W jednej z ankiet dostałam taką oto odpowiedź na pytanie Wymień trzy największe problemy w Twoim biznesie związane z organizacją pracy?:
Nawal pracy, potrzeba jeszcze większej automatyzacji, najlepiej żeby wszystko się uzupełniało samo🙈 i mi przypominało o terminach wykonania.chyba nierealne.
Sprawdźmy to!
Załóżmy, że zarządzasz procesem obsługi klienta w sklepie e-commerce sprzedającym gadżety reklamowe. Każdego dnia do Asany spływają dziesiątki zadań, które potrzebujesz rozdzielić pomiędzy Twój zespół.
Jak Asana może Ci w tym pomóc?
1. Przekaże zadanie do odpowiedniej osoby
Asana może automatycznie przekazać zadanie do osoby, która odpowiada za dany typ zgłoszeń. Na przykład zgłoszenie dotyczące:
- wyboru takiego koloru oprawki długopisu, żeby logo firmy było dobrze widoczne – na zapytania o kolory odpowiada w Twoim zespole Kasia,
- otrzymanych kubków, w których logo zostało wydrukowane do góry nogami – te, razem z innymi reklamacjami, trafią do Piotra,
- realizacji zamówienia na wizytówki, które muszą być na wczoraj – na zapytania nietypowe odpowiadasz Ty.
A co powiesz na to, że to całe to przekazanie zadań może się odbyć bez Twojego udziału?
2. Ustawi termin wykonania zadania
Podobnie jest z datą wykonania zadania.
Możesz narzucić termin na wykonanie zadania w całości, np. w ciągu 7 dni klient ma otrzymać partię kubków z nadrukowanym logo.
Możesz też ustawiać nową datę w trakcie jak zadanie przesuwa się po tablicy ze wszystkimi zgłoszeniami. Na przykład:
- 7 dni zespół ma na przygotowanie projektu nadruku logo i akceptację klienta,
- kolejne 3 dni zostaną dodane do tego zadania, kiedy rozpocznie się proces drukowania logo na kubkach,
- i następne 2 dni na wysyłkę i potwierdzenie otrzymania zamówienia przez klienta.
I żeby była jasność – to też Asana może zrobić to w 100% za Ciebie.
3. Doda podzadania
Proces drukowania logo klienta na kubkach będzie się różnił od procesu drukowania wizytówek. Asana pomoże zadbać o to, żeby te procesy były realizowane dokładnie tak, jak to zostało ustalone. A zrobi to, dodając do zadania, odpowiedni dla danego procesu, zestaw podzadań.
Twoim zadaniem będzie tylko zdefiniować, jakie podzadania mają się pojawić w zadaniu w zależności od tego, czy to zadanie dotyczy kubków, długopisów, wizytówek, koszulek itd.
Na tym Twoja rola się kończy.
4. Przypomni o terminie wykonania
Goniące terminy to zmora naszych czasów. Asana dwoi się i troi, żeby pomóc Ci w dowiezieniu wszystkiego na czas.
Poza standardowym przypomnieniem, jakie otrzymujesz od Asany codziennie rano, możesz zdefiniować, żeby zawsze 3 dni przed upływem terminu zadania Asana dodawała do takiego zadania komentarz, w którym przypomni, że klient czeka.
Możesz też tak ustawić automatyzację, żeby Asana podniosła raban, kiedy termin zlecenia minął, a nie zostało ono ukończone.
5. Zamknie zadanie
Bardzo lubię korzystać z tej opcji, jeśli w zadaniu są podzadania.
Asana zamknie zadanie automatycznie, kiedy ukończone zostanie ostatnie podzadanie w tym zadaniu.
Albo kiedy przesuniesz zadanie do ostatniej kolumny.
Nie musisz się więc martwić zadaniami, które dawno zostały już ukończone, ale ktoś zapomniał oznaczyć je jako ukończone (o czym pisałam tutaj).
Bonus
Automatyzacje to jedno z moich ulubionych rozwiązań, proponowanych przez Asanę. Dlatego w bonusie mam dla Ciebie materiał video, w którym pokazuję, jak Asana – pod Twoją nieobecność – może wszystkie Twoje zadania przekierowywać do osoby, która Ciebie zastępuje. Znajdziesz je tutaj: https://www.youtube.com/watch?v=9Pe4gsRv_T0
