Ryzyko w projekcie… Słowo, które wywołuje negatywne emocje… Ryzyko złej jakości, ryzyko niedotrzymania terminu przez dostawcę… Czy słusznie obawiamy się go obawiamy?
Co to jest ryzyko w projekcie?
Zacznijmy od defincji ryzyka.
Ryzyko to niepewne zdarzenie lub zbiór zdarzeń, które w przypadku ich wystąpienia będą mieć wpływ na osiągnięcie celów.
Managing successful projects with PRINCE2 ®
Zwróć uwagę, że w powyższej definicji nie ma mowy o negatywnym wpływie na osiągnięcie celów. Dlaczego? Bo mówiąc o ryzyku, musimy mieć na myśli zarówno pozytywny wpływ (takie ryzyko nazywamy szansą), jak i negatywny (ryzyko zwane zagrożeniem). Z tego też powodu w podejściu do zarządzania ryzykiem, jakie znajdziemy w PRINCE2 ® i w PMBOK, identyfikujemy wszystkie ryzyka, analizujemy ich wpływ na projekt i planujemy sposób działania. Jak zobaczysz w dalszej części tego artykułu, sposób działania będzie zależał m.in. od tego, czy mamy do czynienia z szansą czy zagrożeniem.
Identyfikuj ryzyka projektu
Pierwszym krokiem z procesie zarządzania ryzykiem w projekcie jest identyfikacja wszystkich ryzyk – szans i zagrożeń – jakie mogą się pojawić. Zarówno w PRINCE2 ®, jak i w PMBOK znajdziemy wiele technik, które pomogą nam przygotować rejestr ryzyk (ang. risk registry):
- burza mózgów,
- checklisty,
- analiza SWOT,
- analiza doświadczeń
- i wiele innych.
Co ważne, identyfikacja ryzyk nie jest przypisana do konkretnej fazy projektu. Przez cały czas trwania projektu mamy obowiązek wykonywać ten krok. Otoczenie projektu będzie się zmieniać w tym czasie, a te zmiany mogą wpłynąć na ryzyka, o których już wiemy. Mogą również spowodować, że pojawią się nowe ryzyka.
Oceń ryzyka projektu
Każde ryzyko należy ocenić pod kątem:
- prawdopodobieństwa wystąpienia,
- wpływu, jaki będzie mieć na nasz projekt.
I znowu odwołam się do PRINCE2 ® i w PMBOK, w których znajdziesz listę technik przydatnych do szacowania ryzyk:
- macierz prawdopodobieństwo/wpływ,
- drzewa decyzyjne itd.
Podobnie, jak w przypadku identyfikacji ryzyk, ich ocenę wykonujemy przez cały czas trwania projektu.
Istotne jest to, żeby po dokonaniu oceny wszystkich ryzyk sprawdzić, czy dany projekt powinien być kontynuowany. Być może ryzyko w projekcie jest tak duże, że projekt traci uzasadnienie.
Planuj reakcję na ryzyko
Identyfikacja ryzyk i ich ocena to za mało. Kolejnym krokiem jest przygotowanie odpowiedzi na każde z nich i ta odpowiedź powinna minimalizować zagrożenia i maksymalizować szanse.
W tym kroku pamiętaj, że:
- Sposób reakcji zależy od prawdopodobieństwa wystąpienia i prognozowanego wpływu na projekt. Nie zainwestujemy środków w ryzyko, którego dotkliwość jest znikoma dla projektu.
- Decyzja dot. sposobu reakcji na ryzyko powinna być podjęta razem z zespołem projektowym i innymi interesariuszami projektu. Ekspertyza, doświadczenie – to dzięki temu zaplanujesz najlepszą odpowiedź na każde wydarzenie.
Poniższa tabela zawiera reakcje na ryzyko, opisane szczegółowo w PMBOK.
| Zagrożenia | Szanse |
| Unikaj, czyli zmień projekt tak, żeby wyeliminować przyczynę ryzyka | Wykorzystaj, czyli zmień projekt tak, żeby szansa wystąpiła |
| Redukuj, czyli zmniejsz prawdopodobieństwo wystąpienia i/lub wpływu na projekt | Wzmocnij, czyli zwiększ prawdopodobieństwa wystąpienia i/lub wpływu na projekt |
| Przenieś odpowiedzialność za wystąpienie zagrożenia na osobę trzecią | Współdziel odpowiedzialność za wystąpienie szansy ze stroną trzecią |
| Akceptuj, czyli nie podejmuj żadnej reakcji | Akceptuj, czyli nie podejmuj żadnej reakcji |
Pamiętaj, że ten krok również powinien być wykonywany iteracyjnie przez cały czas trwania projektu.
Komunikuj ryzyka
Informacja o ryzykach powinna być zawarta w raportach – zarówno w raportach tygodniowych, jak i raportach z zamknięcia etapu i zamknięcia projektu.
