Masz już mapę procesów, ustandaryzowałeś je i wdrożyłeś procedury. Czy to oznacza, że Twój biznes działa teraz jak dobrze naoliwiona maszyna? Niekoniecznie. Brakuje ostatniego elementu: pomiarów efektywności tych procesów i ich ciągłego usprawniania.
Jak mierzyć i usprawniać biznes?
Kluczem do sukcesu jest mądry wybór tego, co wymaga zmiany. Jeśli będziesz wdrażać każdy pomysł na usprawnienie procesu, większość czasu poświęcisz na:
- poprawianie tego, co nie wymaga poprawy lub nie są to zmiany priorytetowe (czego efektem będzie niewielka poprawa działania procesu),
- wprowadzanie na dużą skalę zmian, które nie działają (a efektem będzie pogorszenie jakości wykonywanej pracy bądź też opóźnienia).
Jak więc podejść do tego tematu?
- Zacznij mierzyć swoje procesy.
- Znajdź miejsce, które znacząco spowalnia proces lub generuje dużo błędów.
- Zastanów się, jakiego rodzaju zmiany mogłyby przyspieszyć proces lub poprawić jakość.
- Wybierz jedną zmianę i przetestuj ją na małą skalę, np. na jednym kliencie.
- Jeśli zmiana poprawiła działanie procesu w małej skali, wdrażaj ją śmiało globalnie w Twojej firmie.
W tym materiale video pokazuję to wszystko krok po kroku na konkretnym przykładzie:
Co warto mierzyć?
Nie potrzebujesz dziesiątek wskaźników. Zdefiniuj 1-2 kluczowe wskaźniki dla każdego procesu. Oto kilka przykładów:
- Kampania marketingowa
- Liczba osób, które zapisały się na webinar.
- Konwersja sprzedaży w kampanii.
- Proces sprzedaży
- Czas od pierwszego kontaktu do wysłania oferty.
- Konwersja sprzedaży.
- Realizacja usługi
- Wskaźnik NPS.
- Rentowność usługi.
Wybierając wskaźniki pamiętaj, że celem pomiarów nie jest kontrola pracowników, lecz szukanie marnotrastwa operacyjnego, by móc je później efektywnie wyeliminować.
Biznes, który można zmierzyć, to biznes, który można skalować.
Twój prezent
Przygotowałam dla Ciebie arkusz pomiaru efektywności procesów. To narzędzie, w którym zapiszesz kluczowe wskaźniki i będziesz śledzić ich wartości.
Kliknij tutaj i pobierz arkusz
Pytania i odpowiedzi
Czym jest cykl PDCA (Deminga) w zarządzaniu procesami?
Cykl PDCA (zwany również Cyklem Deminga) to metoda ciągłego doskonalenia procesów, składająca się z 4 kroków:
- Planowanie zmiany
- Testowanie zmiany na małą skalę.
- Sprawdzenie, czy osiągnęliśmy oczekiwany efekt.
- Wdrożenie zmiany na stałe lub jej wycofanie, jeśli nie przyniosła oczekiwanych rezultatów.
Jakie narzędzia wybrać do mierzenia efektywności procesów?
Jeśli korzystasz z aplikacji do zarządzania biznesem, skonfiguruj dedykowane raporty bezpośrednio w tej aplikacji. A jeśli Twoja aplikacja nie oferuje tego typu rozwiązań, skorzystaj z przygotowanego przeze mnie arkusza kalkulacyjnego.
Sprawdź również inne odcinki tej serii:
