O czym pamiętać podczas realizacji projektu?

Formalne zatwierdzenie planu projektu rozpoczyna kolejny etap projektu, czyli jego realizację. O czym pamiętać podczas realizacji projektu? Obszarów jest kilka, a w tym wpisie przedstawię najważniejsze zadania menedżera projektów w każdym z nich.

O czym pamiętać podczas realizacji projektu? Twoja checklista

Realizacja projektu to nie jest tylko wykonywanie zadań, które zostały wcześniej zaplanowane. W tej fazie odbywają się:

  • zarządzanie realizacją zadań,
  • zapewnienie jakości,
  • pozyskiwanie zasobów niezbędnych w projekcie,
  • budowanie zespołu i zarządzanie zespołem,
  • komunikacja,
  • wdrażanie reakcji na ryzyko,
  • realizacja zamówień,
  • zarzadzanie zaangażowaniem interesariuszy.

Całkiem sporo, prawda?

Zarządzanie realizacją zadań

Ten obszar stanowi trzon każdego projektu. To tu wykonywane są wszystkie zaplanowane do wykonania zadania. To tu powstaje produkt lub usługa. Pisząc zaplanowane mam na myśli te, które powstały w fazie planowanie projektu oraz te, które wynikają z zatwierdzonych zmian tego planu.

Zapewnienie jakości

W tym obszarze mieszczą się te wszystkie działania, których celem jest odpowiedź na następujące pytania:

  • czy podejmowane przez nas działania są jakościowo dobre?
  • co jeszcze możemy usprawnić?

Pamiętaj, że w fazie realizacji projektu nie odbywa się kontrola jakości! Nie sprawdzamy tutaj wyników testów i nie naprawiamy błędów.

Pozyskiwanie zasobów niezbędnych w projekcie

Jak pamiętasz w fazie planowania ustalane były zasoby potrzebne do realizacji projektu:

  • osoby z odpowiednim dla naszego projektu zestawem umiejętności,
  • sprzęt, aplikacje, itd.

W fazie realizacji Twoim zadaniem jest pozyskanie tych zasobów – zarówno z organizacji, jak i na zewnątrz firmy.

Budowanie zespołu i zarządzanie zespołem

Jednym z bardziej wymagających zadań menedżera projektu w trakcie jego trwania jest:

  • budowanie zespołu,
  • dbanie o motywację zespołu oraz poszczególnych jego członków,
  • rozwiązywanie konfliktów w zespole.

Komunikacja

W fazie realizacji projektu komunikujemy się z wszystkimi osobami zaangażowanymi w projekt, zgodnie z tym, jak to zostało ustalone w fazie planowania:

  • jakie komunikaty będą wysyłane?
  • do kogo?
  • jak często?
  • w jaki sposób?
  • kto będzie wysyłał?

Komunikacja w projecie jest tematem bardzo obszernym, dlatego postanowiłam jej poświęcić osobny artykuł. Pojawi się on na blogu już za tydzień.

Wdrażanie reakcji na ryzyko

W fazie planowania przygotowany został plan odpowiedzi na ryzyko. W trakcie realizacji projektu, realizujemy ten plan, jeśli zachodzi taka potrzeba. Pamiętaj, że każde ryzyko ma swojego właściciela!

Realizacja zamówień

Jeśli na etapie planowania podjęta została decyzja o zakupie pewnych rozwiązań, w fazie realizacji przystępujemy do egzekwowania tych decyzji. Oznacza to realizację następujących zadań:

  • zbieranie ofert,
  • wybór firmy, od której zakupimy rozwiązanie,
  • podpisanie umowy.

Zarzadzanie zaangażowaniem interesariuszy

To kolejny trudny obszar. Naszym zadaniem jest zadbać o to, żeby interesariusze czuli się zaopiekowani. Na ten temat również pojawi się osobny artykuł.

Jak się w tym nie pogubić?

Z pomocą przyjdzie Ci plan, który przygotowałeś w fazie planowania projektu. Ale – jak to zwykle bywa – plany to jedno, a w projekcie często pojawiają się problemy. Dlatego ułatw sobie pracę, wprowadzając dziennik projektu (ang. daily log). To w tym dokumencie zapiszesz wszystkie wyzwania i problemy, jakie pojawią się w projekcie:

  • datę zgłoszenia i zakończenia pracy nad danym zagadnieniem,
  • aktualny status,
  • opis wyzwania/problemu,
  • osoba odpowiedzialna za wyzwanie/problem.

Szablon dziennika znajdziesz w mini Niezbędniku Skutecznego Menedżera. Wystarczy, że klikniesz w poniższy link: