Pani Aniu, te powiadomienia z Asany doprowadzają nas do szału. Czy można coś z tym zrobić? – Nawet nie wiesz, jak często słyszę tego typu pytanie na konsultacjach. Absolutnie rozumiem ten zarzut, bo nie ma nic przyjemnego w tej tonie (dosłownie!) maili, które każdego dnia może wysłać Asana na Twoją skrzynkę mailową.
Asana rano: Twoje zadania na dzisiaj!
Asana 5 minut później: Grzegorz napisał komentarz w zadaniu, które mu przydzieliłaś/eś.
Asana 20 minut później: Piotr przypisał do Ciebie zadanie.
Asana 35 minut później: Renata zakończyła zadanie, które dostała od Ciebie.
itd.
itd.
Czy te powiadomienia są złe? Nie! One są bardzo potrzebne, bo to dzięki nim wiesz, co się dzieje w Asanie:
- Czym potrzebujesz się zająć tego dnia?
- Co się dzieje z zadaniami, które delegowałaś/eś?
- Czy ktoś nie utknął i potrzebuje informacji właśnie od Ciebie ?
Problem polega na tym, że te powiadomienia trafiają w dwa miejsca:
- do Twojej skrzynki mailowej, doprowadzając Cię do szału,
- do Twojej skrzynki odbiorczej w Asanie, do której – powiedzmy sobie szczerze – zapewne nie zaglądasz (albo nawet zdarzyło Ci się tam zajrzeć, ale ciężko było się w niej odnaleźć).
Asana domyślnie włączyła powiadomienia mailowe, kiedy zakładałaś/eś w niej konto. Chciała mieć pewność, że nic nie umknie Twojej uwadze do czasu, aż wyrobisz w sobie nawyk codziennego zaglądania do Asany. A konkretnie na Skrzynkę odbiorczą w Asanie.
Co zrobić, żeby powiadomienia z Asany pomagały, a nie przeszkadzały?
Zastanawiasz się zapewne, jak w takim razie pracować ze Skrzynką odbiorczą w Asanie, żeby nie zwariować? Przygotowałam dla Ciebie 5 wskazówek, które Ci w tym pomogą. Upewnij się, że zapozna się z nimi cały Twój zespół.
Oto one:
- Wyłącz powiadomienia mailowe w Asanie. Zrobisz to z poziomu ustawień swojego profilu w Asanie.
- Kilka razy w ciągu dnia rzuć okiem na panel boczny w Asanie. Jeśli przy nazwie Skrzynka odbiorcza zobaczysz żółtą kropkę, to znak, że nowe powiadomienia czekają na Ciebie w Asanie.
- Powiadomienia są uporządkowane od najnowszych, a nieprzeczytane są oznaczone niebieską kropką.
- Kliknij na powiadomienie, a po prawej stronie pojawi się zadanie lub wiadomość, której to powiadomienie dotyczy. Z tego miejsca możesz odpowiedzieć na wiadomość/komentarz, wykonać zadanie lub też po prostu kliknąć Like’a, który traktowany jest jako ACK.
- Kiedy zakończysz pracę z powiadomieniem, zarchiwizuj je. Zadbasz w ten sposób o Inbox zero na Skrzynce odbiorczej w Asanie.
Jeśli przy tym delegujesz pracę bezpośrednio w Asanie i w Asanie komunikujesz się z zespołem, to codzienna praca ze Skrzynką odbiorczą w Asanie będzię przysłowiową kropką nad i. Sprawi, że od teraz mail będzie służył Ci tylko i wyłącznie do komunikacji z osobami, które do Twojej Asany dostępu nie mają. Cała wewnętrzna komunikacja będzie odbywać się w Asanie.