcja 3 jest jedyną opcją. Jeśli chcesz się dowiedzieć więcej na temat zakresu projektu, koniecznie przeczytaj ten wpis: Jak zdefiniować zakres projektu? Polecam Ci również wpis Zarządzanie zmianą w projekcie.
Czy potrzebujesz pomocy w projekcie, którym aktualnie zarządzasz? Opisz w komentarzu swój problem, a ja obiecuję nagrać video.
