Błędy w planowaniu

Niezależnie od tego, czy jesteś szefem, menedżerem projektów czy członkiem zespołu, który realizuje projekty, z pewnością nie raz popełniłeś przynajmniej jeden z błędów, o któych będzie w następnych akapitach. Przedstawiam Ci trzy najczęściej popełniane błędy w planowaniu i skutki, jakich doświadczy Twój zespół. Sprawdź, co z tym błędów wynika i co możesz w takiej sytuacji zrobić.

Nie marnujmy czasu na planowanie!

Czy zdażyło Ci się usłyszeć takie zdanie? Nie marnuj czasu na planowanie, bierzemy się do roboty, bo musimy to dowieźć do xxx (tu pada data uzgodniona z klientem).

Co z tego wynika dla projektu?

Skoro mowa o braku czasu na planowanie, nie przygotujesz planu, który będzie zawierał wszystkie nezbędne w Twoim projekcie plany cząstkowe. Sprawdź koniecznie, z czego składa się plan projektu.

Nie sprawdzisz również, jak wyglądały poprzednie, podobne projekty. Nie dowiesz się, ile czasu było potrzebne na tego typu projekty, jakie trudności napotkał zespół i o co warto zadbać.

Bez planowania masz tylko jedną datę, tą początkową, która nic nie mówi o tym, czy zespół jest w stanie dowieźć ten projekt na czas. O tym, że nie jest w stanie (najprawdopodobniej tak to się właśnie skończy), dowiesz się w momencie, kiedy to sie stanie. Nie mając planu projektu, nie jesteś w stanie sprawdzać, czy zespół realizuje projekt zgodnie z tym planem, czy też wydarzyło się coś, co zmieni wszystkie kolejne daty.

Pamiętaj!

Oczywiście, że pewna data zakończenia projektu jest omawiana na etapie, kiedy w ogóle dyskutuje się o tym, czy dany projekt będzie realizowany. Ale data ustalona na tym etapie powinna być tylko punktem odniesienia. Po przygotowaniu rzetelnych planów dowiesz się, czy ta data jest realna i wtedy jest czas na weryfikację i ewentualne zmiany planów:

  • zmniejszenie zakresu projektu, żeby go dowieźć w tej dacie ustalonej na samym początku,
  • zwiększenie zespołu/oddelegowanie części pracy do zewnętrznych wykonawców, żeby zrównoleglić pracę i tym samym zrealizować projekt w oczekiwanym terminie.

Myślę/Mam nadzieję/Wydaje mi się, że zajmie nam coś x czasu.

Jeśli naszym problemem nie jest czas potrzebny na przygotowanie planów, problemem może być szacowanie zadań w jednostce zwanej “nadzieją”. W tym przypadku Ty, jako menedżer projektu, musisz być szczególnie wyczulony na estymaty, do których dołączony jest komunikat “myślę/mam nadzieję/wydaje mi się”.

Co z tego wynika dla projektu?

Po pierwsze ryzyko, że zespół nie dowiezie projektu w uzgodnionym terminie jest bardzo duże. Po drugie nastąpi coś, czego nikt nie lubi, a co często jest praktykowane, czyli nadgodziny – praca po godzinach i w weekendy, żeby jednak dowieźć na czas lub tylko z minimalnym opóźnieniem. O większych kosztach projektu nie będę wspominać!

Pamiętaj!

Tobie – menedżerowi projektu – powinno zapalić się czerwone światełko w głowie, że osoba, która przekazuje Ci tą informację, nie ma do końca pewności, co do czasu potrzebnego na realizację tych zadań.

Zanim wykorzystasz informacje i na ich podstawie ustalisz harmonogram projektu, zadbaj o to, żeby urealnić otrzymane estymaty:

  • sprawdźcie wspólnie podobne zadania z poprzednich projektów,
  • zapytajcie ekspertów z danej dziedziny.

Hurra! Wreszcie coś ciekawego!

Z pewnością nie spotkałeś się z takim okrzykiem, ale na pewno miałeś okazję czuć ekscytację wynikającą z nowego projektu. Zwłaszcza, jeśli zespół projektowy czuł już znużenie kolejnymi, podobnymi do siebie projektami.

Błędy w planowaniu to nie tylko brak planów czy niepewność estymat. To również nadmierny optymizm!

Co z tego wynika dla projektu?

W takiej sytuacji wszelkie informacje/estymaty, jakie otrzymasz od zespołu będą tak optymistyczne, że aż nierealne. Usłyszysz nie tylko, że wszystkie zadania zostaną zrealizowane w mgnieniu oka. Dowiesz się również, że na pewno wszystko się uda!

Skutki będą bardzo podobne do tych, które omówiłam w poprzednim akapicie.

Pamiętaj!

Nie gaś optymizmu! Podtrzymuj go, ale przy okazji przekieruj go na to, co jest najważniejsze na samym początku – na przygotowanie realnego planu. Nowy projekt, wzbudzający taką ekscytacje, to często projekt, w którym członkowe zespołu nabędą nowych umiejętności – zadbaj o:

  • wsparcie ekspertów,
  • szkolenia dla zespołu.

To utrzyma zaangażowanie na wysokim poziomie, a jednocześnie zwiększy szanse na powodzenie projektu!

To nie wszystkie błędy w planowaniu

Poznałeś 3 błędy planowania. Powinnam dopisać tutaj jeszcze jeden, o którym była mowa w poprzednim wpisie, a którym jest:

  • sprowadzenie przygotowania planu do przygotowania harmonogramu

Jakie jeszcze błędy dopisałbyś do tej listy?