Zaryzykuję stwierdzenie, że proces obsługi zleceń występuje w każdej organizacji: w dziale IT, w dziale marketingu, w dziale zakupów czy wreszcie w dziale sprzedaży. Niezależnie od tego, czy te zlecenia są realizowane na rzecz klientów wewnętrznych, czy zewnętrznych, zależy nam na tym, żeby ten proces przebiegał sprawnie.
W tym artykule pokażę Ci, jak taki proces skonfigurować w Asanie.
Obejrzyj to video i przekonaj się sam, że system obsługi zleceń w Asanie:
- zapewnia przepływ informacji od i do osoby zlecającej,
- automatyzuje przepływ pracy,
- gwarantuje sprawne rozliczenie wykonanego zlecenia,
- zapewnia dostęp do projektu tylko dla osób upoważnionych,
- pozwala na szybkie eliminowanie wąskich gardeł.
Jak zbudować system obsługi zleceń w Asanie?
Oto Twoja instrukcja krok po kroku:
- Zdefiniuj przebieg procesu w Twojej firmie. Najlepiej będzie, jeśli zamodelujesz ten proces w aplikacji Miro.
- Przygotuj projekt prywatny, do którego zaprosisz tylko pracowników działu, który te zlecenia obsługuje.
- Ustaw widok tablicy jako domyślny w tym projekcie i dodaj kolumny – po jednej dla każdego etapu w procesie.
- Zastanów się, jakie informacje są konieczne, by móc wykonać zlecenie. Dodaj do projektu pola niestandardowe, jeśli jest to konieczne.
- Przygotuj formularz:
- Uzupełnij listę pól w formularzu i każde z nich połącz z polem standardowym lub niestandardowym w Asanie.
- Jeśli proces ten realizuje zlecenia wewnętrzne, włącz w formularzu opcję dodawania twórcy zadania jako współpracownika w tym zadaniu. Dzięki temu zgłaszający będzie informowany o postępie prac.
- Przetestuj formularz.
- Link do formularza umieść w firmowej bazie wiedzy lub wyślij do klientów zewnętrznych.
- Rozważ dodatkowe pola niestandardowe:
- identyfikator,
- czasomierz SLA,
- timer do pomiaru czasu poświęconego na realizację zlecenia,
- formułę, która przeliczy czas rzeczywisty na kwotę zlecenia (w przypadku zleceń realizowanych dla klientów zewnętrznych).
- Przygotuj zestaw reguł:
- regułę, które ustawi temat zadania w taki sposób, by jednoznacznie identyfikował zlecenie,
- regułę, która ustawi w zadaniu osobę odpowiedzialną i datę w oparciu o informacje przekazane przez zlecającego,
- reguły, które będą wykonywać konkretne akcje przy przenoszeniu zadania z kolumny do kolumny.
- W widoku tablicy dodaj drugi poziom grupowania – po priorytecie, włącz również filtrowanie po zadaniach nieukończonych,
- Dodaj widoki typu lista, by mieć podgląd na zlecenie realizowane na rzecz konkretnego działu bądz klienta.
- Przygotuj pulpit nawigacyjny z naważniejszymi wskaźnikami.
- Rozważ użycie zakładki Obciążenie pracą, by móc szybko eliminować wąskie gardła.
- Jeśli projekt obsługuje zlecenia zewnętrzne, dodaj automatycznie wysyłanie wiadomości email, informujących o postępie prac.
TIP:
Jeśli świadczysz usługi, które realizowane są właśnie w ten sposób (np. wsparcie IT) dla klientów zewnętrznych, utwórz osobne projekty tego typu dla każdego klienta.
- Przygotuj szablon takiego procesu. Będziesz mógł utworzyć z niego projekt za każdym razem, gdy pozyskasz nowego klienta.
Dzięki temu będziesz mógł dostosować stawki godzinowe do klientów i monitorować zlecenia dla każdego klienta osobno.
Zastanawiasz się nad wdrożeniem Asany w Twojej firmie i zbudowaniu efektywnego systemu zarządzania Twoją firmą? Umów się na bezpłatną konsultację i sprawdź, jak mogę Ci w tym pomóc.
Przejdź do kalendarza i umów spotkanie w dogodnym dla Ciebie terminie.
Pytania i odpowiedzi
Która wersja Asany sprawdzi się najlepiej w tego typu procesach?
Ja przygotowałam ten proces w Asanie płatnej, w wersji Advanced. Większość rozwiązań, które zaprezentowałam w materiale video, jest dostępnych również w Asanie Starter.
Jeśli masz mały zespół i nie chcesz jeszcze inwestować w płatny plan Asany, jesteś w stanie osiągnąć zbliżony efekt. Będzie to tego wymagany formularz w zewnętrznej aplikacji (np. Google Form) i integracja tego formularza z Asaną (np. poprzez Make).
Ile czasu zajmuje wdrożenie takiego systemu?
Jeśli wiesz, jak ten proces działa w Twojej firmie (masz gotowy model takiego procesu), implementacja zajmuje 2-3 godzin. Dodaj do tego czas potrzebny na przeszkolenie zespołu, żeby wiedział, jak wprowadzenie Asany zmienia sposób wykonania tego procesu (np. automatyczne wysyłanie wiadomości email).
Czy ten system poradzi sobie z setkami zleceń miesięcznie?
Oczywiście! Przy dobrym ustawieniu wszystkich reguł i widoków, ten system poradzi sobie z dużą ilością zleceń.
Czy klient musi mieć konto w Asanie?
Ten proces będzie działał dokładnie tak samo, niezależnie od tego, czy klienta zaprosisz do swojej Asany czy też nie. Jeśli masz dobrze skonfigurowaną Asanę, zaproszeni klienci są w Asanie gośćmi i nie musisz dla nich wykupować dodatkowych licencji.
