Pani Aniu, te powiadomienia z Asany doprowadzają nas do szału. Czy można coś z tym zrobić? – Nawet nie wiesz, jak często słyszę tego typu pytanie na konsultacjach. Absolutnie rozumiem ten zarzut, bo nie ma nic przyjemnego w tej tonie (dosłownie!) maili, które każdego dnia może wysłać Asana na Twoją skrzynkę mailową.

Asana rano: Twoje zadania na dzisiaj!

Asana 5 minut później: Grzegorz napisał komentarz w zadaniu, które mu przydzieliłaś/eś.

Asana 20 minut później: Piotr przypisał do Ciebie zadanie.

Asana 35 minut później: Renata zakończyła zadanie, które dostała od Ciebie.

itd.

itd.

Czy te powiadomienia są złe? Nie! One są bardzo potrzebne, bo to dzięki nim wiesz, co się dzieje w Asanie:

  • Czym potrzebujesz się zająć tego dnia?
  • Co się dzieje z zadaniami, które delegowałaś/eś?
  • Czy ktoś nie utknął i potrzebuje informacji właśnie od Ciebie ?

Problem polega na tym, że te powiadomienia trafiają w dwa miejsca:

  • do Twojej skrzynki mailowej, doprowadzając Cię do szału,
  • do Twojej skrzynki odbiorczej w Asanie, do której – powiedzmy sobie szczerze – zapewne nie zaglądasz (albo nawet zdarzyło Ci się tam zajrzeć, ale ciężko było się w niej odnaleźć).

Asana domyślnie włączyła powiadomienia mailowe, kiedy zakładałaś/eś w niej konto. Chciała mieć pewność, że nic nie umknie Twojej uwadze do czasu, aż wyrobisz w sobie nawyk codziennego zaglądania do Asany. A konkretnie na Skrzynkę odbiorczą w Asanie.

Co zrobić, żeby powiadomienia z Asany pomagały, a nie przeszkadzały?

Zastanawiasz się zapewne, jak w takim razie pracować ze Skrzynką odbiorczą w Asanie, żeby nie zwariować? Przygotowałam dla Ciebie 5 wskazówek, które Ci w tym pomogą. Upewnij się, że zapozna się z nimi cały Twój zespół.

Oto one:

  1. Wyłącz powiadomienia mailowe w Asanie. Zrobisz to z poziomu ustawień swojego profilu w Asanie.
  2. Kilka razy w ciągu dnia rzuć okiem na panel boczny w Asanie. Jeśli przy nazwie Skrzynka odbiorcza zobaczysz żółtą kropkę, to znak, że nowe powiadomienia czekają na Ciebie w Asanie.
  3. Powiadomienia są uporządkowane od najnowszych, a nieprzeczytane są oznaczone niebieską kropką.
  4. Kliknij na powiadomienie, a po prawej stronie pojawi się zadanie lub wiadomość, której to powiadomienie dotyczy. Z tego miejsca możesz odpowiedzieć na wiadomość/komentarz, wykonać zadanie lub też po prostu kliknąć Like’a, który traktowany jest jako ACK.
  5. Kiedy zakończysz pracę z powiadomieniem, zarchiwizuj je. Zadbasz w ten sposób o Inbox zero na Skrzynce odbiorczej w Asanie.

Jeśli przy tym delegujesz pracę bezpośrednio w Asanie i w Asanie komunikujesz się z zespołem, to codzienna praca ze Skrzynką odbiorczą w Asanie będzię przysłowiową kropką nad i. Sprawi, że od teraz mail będzie służył Ci tylko i wyłącznie do komunikacji z osobami, które do Twojej Asany dostępu nie mają. Cała wewnętrzna komunikacja będzie odbywać się w Asanie.