Wdrożyłeś Asanę, CRM lub inną aplikację z nadzieją, że odzyskasz kontrolę nad firmą, ale efekt był odwrotny? Przyczyna jest prosta: próbowałeś przenieść do aplikacji chaos, który jest codziennością w Twojej firmie. Automatyzacja chaosu sprawia, że tego chaosu jest jeszcze więcej. Na szczęście możesz to naprawić, choć będzie to wymagało czasu.
Ten artykuł jest drugim w serii Zbuduj fundamenty Twojego biznesu. Pierwszy artykuł pomógł Ci odpowiedzieć na pytanie, co robimy, czyli zidentyfikować strategiczne procesy Twojej firmy.
Teraz jest czas, żeby pójść o krok dalej i odpowiedzieć na pytanie, jak te procesy wykonujemy. By na to pytanie odpowiedzieć, musimy te procesy zamodelować.
Jak modelować procesy w firmie usługowej B2B?
Jeśli słyszałeś o notacji BPMN, która pozwala wprowadzić szczegółowy kontekst do modelu procesu, być może uznałeś, że to zbyt skomplikowane dla potrzeb Twojego biznesu.
Moje doświadczenie pokazuje, że bardzo często ta notacja budzi niepotrzebny opór. Świadomie więc proponuję Ci uproszczone podejście, dzięki któremu osiągniesz ten efekt, o który mi chodzi: narysujesz Twoje procesy, nie blokując się przy tym.
Wybierz jeden proces (np. onboarding pracownika lub ofertowanie) i narysuj go, wykonując instrukcję zawartą w tym materiale video:
Uwaga! Nie rysuj procesu tak, jak on Twoim zdaniem powinien wyglądać. To nie jest czas na wprowadzanie usprawnień czy modyfikacji procesu. Na to przyjdzie czas później.
Swoje pomysły zanotuj, wrócisz do nich w trakcie oglądania 5. odcinka serii Zbuduj fundamenty Twojego biznesu.
Checklista dla modelu procesu biznesowego
Zanim uznasz, że model procesu jest gotowy, sprawdź czy:
- Zdefiniowałeś punkt startu i stopu. Wiesz, co uruchamia proces i co jest jego wynikiem.
- Masz komplet czynności wykonywanych w tym procesie.
- Każda decyzja ma dwie ścieżki wyjścia (tak/nie) i są one opisane.
- Strzałki prowadzą Cię przez proces od lewej do prawej, przechodząc przez wszystkie zadania. Upewnij się, że nie ma odizolowanych zadań.
- Zdefiniowane zostały wszystkie role i każda ma swój tor z zadaniami, za które odpowiada.
- To, co narysowałeś, pokrywa się z rzeczywistością.
Lista aplikacji do modelowania procesów
Modelowanie procesu w dokumencie tekstowym może być uciążliwe. Na szczęście na rynku znajdziesz wiele rozwiązań, które pozwolą Ci zapisać w formie graficznej strategiczne procesy Twojej firmy.
Poniżej znajdziesz zestawienie tych aplikacji, z których ja miałam okazję korzystać.
| Nazwa aplikacji | Link do aplikacji | Plany abonamentowe | Dodatkowe informacje |
|---|---|---|---|
| Miro | https://miro.com/pl/ | Bezpłatny (do 3 tablic) oraz płatne. | Mój numer 1. Przyjazny i intuicyjny interfejs. Ogromna baza szablonów. Wykorzystasz je również do burzy mózgów i strategii. |
| draw.io | https://app.diagrams.net/ | Całkowicie bezpłatny. | Prosty interfejs. Na plus integracja z Google Drive, One Drive i Dropbox. |
| LucidChart | https://www.lucidchart.com/pages | Bezpłatny (limit 60 kształtów) oraz płatne. | W planie bezpłatnym limit 60 kształtów na mapie, co jest dużym ograniczeniem. |
| Mural | https://www.mural.co/ | Bezpłatny (do 3 tablic) oraz płatne. | Świetna alternatywa dla Miro, bardzo nastawiona na współpracę zespołową. |
Pytania i odpowiedzi
W czym najlepiej modelować procesy?
Polecam Miro, ale jeśli nie chcesz inwestować w rozbudowane narzędzia, skorzystaj z draw.io. Narzędzie ma tylko ułatwiać wizualizację.
Dlaczego nie mogę od razu zacząć od konfiguracji Asany?
Ponieważ Asana to tylko narzędzie. Jeśli nie wiesz, jak proces przebiega, w aplikacji stworzysz skomplikowany system, z którego nikt nie będzie chciał korzystać.
Czy modelowanie procesów jest potrzebne przy wdrażaniu AI?
Jak najbardziej. Kiedy rozrysujesz proces, będziesz wyraźnie widzieć, w którym miejscu sztuczna inteligencja może go realnie przyspieszyć.
Sprawdź również inne odcinki tej serii:
