Z czego składa się plan projektu? Przegląd metodyk.

Moje doświadczenie z ostatnich lat pokazuje pewną tendencję, w której planowanie sprowadza się do przygotowania harmonogramu (najlepiej od razu w aplikacji do zarządzania projektami, od której wymaga się funkcji tworzenia wykresu Gantta). W takiej sytuacji mam ochotę głośno manifestować mój sprzeciw wobec takiemu podejściu! Postanowiłam w tym wpisie przejrzeć kilka metodyk zarządzania projektami i sprawdzić, z czego składa się plan projektu w każdej z nich.

Zanim przejdę do przeglądu metodyk, chcę zaznaczyć, że nie jestem maniaczką tworzenia planów, które odstają od rzeczywistości, tylko dlatego, że metodyka X czy Y mówi, że dany plan trzeba przygotować. Proces planowania należy dostosować do projektu, ale rezygnacja z pewnych elementów planu powinna być świadoma.

PRINCE2

Zacznijmy od weryfikacji, z czego składa się plan projektu w metodyce PRINCE2, która jest jedną z częściej wybieranych metodyk dla projektów realizowanych w sposób tradycyjny.

Jednym z pryncypiów tej metodyki jest to, że ma być ona dostosowana do potrzeb konkretnego projektu – w tym upatrywana jest jedna z wartości tej metodyki.

Podczas planowania projektu realizowanego w metodyce PRINCE2 przygotowywane są następujące plany.

  • Dokumentacja Inicjowania Projektu, w której skład wchodzą m.in poniżej wymienione plany i strategie,
  • Uzasadnienie Biznesowe oraz Plan Przeglądu Korzyści,
  • Założenia projektu,
  • Plan Projektu (zawiera informację o budżecie, punktach kontrolnych w harmonogramie), a dla każdego etapu Plan Etapu (zawiera harmonogram i zasoby niezbędne do realizacji tego etapu),
  • Opis Produktu Końcowego Projektu oraz dla każdego produktu, który wchodzi w skład produktu końcowego Opis Produktu,
  • Strategie Zarządzania Komunikacją, Konfiguracją, Jakością i Ryzykiem.

Dokumentów, jakie powstają w trakcie planowania i które “żyją” w trakcie realizacji projektu jest dużo więcej – są to dzienniki, rejestry, że o raportach nie wspomnę.

Czy zauważyłeś, że wspomniany na wstępie harmonogram chowa się gdzieś w tym wszystkim?

Agile Project Management

Osoby, które pracują w środowisku zwinnym, mogą ulec (i często tak się dzieje) złudnemu poczuciu, że żaden plan, żaden dokument nie jest im potrzebny. Powołują się przy tym na Manifest Agile, w którym jest napisane, że “Działające oprogramowanie cenimy bardziej niż obszerną dokumentację”.

Ponieważ Agile Project Management jest jedną z metodyk zwinnych, sprawdźmy, jak wygląda tutaj planowanie. W fazach Wykonalności i Podstaw tworzone są następujące dokumenty:

  • Uzasadnienie biznesowe, które definiuje, jak będą wyglądać kolejne przyrosty z punktu widzenia biznesu i stanowi podstawę do zatwierdzenia każdego z przyrostów,
  • Lista wymagań z priorytetami, czyli nic innego niż definicja zakresu projektu,
  • Plan dostarczania, czyli harmonogram przyrostów, a dla najbliższego przyrostu harmonogram timeboxów,
  • Definicja podejścia do zarządzania, opisuje, w jaki sposób będzie zarządzany projekt – jego organizację, zaangażowanie interesariuszy, przegląd postępów itd.
  • Definicja architektury rozwiązania definiuje zarówno biznesowe, jak i techniczne ramy rozwiązania,
  • Definicja podejścia do rozwoju to opis standardów i narzędzi stosowanych w fazie rozwoju.

Jak widzisz, lista dokumentów do skromnych nie zależy, a wspomniany we wstępie harmonogram jest tylko jednym z nich.

PMBOK

Co prawda PMBOK nie jest metodyką, ale jest zbiorem dobrych praktyk, z których możemy (i powinniśmy) czerpać garściami. Zgodnie z PMBOK tworząc plan projektu powinniśmy zadbać o:

  • zakres projektu,
  • harmonogram projektu,
  • budżet projektu,
  • jakość,
  • zasoby potrzebne w tym projekcie,
  • ryzyka, które mogą wpłynąć na projekt,
  • komunikację,
  • dostawców biorących udział w projekcie,
  • interesariuszy projektu.

Całkiem sporo, prawda? W PMBOK wersji 6 plan projektu 18 elementów, a cała dokumentacja składa się z 33 różnych dokumentów. Czy musisz je wszystkie przygotować? Nie! Jeśli w Twoim projekcie nie będzie potrzebne wsparcie dostawców, to po co Ci plan zarządzania nimi? Jeśli w Twojej organizacji menedżer projektu nie odpowiada za budżet projektu, prawdopodobnie nie musisz zaprzątać sobie głowy tym obszarem!

Podsumowanie

Podsumujmy, z czego składa się plan projektu. Znaleźć się w nim powinny znaleźć przynajmniej takie informacje (to jest plan minimum!), jak:

  • po co realizujemy dany projekt,
  • co chcemy dostarczyć (jaki rezultat),
  • i z jaką jakością,
  • jakich zasobów potrzebujemy (umówmy się, nie będziesz realizował tego projektu sam!),
  • kiedy możemy się spodziewać wyników – mam na myśli te cząstkowe (kamienie milowe, etapy, przyrosty) i końcowego rezultatu,
  • jak będziemy się komunikować (komu i co będziesz wysyłać i w jakiej formie),
  • co nam może zamieszać w projekcie, czyli ryzyka.