Kiedy rozpoczynam współpracę z klientem, bardzo często ten klient korzysta z jakiegoś komunikatora. Czasem jest to Slack, w innych przypadkach Teamsy czy WhatsApp.
Proces układania biznesu to bardzo trudny czas. Wymaga podjęcia decyzji, że wiele z tych wiadomości już nigdy więcej nie pojawi się na komunikatorze. Że od tego momentu będą wyłącznie w Asanie. Nie jest to łatwa decyzja, bo wiąże się ze zmianą nawyków. A opcja integracji Asany z komunikatorem w tym nie pomaga. Powstaje złudne wrażenie, że można zjeść ciastko i mieć ciastko.
Jakie pokusy na Ciebie czekają, jeśli zdecydujesz się wdrożyć Asanę i jednocześnie nadal korzystać z komunikatora? Podam Ci je na przykładzie aplikacji Slack, ale będą one dotyczyć innych komunikatorów.
Tworzenie zadań z poziomu Slacka
Możesz zintegrować Slacka z Asaną i zyskujesz wówczas opcję szybkiej zamiany wiadomości na Slacku w zadanie w Asanie. Brzmi jak super opcja, z której będziesz często korzystać?
Zastanów się dwa razy, zanim wdrożysz ten nawyk. Bo oprócz oszczędności czasu, „zyskasz”:
❌ wiele nowych zadań w Asanie, które nie będą miały ani dobrego tematu, ani kompletu informacji w opisie,
❌ wymiana informacji na temat zadania odbywa się na Slacku, a nie w Asanie w formie komentarzy i przez to może zaginąć w gąszczu wielu innych komunikatów,
❌ niechęc do tworzenia zadań w Asanie, bo „przecież wszystko można przekazać na Slacku”.
Powiadomienia na Slacku
Z poziomu Asany możesz włączyć integrację, dzięki której na podanym przez Ciebie kanale na Slacku otrzymasz powiadomienie o ważnych zmianach w projekcie. Pewnie zastanawiasz się, co w tym złego?
Wdrażając takie rozwiązanie w każdym projekcie powodujesz, że:
❌ masz dodatkowe miejsce powiadomień (oprócz Asany i być może maila),
❌ zespół będzie komentował powiadomienia na Slacku, a nie w Asanie, przez co wiele ważnych informacji może się zgubić,
❌ zespół może przestać w ogóle reagować na powiadomienia w Asanie,
❌ będą osoby, które stwierdzą, że Asana im w ogóle do szczęścia nie jest potrzebna, bo wystarczy im powiadomienie na Slacku.
Rozmowa o zadaniach na Slacku
Kiedy ustalamy z klientem zasady współpracy i komunikacji,, bardzo często pojawia się postulat, żeby o zadaniach dyskutować na Slacku. Najczęściej idą za tym te dwa argumenty:
- Slack jest ładniejszy i ma wiele różnych fajerwerków, z których można skorzystać w komunikacji,
- Na Slacku można tworzyć wątki, co pozwala grupować tematycznie pewne dyskusje wokół zadań.
O gustach się nie dyskutuje, ale zawsze zastanawiam się, po co komu wątki. Jeśli zadanie jest wielowątkowe, to znaczy, że jest źle skonstruowane i powinno zostać podzielone na wiele mniejszych zadań.
Zezwalając na takie podejście sprawiasz, że
❌ nikt nie będzie do Asany zaglądał, żeby aktualizować swoje zadania,
❌ jeszcze mniej będzie zapału do korzystania z Asany, do rozpisywania projektów i zadań w Asanie.
Czy zatem warto łączyć Asanę i Slack?
Moim zdaniem nie. Ale jeśli już korzystasz z tego typu komunikatora, ustal z zespołem jasne zasady:
- Slack to nie jest aplikacja do zarządzania projektami. Asana jest aplikacją do zarządzania projektami.
- Zadania tworzymy w Asanie, dbając przy tym o wypełnienie zadania niezbędnymi informacjami przekazanymi w opisie czy poprzez załączniki.
- Każdego dnia zaglądamy na Skrzynkę odbiorczą w Asanie, gdzie znajdziemy m. in. powiadomienia o nowych zadaniach czy zadaniach ukończonych, wiadomości i nowe komentarze w zadaniach i wiadomosciach.
- Na Slacku korzystamy z mniej formalnych czatów, niepowiązanych z projektami w Asanie (jeden z moich klientów zdecydował, że na Slacku będą realizowane burze mózgów, dyskusje o nowych pomysłach).
