Podczas warsztatów u jednego z moich klientów managerowie zwrócili uwagę na pewien problem w Asanie, a były nim:
❌ Zadania, w których praca już dawno została wykonana, ale pracownicy nie zamykali tych zadań.
I nie do końca było wiadomo, co z tym fantem zrobić. Bo przecież najlepiej, żeby osoba odpowiedzialna za realizację zadania, odnotowała fakt jego ukończenia w Asanie. A jeśli tego nie robiła, rodziło się pytanie – czy ja powinienem to zadanie zamknąć?
Zdecydowanie zamykać
Generalna zasada jest taka, że zadanie powinno zostać zamknięte, kiedy oczekiwany w tym zadaniu rezultat został osiągnięty. Jest od tego mały wyjątek, o którym więcej napiszę za chwilę.
Co zyskujemy, zamykając zadanie? Oprócz wiedzy o postępie prac w projekcie i potencjalnym opóźnieniu projektu, w Asanie otrzymujemy również:
- Automatyczne powiadomienie o odblokowaniu zadań, które od tego zadania były zależne. Takie powiadomienie otrzymają osoby odpowiedzialne za zadania następujące.
- Automatyczną aktualizację postępu pracy w portfolio w Asanie, jeśli projekt jest częścią portfolio i postęp jest wyliczany na podstawie zadań, a nie kamieni milowych.
- Automatyczną aktualizację statusu realizacji celu w Asanie, jeśli ten działa w oparciu o projekty lub o zadania.
Jak widzisz, jedno szybkie kliknięcie w przycisk 'Oznacz jako ukończone’ w Asanie daje dostęp do informacji, z której skorzystają nie tylko managerowie, ale i współpracownicy.
Jakby tego było mało, dzięki zamykaniu zadań odzyskujemy cenny czas. Czas spędzony na spotkaniach, podczas których wspólnie zamykamy ukończone zadania.
Mały wyjątek od zamykania zadań
Nie zamykaj zadań, które znajdują się w projektach informacyjnych w Asanie.
Dam Ci kilka przykładów:
- Rejestr samochodów służbowych w Asanie. Jeśli jedno zadanie to jeden samochód, to takie zadanie pozostaje nieukończone tak długo, jak długo samochód jest eksploatowany w firmie.
- Firmowa lub zespołowa baza wiedzy w Asanie, gdzie jedno zadanie to jedna procedura. Na przykład w jednym zadaniu instrukcja, jak zgłosić urlop, w drugim jak rozliczyć delegację, a w kolejnym jak zamówić nowy komputer dla pracownika. Takie zadania zawsze pozostaną otwarte, zmieniać się może jedynie treść takiego zadania.
Kto powinien zamykać zadanie?
Na pewno zadania nie powinien zamykać manager projektu, w którym to zadanie się znajduje. Z prostej przyczyny – być może jednak to zadanie nie jest jeszcze w 100% zrobione i osoba za nie odpowiedzialna planuje dodatkowe działania, o których manager nie wie, a które będą miały wpływ na jakość wykonanej pracy.
Zadanie powinna zamykać osoba, która za to zadanie odpowiada.
Chyba, że w zadaniu zostały zdefiniowane podzadania i wspólnie z zespołem ustalicie zasadę, że w takiej sytuacji zadanie zamyka osoba, która odpowiada za ostatnie podzadanie w danym zadaniu.
Co może zrobić manager w tej sytuacji?
Bardzo dużo.
Jeśli chodzi o konkretne zadanie/konkretny projekt w Asanie:
- W komentarzu do zadania, zapytaj osobę odpowiedzialną o status tego zadania. Zapytaj, czy czasem ta osoba nie potrzebuje wsparcia, żeby zamknąć zadanie.
- Ustaw w projekcie automatyzację, która doda np. 3 dni przed datą wykonania zadania komentarz przypominający o konieczności ukończenia zadania na czas.
Dodatkowo:
- Upewnij się, czy osoba, która nie ma zwyczaju zamykania zadań, potrafi zarzadzać swoimi zadaniami w Asanie. Może nie potrafi odnaleźć się na liście Moje zadania w Asanie i potrzebuje małego szkolenia?
- A może w ogóle nie zna Asany i nie wie, że w każdym zadaniu jest mały pstryczek-elektryczek, który zamyka ukończone zadanie?
- Spotkaj się z zespołem i przedstaw korzyści z zamykania zadań. Możesz skorzystać z przygotowanej przeze mnie listy powyżej.
- Razem z zespołem ustalcie zasady współpracy w Asanie i określcie m.in. kto odpowiada za zamykanie zadania i w jakiej sytuacji.
