Pamiętam, jak wiele lat temu Natalia Kukulska śpiewała „Im więcej Ciebie, Tym mniej”. Dzisiaj ja mogłabym na tę samą nutę zanucić tekst „Im więcej aplikacji używam, tym mniej czasu mam”.
Nie od dzisiaj bowiem wiadomo, że każdy przeskok pomiędzy aplikacjami pochłania zbyt wiele energii (i czasu). Dlatego w swojej pracy (i nie tylko) stawiam na minimalizm, a o ten nie jest trudno, kiedy korzystasz z Asany.
Przygotowałam dla Ciebie listę 7 pomysłów rozwiązań, które usprawnią zarządzanie Twoim zespołem z poziomu Asany i pozwolą Ci zaoszczędzić – czas Twój i Twoich współpracowników, a być może również na opłatach za inne aplikacje, z których dzisiaj korzystasz.
Projekty 1-1
Tego typu projekt pozwoli Ci utrzymać stały kontakt z Twoim współpracownikiem, a jego utworzenie w Asanie zajmie Ci kilka sekund. Wystarczy, że:
- wskażesz współpracownika,
- zdefiniujesz relację między Wami,
- przygotujesz do 3 tematów, na które chcesz rozmawiać podczas spotkań.
A Asana utworzy prywatny projekt, wypełni go zadaniami (na tej liście znajdą się wspomniane wcześniej tematy), zaprosi do tego projektu wskazanego współpracownika i jeszcze doda ten projekt do ulubionych.
Czy ja wspomniałam, że ustawi w zadaniach osoby odpowiedzialne oraz daty wykonania wraz z cyklicznością? Brzmi to nieźle, prawda?
Jedyne zadanie, które pozostaje Tobie do wykonania, to zaplanować termin spotkań cyklicznych ze współpracownikiem.
Wymagana wersja Asany: Starter+
Newsletter
Czy wiesz, że z poziomu Asany możesz wysyłać wiadomości do całego zespołu?
Sprawdź, czy w Twojej Asanie jest zespół, do którego należą wszyscy Twoi współpracownicy. Jeśli jeszcze nie, to utwórz nowy zespół i zaproś do niego każdą osobę z Twojej firmy.
W określonym dniu (w tym, w którym zwykle wysyłasz newsletter), zamiast wysyłać maila, wyślij wiadomość do tego zespołu w Asanie. Trafi on do wszystkich zainteresowanych, na ich Skrzynki odbiorcze w Asanie. Z tego miejsca będą oni mogli zostawić like’a dla tej wiadomości (odpowiednik ACK) lub też ją skomentować.
Wymagana wersja Asany: Personal
Wiki firmowe
Wszystkie procedury, instrukcje, checklisty i linki do ważnych dokumentów zapisz w zadaniach, które umieścisz w przygotowanym do tego celu projekcie w Asanie.
Dodatkową zaletą tego rozwiązania (oprócz ograniczenia liczby aplikacji) jest to, że w dowolnym zadaniu w Asanie możesz bardzo szybko podlinkować konkretną procedurę, instrukcję, cheklistę, link, korzystając z opcji wzmianki (@). Koniec z pamiętaniem długich linków do dokumentów w chmurze czy też w innej aplikacji.
Wymagana wersja Asany: Personal
Urlopy
Planowanie urlopu, informowanie o innych powodach nieobecności to obowiązkowy element każdego zespołu. I nic nie stoi na przeszkodzie, żeby te zadania wykonywać bezpośrednio w Asanie, w dedykowanym do tego celu projekcie. Wersję podstawową przygotujesz już w Asanie bezpłatnej, ale wszelkie rozszerzenia (jak monitorowanie wykorzystania płatnego urlopu) skonfigurujesz w płatnych planach Asany.
Wymagana wersja Asany: Personal
Anonimowe formularze
Zarządzając zespołem z pewnością bardzo często korzystasz z ankiet. Żeby zebrać feedback na dany temat, pomysły czy też anonimowe pytania. Również w tym przypadku możesz skorzystać z rozwiązania, które oferuje Asana – formularzy.
Za każdym razem, kiedy potrzebujesz przeprowadzić ankietę, dodaj w Asanie projekt i zdefiniuj w nim formularz. Link do formularza roześlij, a kiedy zakończysz zbieranie ankiet, deaktywuj formularz.
Dodatkowo wykorzystaj pola niestandardowe w Asanie, by uporządkować informacje przesyłane z poziomu formularza.
Wymagana wersja Asany: Starter+
Burze mózgów
Również i w tym przypadku Asana sprawdzi się świetnie. Wystarczy, że przygotujesz projekt w widoku tablicy. Podczas dedykowanego spotkania wszyscy uczestnicy będą mogli na tej tablicy – w formie zadań – swoje pomysły. A w kolejnym kroku zagłosować, korzystając z opcji like’a.
Jeśli korzystasz z Asany płatnej, możesz projekt burzy mózgów wzbogacić o pola niestandardowe, by np. przypisywać pomysły do konkretnych kategorii.
Wymagana wersja Asany: Personal
Bardzo jestem ciekawa, które z rozwiązań wdrożysz w swojej firmie jeszcze dzisiaj. Jeśli potrzebujesz wsparcia w poukładaniu swojej firmy w Asanie, umów się na niezobowiązującą bezpłatną konsultację i sprawdź, jak mogę Ci pomóc: https://app.zencal.io/u/AnnaPapiernik/bezplatna-konsultacja-30-minut?lang=pl
