Wielu przedsiębiorców traktuje Asanę jako narzędzie, w którym może pracownikowi przekazać zadanie do wykonania. Z pewnością jest to dobry początek. Ale jeśli masz zespół i ambicje na skalowanie biznesu, Asana musi stać się miejscem, w którym zarządzasz 5 strategicznymi obszarami Twojej firmy.
Z tego poradnika dowiesz się, jak zamienić Asanę w system operacyjny Twojej firmy, jak w Asanie poukładać procesy, zarządzać zespołem i sprzedażą w jednym miejscu i odzyskać kontrolę nad firmą.
5 kluczowych obszarów Twojej firmy w Asanie
Obszar 1: Projekty do realizacji usług dla klientów.
Nie dziwi mnie fakt, że podczas wdrożenia Asany na pierwszy ogień idą procesy dotyczące klientów.
Sam Walton powiedział kiedyś:
“Jest tylko jeden szef. Klient. On może zwolnić każdego w firmie, od prezesa w dół – po prostu wydając swoje pieniądze gdzie indziej.”
Z tego powodu największy nacisk kładziesz na jakość i terminowość. Tutaj Asana będzie Twoim największym sojusznikiem, ale musisz dobrać odpowiednią strategię.
Usługi podstawowe w Asanie
Są to usługi, w których udział klienta jest znikomy, nie są one też czasochłonne i są w całości wykonywane przez jedną osobę w Twojej firmie (np. konsultacje, audyt itp).
W Asanie przygotuj jeden zbiorczy projekt dla każdej z tych usług. Każde zadanie w takim projekcie to jedno zlecenie, a kolumny pokazują aktualny status pracy.
Dzięki takiemu rozwiązaniu jeden rzut oka wystarczy, by stwierdzić, na jakim etapie są poszczególne zlecenia i czy nie ma opóźnień w ich realizacji.
Usługi złożone w Asanie
Są to usługi, w których realizacji bierze udział wielu pracowników, usługa jest czasochłonna i wymaga zaangażowania klienta (np. prowadzisz kampanie marketingowe, tworzysz strony WWW itp).
W takim przypadku dla każdego typu usługi przygotuj dedykowany szablon w Asanie. Zadbaj o to, żeby znalazły się w nim wszystkie zadania, których realizacja jest niezbędna dla prawidłowego wykonania usługi.
Przy nowym zleceniu po prostu kopiujesz szablon, przypisujesz osoby oraz daty i działasz. To daje Ci pewność, że proces jest powtarzalny i nic nie umknie uwadze zespołu.
W przypadku usług złożonych monitorowanie postępów może być utrudnione, bo wymaga przejrzenia wszystkich projektów. Dlatego ja moim klientom zawsze rekomenduję dedykowany projekt* (PM Board), który pokazuje w formie graficznej aktualny status projektów.
Wystarczy, że koordynatorzy projektów co piątek ustawią status swoich projektów (zielony, żółty lub czerwony) zgodnie z Twoimi wytycznymi. Wówczas w jednym miejscu masz wszystkie informacje i możesz swoją uwagę skupić na tych projektach, które tej uwagi wymagają.
* Jeśli korzystasz z Asany płatnej (plan Advanced), nie musisz tworzyć projektu PM Board. Możesz skorzystać z modułu Portfolio.
Obszar 2: Marketing i sprzedaż.
Marketing i sprzedaż to kolejny obszar, który możesz zorganizować w Asanie.
Jeśli regularnie publikujesz treści w mediach społecznościowych, z pomocą przyjdzie Ci projekt Content marketing. Widok tablicy pozwoli Ci monitorować proces tworzenia treści (od pomysłu do publikacji), a widok kalendarza ułatwi sprawdzenie, czy są one publikowane zgodnie z przyjętą strategią.
W przypadku innych działań, takich jak pisanie artykułów eksperckich, wysyłka newslettera, nagrywanie podcastów czy wideo, prowadzenie webinarów oraz realizacja kampanii, rekomenduję utworzenie dedykowanych szablonów dla każdej z tych aktywności.
Podobnie jak przy usługach złożonych, za każdym razem, gdy planujesz nowe działanie, tworzysz projekt z szablonu, przypisujesz osoby oraz daty, a proces zaczyna się „toczyć” sam, bez Twojego ciągłego dopytywania o status.
Jeśli nie korzystasz jeszcze z zewnętrznego systemu CRM, Asana świetnie sprawdzi się również w procesie sprzedaży. Wystarczy prosta tablica, w której każde zadanie reprezentuje potencjalnego klienta. W zadaniu możesz na bieżąco notować wszystkie ustalenia z klientem i terminy kolejnych spotkań. Dzięki temu cała historia kontaktu jest w jednym miejscu. Nie musisz już przeszukiwać maili czy komunikatorów, żeby przypomnieć sobie ustalenia z klientem.
Z kolei przesuwając zadanie z kolumny do kolumny, w miarę jak podejmujesz kolejne aktywności sprzedażowe, wiesz również:
- ilu masz klientów w procesie,
- kiedy będziesz musiał zapewnić zespół do realizacji podpisanej umowy.
Obszar 3: Zarządzanie zespołem.
Zarządzanie zespołem to znacznie więcej niż delegowanie pojedynczych zadań. To dbanie o rozwój ludzi, ale przede wszystkim zapewnienie jasnych ram współpracy. Aby zespół działał jak dobrze naoliwiona maszyna, potrzebujesz procesów, które wspierają każdy etap obecności pracownika w Twojej firmie.
Rekrutacja
Przygotuj dedykowany szablon projektu, który prowadzi Cię za rękę od momentu publikacji ogłoszenia, przez wszystkie etapy selekcji i rozmów, aż po przygotowanie finalnej umowy. Dzięki temu masz pewność, że przy każdej rekrutacji zrealizujesz wszystkie kroki wymagane do tego, by wybrany został najlepszy kandydat.
Onboarding
Pierwsze dni nowego pracownika decydują o jego efektywności. Przygotuj szablon projektu, który zawiera wszystko: od listy dostępów do narzędzi, przez zapoznanie się z kulturą firmy, aż po pierwsze zadania. Dzięki temu wdrożenie nowego pracownika będzie szybkie i efektywne.
Rozwój
Asana to też idealne miejsce na projekty 1 na 1 z pracownikami. Możecie tam gromadzić punkty do omówienia na cyklicznych spotkaniach, cele kwartalne czy feedback.
Offboarding
To etap, o którym często zapominamy, a który zabezpiecza interesy Twojej firmy. Szablon offboardingowy daje Ci pewność, że w dniu odejścia pracownika wszystkie dostępy zostały odebrane, sprzęt zwrócony, a wiedza i hasła przekazane następcy.
Obszar 4: Zarządzanie firmą.
Zadania właściciela firmy
Jako właściciel firmy zajmujesz się nie tylko tym, co jest do zrobienia w firmie. Potrzebujesz również zarezerwować swój czas na pracę nad firmą. Przygotuj dedykowany projekt na zadania, związane z tworzeniem planów i strategii, monitorowaniem ich realizacji, kontrolą budżetu firmy czy realizacją celów, które stawiasz przed swoją firmą.
Większość Twoich zadań to będą zadania cykliczne, powtarzane z większą lub mniejszą częstotliwością.
Zarządzanie celami
Większość z nas spisuje cele na początku roku, ale potem o nich zapomina. Można to bardzo łatwo zmienić! Stwórz w Asanie dedykowany projekt na cele*, jakie stawiasz przed swoją firmą. Każdy cel to osobne zadanie, do którego podpięte są konkretne projekty. Jeden rzut oka na ten projekt i wiesz, które z celów zostaną zrealizowane w bieżącym roku, a które nie i dlaczego.
* Jeśli korzystasz z Asany Advanced, nie musisz tworzyć tablicy celów. Skorzystaj z gotowego rozwiązania, do którego masz dostęp w tym planie.
Miejsce na biznesowe pomysły
Z pewnością masz mnóstwo pomysłów, które chcesz zrealizować. Zamiast wrzucać je na WhatsAppa, zapisz je w dedykowanym projekcie, który nazwiesz Bank pomysłów. Raz w miesiącu przeglądasz te pomysły i decydujesz, które z nich chcesz zrealizować i kiedy. Dzięki temu
- świetne inicjatywy nie uciekają Ci z głowy,
- nie bombardujesz zespołu pomysłami zbyt wcześnie.
Obszar 5: Pozostałe zadania.
Ale to jeszcze nie wszystko. Poniżej znajdziesz propozycje projektów, które pomogą Ci utrzymać kontrolę nad firmą.
Baza wiedzy
W dedykowanym projekcie w Asanie możesz utworzyć bazę wiedzy o Twojej firmie. Branding, procedura zgłaszania urlopu, strategia marketingowa to tylko przykładowe informacje, które możesz zapisać w takim projekcie. Dzięki temu nie musisz w kółko odpowiadać na te same pytania. Odsyłasz po prostu zespół do tego projektu.
Nieobecności pracowników
Utwórz dedykowany projekt, w którym w widoku tablicy zrealizujesz proces zgłaszania i akceptowania wniosków urlopowych. Z kolei widok kalendarza da Ci natychmiastowy podgląd na to, jak nieobecności rozkładają się w czasie i czy nie paraliżują pracy zespołu.
Faktury i monitorowanie płatności
Tu również rekomenduję Ci utworzyć dedykowany projekt z domyślnym widokiem tablicy, który będzie pokazywał, na jakim etapie jest dana faktura: czy czeka na zakończenie pracy w projekcie, czy została już wystawiona i czy została przez klienta opłacona.
Dzięki funkcji współdzielenia zadań między projektami zadanie dot. faktury może być jednocześnie dostępne z dwóch projektów:
- projektu usługi, której dotyczy,
- projektu Faktury.
Takie rozwiązanie ma trzy korzyści:
- Osoba wystawiająca dokumenty ma wszystkie zadania w jednym miejscu.
- Ty błyskawicznie weryfikujesz płatności w banku i łączysz je z fakturami.
- Widzisz nadchodzące płatności, co pozwala Ci świadomie zarządzać cash flow firmy.
Rozliczanie kosztów pracowniczych
Jeśli Twoi pracownicy mogą dokonywać zakupów firmowych (np. w delegacji), dedykowany projekt w Asanie pozwoli
- Twoim pracownikom sprawnie zgłaszać te koszty,
- Tobie szybko te koszty rozliczać.
Zadania back office
Dedykowany projekt dla administracji pozwoli sprawnie realizować zadania techniczne i biurowe. Wykorzystaj go do monitorowania:
- kluczowych terminów,
- umów z podwykonawcami
- dat przeglądów technicznych.
Zobacz wideo, w którym pokazuję, jak w praktyce wygląda Asana jako system operacyjny Twojej firmy:
Aplikacja to nie wszystko!
Wielu moich klientów, zanim rozpoczniemy współpracę, podejmuje pewne kroki, by utworzyć w Asanie takie centrum dowodzenia. Zapominają jednak o jednym: wprowadzenie aplikacji do zarządzania pracą to ogromna zmiana, która wymaga zadbania o wszystkie jej aspekty.
Jeśli nie zapewnisz pracownikom odpowiednich szkoleń z Asany, pojawi się duży opór przed korzystaniem z niej (zwłaszcza u osób nietechnicznych).
Wszyscy pracownicy mogą czuć opór przed nadmierną kontrolą. Warto angażować pracowników już na wczesnym etapie, w trakcie tworzenia wszystkich projektów, o których wspomniałam w tym artykule. Zaangażowanie buduje odpowiedzialność.
Nie mogę w tym punkcie nie wspomnieć o jeszcze jednym aspekcie. Dodanie kolejnej aplikacji do firmy może zwiększyć komunikacyjny chaos. Wynikać to będzie z dwóch powodów:
- Pewne tematy mogą być powielane w Asanie i np. w mailu. Warto postawić jasne granice, jakie aktywności są realizowane w każdej z aplikacji służącej do komunikacji Twojej firmie, np. zadania delegujemy tylko w Asanie, czat służy nam do szybkiej komunikacji i burzy mózgów, a mail pozostaje kanałem do oficjalnej komunikacji z klientem.
- Asana jest uporządkowana tylko na początku, później wkrada się chaos. Każdy opisuje zadania w inny sposób, tworzy projekty, kiedy nie trzeba itd. Wspólnie z pracownikami zdefiniuj zasady dotyczące współpracy i komunikacji w Asanie i koniecznie je zapisz (najlepiej w dedykowanym projekcie w Asanie).
Podsumowanie
Z pewnością zastanawiasz się teraz, czy potrzebujesz zainwestować w płatną Asanę, żeby zbudować w niej system operacyjny Twojej firmy.
Wybór między bezpłatną wersją Asana Personal a wersją Asana Starter zależy od wielkości Twojego zespołu i funkcji Asany, z których chcesz skorzystać.
Jeśli Twój zespół jest mały (zatrudniasz mniej niż 10 osób), nie musisz korzystać z płatnej Asany. Możesz ten efekt osiągnąć, wykorzystując rozwiązania dostępne w bezpłatnym planie Personal.
Jeśli Twoja firma liczy więcej niż 10 pracowników, Asana wymusi na Tobie plan płatny (plan Starter będzie wystarczający). W takiej sytuacji wykorzystaj rozwiązania, za które płacisz:
- szablony projektów i zadań,
- automatyzacje i integracje,
- formularze,
- pola niestandardowe.
Dzięki temu wiele projektów, które wymieniłam w tym artykule, usprawnisz.
Nie trać czasu na klikanie w Asanie. Skorzystaj z przygotowanego przeze mnie pakietu Biznes pod kontrolą: Zrób to sam! (link). To kompletne rozwiązanie, w którym znajdziesz
- 19 szablonów, wymienionych w tym artykule,
- szkolenie onboardingowe dla Ciebie (oraz zniżkę 50% na szkolenie onboardingowe dla Twoich pracowników),
- gotowy do wdrożenia dokument z zasadami współpracy i komunikacji,
- kompletny plan wdrożenia Asany w Twojej firmie.
A wszystko to na bezpłatnym planie Asany.
Najczęstsze pytania o wdrożenie Asany w firmie
1. Czy darmowa wersja Asany Personal wystarczy do zarządzania małą firmą? Tak, bezpłatna wersja Asany jest wystarczająca dla zespołów do 10 osób. Pozwala ona na tworzenie nieograniczonej liczby zadań i projektów oraz korzystanie z widoków listy, tablicy i kalendarza. W planie Personal możesz skutecznie zarządzać procesami usługowymi, bazą wiedzy czy prostym systemem CRM.
2. Jakie są największe korzyści z wdrożenia Asany jako systemu operacyjnego firmy? Główną korzyścią jest posiadanie jednego źródła prawdy, o tym, co się dzieje w Twojej firmie. Asana eliminuje chaos komunikacyjny wynikający z używania maili i WhatsAppa do delegowania zadań. Pozwala na pełną transparentność procesów, lepszą kontrolę nad terminami oraz bezpieczne przechowywanie know-how firmy, co jest kluczowe przy skalowaniu biznesu.
3. Czy Asana może zastąpić system CRM? Asana świetnie sprawdza się jako prosty CRM w małych firmach. Dzięki widokowi tablicy możesz wizualizować lejek sprzedaży, monitorować historię kontaktu z klientem oraz planować kolejne kroki. Pozwala to na trzymanie wszystkich ustaleń sprzedażowych w tym samym narzędziu, w którym później realizowane jest zlecenie.
4. Jak skutecznie wprowadzić zespół do pracy w Asanie? Kluczem do sukcesu nie jest samo narzędzie, ale ustalenie zasad współpracy. Warto ustalić zasady komunikacji w Asanie, przeprowadzić szkolenie onboardingowe dla pracowników i konsekwentnie pilnować, aby wszystkie zadania trafiały do systemu zamiast do komunikatorów. Gotowe szablony procesów znacznie przyspieszają ten etap.
5. Kiedy warto przejść na płatny plan Asana Starter? Na plan płatny warto przejść w dwóch przypadkach: gdy Twój zespół przekroczy 10 osób (jest to wymóg licencyjny) lub gdy potrzebujesz zaawansowanych funkcji automatyzacji. Płatna wersja oferuje m.in. pola niestandardowe, formularze do zbierania zgłoszeń od klientów oraz zaawansowane osie czasu (Gantt), które ułatwiają planowanie złożonych projektów.
