Zmiana w projekcie może wynikać ze zmian zakresu, o czym pisałam w poprzednim artykule. Klient może również zażądać skrócenia czasu trwania projektu lub mniejszych kosztów. Możliwy jest też scenariusz, w którym to Ty będziesz chciał przesunąć datę zakończenia projektu bądź zwiększyć budżet, bo jakieś zadania zajęły więcej czasu niż zostało
zaplanowane. Sprawdź, jak się przygotować na rozmowę z klientem o zmianach w planie projektu.
To ważne!
Moim zdaniem nie wygląda dobrze, jeśli wykonasz poniższe kroki i tylko wyślesz informację do klienta. Nawet jeśli wcześniej w codziennych spotkaniach pojawiał się temat konieczności zmian planu projektu, to przesłanie na maila żądania dodatkowego budżetu czy zmiany terminu bez wcześniejszej rozmowy z klientem, wygląda źle. Nikt nie lubi być zaskakiwany. Twój klient również. Jak w związku z tym postąpić?
- Przygotuj prezentację lub email według wskazówek, które znajdziesz poniżej – ale ich nie wysyłaj!
- Umów się z klientem na spotkanie, żeby porozmawiać o statusie projektu.
- Na spotkaniu przejdź przez przygotowaną prezentację/wiadomość email – przekaż sytuację, zaproponuj zmiany w planie i koniecznie odpowiedz na wszystkie pytania Twojego klienta.
- Po spotkaniu uzupełnij prezentację/wiadomość o kwestie poruszone na spotkaniu.
- Teraz możesz ją wysłać do klienta z prośbą o akceptację. Oczywiście klient może odrzucić proponowane zmiany już w trakcie spotkania. W takiej sytuacji wracasz do analizy sytuacji i przygotowujesz nowy plan, bazując na tym, co ustaliłeś z klientem.
Jak się przygotować na rozmowę z klientem o zmianach w planie projektu?
Spotkaj się z zespołem projektowym i zastanówcie się wspólnie:
1 – Czy istnieje możliwość takiej modyfikacji harmonogramu, żeby pewne prace były wykonywane równolegle?
W każdym projekcie mamy do czynienia z dwoma rodzajami zależności. Część zadań musi być wykonywana
w ściśle określonym porządku i jakakolwiek ingerencja skończy się porażką. Ale na pewno część zależności można „poluzować” i dzięki temu wykonywać zadania równolegle.
Zagrożenia:
- Konieczność wprowadzania poprawek – jeśli mamy dwa zadania A i B i zadanie B powinno być realizowane po zakończeniu zadania A, to w sytuacji wykonywania zadań A i B równolegle możemy nie mieć wszystkich informacji odnośnie zadania B (bo te informacje uzyskaliśmy po zakończeniu zadania A).
- Niewystarczająca ilość osób w zespole projektowym, żeby zrównoleglić zadania.
2 – Czy czas trwania projektu dałoby się skrócić, zapraszając dodatkowe osoby do projektu?
Jeśli kolejne zadania/grupy zadań nie są od siebie zależne, a harmonogram ich realizacji wynika z liczebności zespołu projektowego, rozważ powiększenie zespołu – przynajmniej na jakiś czas, żeby nadgonić pracę. Mógłbyś też delegować część pracy do podwykonawcy.
Zagrożenia:
- Taka zmiana może wymagać dodatkowego budżetu.
3 – Jak zmniejszyć koszt projektu?
Czy istnieje możliwość wdrożenia tańszego rozwiązania? Jeśli jakiś komponent planowaliśmy zamówić u zewnętrznego dostawcy, tańszą opcją może być rezygnacja z tego podejścia i zastąpienie go rozwiązaniem przygotowanym przez zespół projektowy?
Zagrożenia:
- W tej sytuacji wydłuży się czas trwania projektu.
4 – Wykorzystaj moc priorytetów
Jeśli powyższe rozwiązania nie są możliwe lub nie są wystarczające, żeby spełnić oczekiwania klienta, warto – wspólnie z klientem – ustalić priorytety i na tej podstawie zdecydować, co zespół projektowy dostarczy w ramach projektu, w jego pierwszej fazie. Pozostałe elementy mogłyby stać się wymaganiami kolejnego etapu (bądź etapów) w tym projekcie.
Zagrożenia:
- Mniejsze korzyści biznesowe z projektu (jeśli zespół nie kontynuuje kolejnych faz projektu).
To jeszcze nie koniec!
Koniecznie sprawdź, czy zmiany, które wprowadzasz nie generują ryzyka w Twoim projekcie. Zaadresuj to ryzyko koniecznie i dopiero wtedy spotkaj się ze swoim klientem.
