8 powodów, dlaczego wdrożenie Asany się nie udaje

Bardzo często firmy traktują Asanę jak aplikację do wysyłania maili. Wydaje im się, że wystarczy założyć konta pracownikom, nadać odpowiednie uprawnienia i już można z aplikacji korzystać. W przypadku aplikacji do zarządzania biznesem to zdecydowanie za mało. Jeśli wdrożenie Asany ograniczymy jedynie do utworzenia kont, pracownicy nie będą z niej korzystać.

Dlaczego tak się dzieje?

Wdrożenie Asany to zmiana sposobu funkcjonowania Twojej firmy: zmiana sposobu komunikacji, zmiana sposobu delegowania, zmiana sposobu monitorowania co się dzieje, zmiana sposobu planowania pracy. Jednym słowem budowa systemu operacyjnego Twojej firmy w Asanie (tu sprawdzisz, jak Taki system może wyglądać).

Z tego artykułu dowiesz się, jakie błędy pojawiają się najczęściej podczas wdrożenia Asany i jak ich uniknąć.

Zobacz video 8 powodów, dlaczego wdrożenie Asany się nie udaje:

8 kluczowych błędów wdrożenia Asany

1. Nie wyznaczasz celu wdrożenia.
2. Zlecasz wdrożenie do działu IT.
3. Definiujesz procesy bezpośrednio w Asanie.
4. Przenosisz do Asany chaos.
5. Nie zapewniasz szkoleń z Asany Twoim pracownikom.
6. Wdrożyłeś Asanę, ale sam z niej nie korzystasz.
7. Nie definiujesz, co będzie w Asanie, a co w pozostałych aplikacjach.
8. Nie dbasz o regularne porządkowanie Asany po wdrożeniu.

Dodatkowy powód porażki: Opór zespołu

W materiale video mówię o błędach procesowych i technicznych, które są źródłem wielu problemów. Ale jest jeszcze coś: Zarządzanie zmianą, jaką jest wdrożenie Asany. Nie możesz przyjść do pracowników i powiedzieć im: od jutra wszyscy korzystają z Asany.

Pracowałam kiedyś z klientem, którego zespół postawił tak duży opór, że wdrożenie zakończyło się zanim się zaczęło. A nie wspomnę ile razy widziałam, jak opór pracowników spowalniał wdrożenie tak, że trudno było zobaczyć realne korzyści z wprowadzenia Asany.

Z czego wynika ten opór?

Bardzo często podczas wdrożeń słyszę takie obawy:

1. „To narzędzie do nadmiernej kontroli mojej pracy”.
2. „Nie mam czasu na obsługę kolejnej aplikacji”.
3. „Boję się, że coś zepsuję”.

Jak zarządzać tą zmianą?

Musisz pokazać pracownikom korzyści, jakie oni będą mieli z Asany:

1. „Nie będę Wam zawracać głowy pytaniem o status, sprawdzę go sobie sam w Asanie”.
2. „Ograniczymy liczbę zbędnych spotkań”.
3. „Dzięki widoczności obciążenia, nie wrzucę Wam za dużo zadań na raz”.
4. „Wy też możecie dać zadanie mi i sprawdzić, czy się nim zająłem”.

Zespół musi zrozumieć, że Asana jest też dla nich. Podkreślaj przy tym też, że to, co było do tej pory jest nieefektywne, i że Asana zostanie z Wami na dłużej.

Plan wdrożenia Asany w Twojej firmie

Wdrożenie Asany to proces, który wymaga zaangażowania i czasu. By pomóc Ci przeprowadzić ten proces w Twojej firmie, przygotowałam plan wdrożenia, który pomoże Ci uniknąć błędów, o którym mówiłam w materiale video:

1. Fundamenty

1. Wyznacz zespół wdrożeniowy, w skład którego wejdą osoby odpowiedzialne za poszczególne procesy, managerowie i liderzy.
2. Wspólnie z zespołem wdrożeniowym zdefiniuj cele biznesowe, jakie chcecie osiągnąć dzięki wdrożeniu Asany
3. Przygotuj harmonogram wdrożenia.
4. Wyślij wiadomość do pracowników, uwzględniającą powody wdrożenia Asany oraz harmonogram wdrożenia.

2. Struktura

1. Przygotuj listę procesów, którymi chcesz zarządzać z poziomu Asany.
2. Sprawdź, czy te procesy zostały zdefiniowane. Jeśli nie, przygotuj modele procesów.
3. Zaprojektuj strukturę zespołów i projektów w Asanie, która będzie intuicyjna dla Twoich pracowników.
4. Wybierz jeden proces, od którego zaczniesz
5. Wyślij wiadomość do pracowników z podsumowaniem tego, co zostało wypracowane w kroku 2. Przypomnij powody wdrożenia i harmonogram. Odpowiedz na pytania od pracowników, które się pojawiły po pierwszej wiadomości.

3. Wdrożenie

1. Przeprowadź szkolenia z podstaw pracy w aplikacji Asana dla wszystkich pracowników, którzy z tej Asany będą korzystać.
2. Zaimplementuj pierwszy proces i przeprowadź testy akceptacyjne z udziałem tych pracowników, którzy w ten proces są zaangażowani. Jeśli jest taka potrzeba, dostosuj proces do uwag pracowników. Ten krok powinien przeprowadzić właściciel danego procesu.
3. Kiedy proces zostanie już uruchomiony, zapewnij pracownikom wsparcie. Z pewnością pojawi się wiele pytań, na które trzeba będzie odpowiedzieć.
4. Wyślij wiadomość do wszystkich pracowników z podsumowaniem tego, co zostało wypracowane w kroku 3. Przypomnij powody wdrożenia i harmonogram. Odpowiedz na pytania od pracowników, które się pojawiły po pierwszej wiadomości.

4. Utrzymanie i rozwój

1. Wypracuj z pracownikami Zasady współpracy i komunikacji w Asanie.
2. Wdrażaj kolejne procesy (przechodząc ponownie przez wszystkie punkty z kroku 3).
3. Monitoruj, czy w codziennej pracy w tej aplikacji postępują zgodnie z tymi zasadami.
4. Aktualizuj procesy w Asanie.

Wdrożenie Asany to proces, w którym łatwo o kosztowny błąd. Jeśli nie chcesz tracić czasu na poprawianie systemu, pomogę Ci przejść przez to profesjonalnie.

Umów się na bezpłatną 60-minutową konsultację przedwdrożeniową. Porozmawiamy o Twoich procesach, wyzwaniach w zespole i sprawdzimy, jak mogę pomóc Ci zbudować system operacyjny Twojej firmy, który naprawdę będzie działał.

Link do mojego kalendarza

Najczęstsze pytania o wdrożenie Asany

Czy Asana nadaje się dla małych zespołów (2-3 osoby)?

Tak! Problemy z komunikacją są w każdej, nawet małej firmie. Budując system operacyjny w Asanie już teraz, tworzysz fundament pod rozwój Twojego biznesu w przyszłości.

Czy muszę mieć płatną wersję Asany, żeby uniknąć tych błędów?

Problemy, o których wspominam, wynika z braku procesów, a nie z braku dostępu do pewnych funkcji w Asanie. Plan darmowy jest w pełni wystarczający, by zbudować centrum dowodzenia małą firmą w Asanie.