Nie zliczę, w ilu Asanach już gościłam przez ostatnich 6 lat. Ale z łatwością policzę błędy, które widziałam w każdej. Dosłownie w każdej Asanie.
Nie ma ich dużo, bo tylko cztery.
Może więc pomyślisz, o co tyle hałasu?
A co jeśli te 4 błędy to jest dokładnie to 20%, które – zgodnie z zasadą Pareto – przekłada się na 80% problemów z komunikacją i dowożeniem zadań na czas w Twojej firmie?
Brzmi już całkiem inaczej, prawda?
Dlatego sprawdź, czy i Ty czasami ich nie popełniasz.
Błąd #1 Nie korzystasz z Moich zadań w Asanie
Z moich doświadczeń wynika, że nie korzystasz, bo
- nie wiesz, że takie miejsce jest w Asanie,
- nie umiesz z niego skorzystać.
Niepozorne, choć łatwo dostępne (znajdziesz je w lewym górnym rogu Asany). Jeśli nie wiesz, że jest – po zalogowaniu się w aplikacji – za każdym razem przeczesujesz swoje projekty w poszukiwaniu pracy do wykonania. Zwykle już wtedy „na wczoraj”. Albo tworzysz listy zadań w innym miejscu.
A jeśli wiesz, że jest, to najprawdopodobniej nie wiesz, jak z tego rozwiązania skorzystać. Na szczęście kilka minut wystarczy, żeby to zmienić (koniecznie zobacz ten Przewodnik dla początkujących).
TIP: Rozpoczynaj każdy swój dzień pracy od Moich zadań w Asanie.
Błąd #2 Nie zaglądasz na Skrzynkę odbiorczą w Asanie.
Zamiast tego cała komunikacja w Twoim zespole odbywa się w jednym z dostępnych komunikatorów. I nie ma nic złego w tym, że korzystasz z aplikacji tego typu. Pod warunkiem, że nie służy ona do delegowania zadań czy omawiania ich przebiegu. To powinno odbywać się w Asanie, a wszelkie powiadomienia o
- nowych zadaniach przypisanych do Ciebie,
- nowych komentarzach w zadaniach, w których jesteś współpracownikiem,
pojawią się na Skrzynce odbiorczej w Asanie. Z tego miejsca możesz szybko zareagować – czy to wykonując pilne zadanie, czy też odpisując na komentarz (co zwykle wiąże się z odblokowaniem czyjejś pracy).
TIP: Jeśli pracujesz w zespole, zaglądaj na Skrzynkę odbiorczą w Asanie 2-3 razy dziennie.
Błąd #3 Struktura projektów w Asanie jest nieintuicyjna.
Bardzo często widzę taki schemat:
Potrzebujesz dodać zadanie, żeby o czymś pamiętać -> Nie wiesz, gdzie powinno się znaleźć, więc tworzysz dedykowany projekt na to jedno zadanie. Tworzysz dużo projektów.
albo taki schemat:
Wszystkie zadania „jak leci” dodajesz do jednego zbiorczego projektu. Kiedy okazuje się, że są one bardzo złożone, tworzysz podzadania. A potem podzadania do podzadań itd.
A najczęściej obserwuję mix obu schematów, a powód tego jest bardzo prozaiczny. Nie masz zdefiniowanych procesów, więc nie możesz ich intuicyjnie poukładać w Asanie.
TIP: Zacznij od zamodelowania procesów, a później przenieś te procesy do Asany.
Błąd #4 Nie wykorzystujesz możliwości Asany
Płacisz za Asanę ogromne pieniądze, a nie wykorzystujesz nawet 1% jej możliwości. Płacisz, bo musisz (limit osób w bezpłatnym planie) i nawet nie wiesz, że do Twojej dyspozycji są:
- wykres Gantta z dostępną opcją porównywania harmonogramu z baseline’m (Starter),
- pola niestandardowe (Starter) i formuły (Advanced),
- formularze (Starter),
- automatyzacja i integracja (Starter),
- szablony projektów (Starter) i zadań (Starter),
- czasomierz (Advanced).
TIP: Sprawdź, co oferuje Asana w płatnych planach i jak możesz z tego skorzystać. I rozważ przejście z planu Advanced na Starter, jeśli ma to sens w Twoim przypadku – rekomenduję to 80% moich klientów. A jeśli potrzebujesz pomocy w ustaleniu, który plan będzie odpowiedni dla Twojego biznesu, odezwij się do mnie w wiadomości prywatnej.
Chcesz poznać Asanę lepiej i wykorzystać ją w 100%? Zasubskrybuj mój kanał na YT i obejrzyj materiały video, które dla Ciebie przygotowałam. A jeśli potrzebujesz indywidualnego wsparcia, już teraz umów niezobowiązującą bezpłatną rozmowę i sprawdź, jak mogę Ci pomóc.
