W poprzednim artykule poznałeś definicję projektu. Zanim przejdziemy do definicji zarządzania projektami, chcę, żebyś poznał fundamenty projektu. Od razu uprzedzam – to, o czym piszę w tym poście, w literaturze fachowej określa się mianem ograniczeń projektu. Ja jednak wolę określenie fundament. Dlaczego? Dowiesz się na końcu tego artykułu.
Co?
Zerknij do artykułu Co to jest projekt. Napisałam w nim, że projekt poznajemy po tym, że dostarcza unikalny produkt lub usługę. Szczegółowe wymagania dla tego unikalnego produktu lub usługi to nasz pierwszy fundament. Do tematu definiowania wymagań zapewne jeszcze nie raz powrócę na blogu, dlatego teraz tylko bardzo ogólnie – pamiętaj, żeby definicja unikalnego produktu lub usługi zawierała informacje:
- jakie funkcje ma spełniać ten produkt/usługa,
- jakiej jakości oczekujemy (my/nasza organizacja/klient),
- co dodatkowo musi być przygotowane, by z produktu można było korzystać,
- czy są jakieś specyficzne warunki, które muszą być spełnione dla danego produktu (np. dotyczące technologii, w jakiej powstanie produkt/usługa).
Przykład: Jeśli celem naszego projektu jest kurs online, nie wystarczy w wymaganiach określić tematu kursu czy poszczególnych modułów/lekcji. Ważne będą również:
- format materiałów kursowych (video, audio, pliki do pobrania), które w najlepszy sposób pozwolą przyswoić kursantom wiedzę z danego obszaru,
- sposób sprzedaży kursu (inaczej będzie wyglądał projekt, w którym powstanie tylko kurs, a inaczej projekt, w którym oprócz kursu musimy dostarczyć platformę do sprzedaży tego kursu),
- sposób dostarczenia materiałów kursowych do kursanta (czy wyślemy materiały na maila? czy skonfigurujemy kurs na istniejącej już platformie? a może w ramach tego projektu musimy też zainstalować i skonfigurować wybraną przez klienta platformę X?).
Oczywiście przedstawiłam to w bardzo dużym uproszczeniu, by pokazać Ci, jak ważne jest zdefiniowanie tego, co ma powstać.
Kiedy?
Wrócę znów do definicji projektu, którą podałam w Co to jest projekt : Projekt poznajemy po tym, że jest tymczasowy.
Bardzo ważne jest to, by ustalić realną datę zakończenia projektu. Ta data jest wypadkową:
- dostępności podwykonawców, z którymi Twoja organizacja będzie pracować nad danym projektem,
- możliwości czasowych zespołu, który zostanie zaangażowany w ten projekt,
- a przede wszystkim czasu, jaki jest potrzebny na wykonanie przydzielonych zadań.
Jest wiele technik, które pomagają precyzyjnie określić datę zakończenia. Ale o tym będziemy rozmawiać przy innej okazji.
Za ile?
Budżet to kolejny fundament projektu, który ma znaczenie, i niejednokrotnie wpływa na ostateczną decyzję, czy organizacja zrealizuje dany projekt, czy też nie. Jeśli koszty projektu przewyższają spodziewane zyski, to szkoda czasu!
Na budżet projektu składają się następujące koszty:
- pracy każdego z członków zespołu projektowego,
- podwykonawców,
- zasobów (zakupu lub wynajęcia), jakie zostały wykorzystane w trakcie trwania projektu.
Budżet nie powinien ograniczać się do wypisania wydatków zbiorczo. Ważne jest rozpisanie tych wydatków na osi czasu. W ten sposób dostajemy cenną informację o tym, ile w konkretnym miesiącu i na co wydamy w ramach danego projektu.
Fundamenty projektu
Poznałeś trzy fundamenty projektu:
- co? czyli zakres projektu,
- kiedy? czyli czas trwania projektu,
- za ile? czyli budżet projektu.
Dlaczego nie używam słowa „ograniczenia projektu” (ang. project constraints)? Na pewno w swoim życiu widziałeś stół na trzech nogach. Jeśli jedna z nóg będzie krótsza, to stół nie będzie stabilny. Te 3 fundamenty projektu są jak 3 nogi wspomnianego stołu. Muszą być idealnie dopasowane do siebie. Nie możesz:
- zmieniać zakresu projektu bez wpływu na czas jego trwania i budżet,
- skracać czasu trwania projektu bez zmian w zakresie i/lub budżecie projektu,
- ograniczać budżetu projektu bez zmian w zakresie i/lub czasie trwania projektu.
Zadanie dla Ciebie
W poprzednim artykule prosiłam Cię o zrobienie listy projektów, jakie aktualnie realizujesz (Ty lub Twoja organizacja). Po lekturze tego wpisu uzupełnił każdy z projektów o informacje związane z fundamentami projektu:
- co?
- kiedy?
- za ile?
