Kiedy w 2019 roku robiłam zestawienie aplikacji wspierających zarządzanie małym biznesem, znalazło się w nim 5 aplikacji. Postanowiłam odświeżyć to zestawienie i wprowadzić niezbędne zmiany. Jeśli chcesz się dowiedzieć, co dzisiaj umieściłam na tej liście, zapraszam Cię do oglądania tego video. I koniecznie daj znać w komentarzu, bez jakiej aplikacji Ty nie wyobrażasz sobie skutecznego zarządzania małym biznesem.
Aplikacja do zarządzania zadaniami
Pierwsza aplikacja, której potrzebujesz w biznesie, to aplikacja do zarządzania zadaniami. Twoje miejsce dowodzenia wszystkim, co się dzieje w Twoim biznesie. Miejsce, w którym znajdą się wszystkie Twoje zadania związane z:
- tworzeniem nowych produktów,
- kampaniami sprzedażowymi,
- marketingiem,
- obsługą klienta,
- administracją w Twoim biznesie i wiele innych.
Ja niezmiennie polecam Ci Asanę, która sobie świetnie poradzi również w wersji bezpłatnej. Nagrałam na ten temat video, które znajdziesz tu. A jeśli chcesz przyjrzeć się większej liczbie aplikacji, zanim coś wybierzesz, to przejdź do .
Dysk współdzielony
W Twoim biznesie nie może też zabraknąć dysku współdzielonego, na którym zbierzesz wszystkie swoje dokumenty. Warto zdecydować się na takie rozwiązanie z dwóch powodów.
- Dzięki temu masz dostęp do swoich dokumentów z dowolnego urządzenia.
- Wybrane pliki łatwo udostępnisz swoim współpracownikom, a dzięki temu wszyscy będą mieli dostęp do ich najnowszych wersji.
- Możecie pracować wspólnie na jednym pliku w tym samym czasie.
Sprawdź koniecznie dwa rozwiązania: Google Drive i Dropbox, a więcej opcji znajdziesz w .
Aplikacja do przechowywania haseł
Pięć lat pracy z małym biznesem pokazało mi, że na liście aplikacji wspierających zarządzanie biznesem muszę umieścić aplikację do przechowywania haseł. I to nie dlatego, że masz tak dużo na głowie, że trudno Ci spamiętać te wszystkie hasła. Nie.
Kiedy decydujesz się budować zespół, w wielu aplikacjach – jak choćby Asana – utworzysz konta dla swoich współpracowników. I każdy z nich będzie miał swój własny login i hasło. Ale z pewnością korzystasz w swoim biznesie z takich aplikacji, w których jest to niemożliwe. I wtedy najprostszym rozwiązaniem wydaje się wysłać hasło mailem. Uwierz mi, że to wcale nie jest rozwiązanie najprostsze. Bo co się stanie, kiedy za jakiś czas zdecydujesz się pożegnać ze swoim współpracownikiem? Jak odbierzesz mu te hasła? Skąd będziesz wiedzieć, do czego on ma dostęp? Z pomocą przyjdzie Ci aplikacja do przechowywania haseł. Udostępniasz hasło bez pokazywania, jakie ono jest. Odbierasz dostęp bez konieczności zmiany hasła i informowania pozostałych współpracowników. To jest najprostsze rozwiązanie.
Komunikator
Jeśli masz już zespół, to nie wysyłaj wiadomości poprzez email. Jest to bardzo nieefektywne narzędzie – trudno się odnaleźć w ilości wątków, nad jakimi pracuje zespół w danym momencie.
Nie wykorzystuj do tego celu również Messengera. Ma te same wady, co email.
Co zatem proponuję? Na początek wystarczy komunikacja w aplikacji do zarządzania zadaniami. W Asanie jest możliwość wysyłania wiadomości do całego zespołu oraz wiadomości do osób pracujących nad konkretnym projektem. Jeśli w Twojej aplikacji do zadań nie ma takiej możliwości lub jeśli poczujesz, że to już nie wystarcza, skorzystaj z aplikacji takich jak np. Slack. W darmowej wersji jedynym ograniczeniem jest limit przeglądania max. 10000 ostatnich wiadomości. To całkiem sporo i nie powinno Ci to utrudniać pracy zespołowej. A korzyści jest dużo, dużo więcej.
Aplikacja do video-konferencji
Piąta aplikacja na mojej liście aplikacji niezbędnych w biznesie to aplikacja do video-konferencji. Wykorzystasz ją zarówno do rozmów z zespołem, jak i do rozmów z klientami. Ja korzystam z Zoom, ale w znajdziesz jeszcze kilka innych propozycji.
Dodam jeszcze, że zarówno komunikator, jak i aplikację do video-konferencji zintegrujesz z Asaną i wtedy masz możliwość pracy na tych samych zadaniach z każdej z tych aplikacji. Żadne zadanie nie umknie Twojej uwadze.
Aplikacja do mierzenia czasu
Na liście aplikacji wspierających zarządzanie w małym biznesie nie mogło zabraknąć aplikacji do mierzenia czasu. Nawet Asana w ostatnim czasie wprowadziła timer do swoich planów płatnych. O korzyściach z mierzenia czasu, mówiłam w jednym z wcześniejszych video. Link do niego znajdziesz tu.
Ja korzystam z bezpłatnej wersji aplikacji Toggl i Tobie również polecam skorzystać z tej opcji.
Aplikacja do umawiania spotkań
Jeśli w Twoim biznesie, spotkania z klientami są na porządku dziennym, na Twojej liście aplikacji powinna się znaleźć i taka, która ułatwi Ci proces uzgadniania terminu pasującego obu stronom spotkania. Nie ma nic gorszego niż przerzucać się mailami, próbując znaleźć okienko.
W takim przypadku rekomenduję Ci skorzystać z aplikacji do umawiania spotkań, w której:
- Wskażesz swoją dostępność i druga strona może wtedy znaleźć najlepszy dla siebie termin.
- Wyślesz wiadomość z wszystkimi niezbędnymi informacjami.
Ja korzystam z aplikacji Calendly, którą zintegrowałam z kalendarzem Google i z aplikacją Zoom, dzięki czemu klient od razu po umówieniu konsultacji otrzymuje link do spotkania na Zoom.
Kalendarz
No właśnie! Kalendarz.
Długo zastanawiałam się, czy kalendarz powinien znaleźć się na liście aplikacji niezbędnych w biznesie. I doszłam do wniosku, że tak. Ale pod jednym warunkiem! Że nie będzie to kalendarz tradycyjny, papierowy. Tylko i wyłącznie kalendarz elektroniczny.
Oczywiście, że aplikacja do zarządzania zadaniami zwykle ma wbudowaną funkcję kalendarza. Ale służy ona wyświetlaniu listy zadań do wykonania na dany dzień. W przypadku spotkań znaczenie ma godzina i tu konieczne będzie wsparcie kalendarza elektronicznego.
8 aplikacji wspierających zarządzanie biznesem
Przedstawiłam Ci 8 aplikacji wspierających zarządzanie małym biznesem. Jeśli chcesz więcej wskazówek dotyczących zarządzania małym biznesem, zasubskrybuj kanał Zarządzaj Skutecznie, żeby być na bieżąco.
