Komunikacja w projekcie

Zapewne zgodzisz się ze mną, że żaden projekt nie ma szans zakończyć się sukcesem, jeśli nie będzie w nim skutecznej wymiany informacji. I wcale nie chodzi tutaj o wypracowany zespołowo szablon maila czy prezentacji. To jest ważne, ale powiedzmy sobie szczerze – to nie jest najważniejsze. Na czym polega komunikacja w projekcie? Zapraszam do lektury.

Menedżer projektu spędza na komunikacji 90% swojego czasu w projekcie. Komunikacja jest obecna w projekcie od jego formalnego startu aż do zakończenia. I mimo, że obiecałam Ci najbliższe wpisy na temat realizacji projektu, ten wpis będzie inny. Dlaczego? Wszystkie metodyki zarządzania projektami skupiają się na zdefiniowaniu podejścia do komunikacji w projekcie i poświęcają jej dużo uwagi – zarówno przy omawianiu komunikacji jako takiej, jak i przy omawianiu tematu interesariuszy projektu.

Na czym polega komunikacja w projekcie?

Komunikacja w projekcie to:

  • przesyłanie odpowiednim osobom,
  • właściwej informacji,
  • we właściwym czasie,
  • wykorzystując do tego odpowiednie narzędzia.

Przesyłanie odpowiednim osobom

Komunikacja odbywa się na wielu płaszczyznach:

  • wewnątrz zespołu projektowego,
  • pomiędzy projektami i z innymi menedżerami projektów,
  • do wyższej kadry zarządzającej,
  • do pozostałych interesariuszy projektu.

W efekcie powstaje bardzo wiele kanałów komunikacji. Czy jesteś w stanie powiedzieć, ile kanałów komunikacji jest w 10-osobowym zespole? Spieszę z podpowiedzią: 45. I wcale nie musisz rozrysowywać na kartce wszystkich wariantów. Wystarczy, że skorzystasz ze wzoru: n*(n-1)/2, gdzie n to liczba osób.

Dlatego powinieneś skupić się na tym, żeby zdefiniować główne kanały komunikacji i wyznaczyć osoby odpowiedzialne np. za kontakt z klientem.

Przesyłanie właściwej informacji

To, co będziemy przesyłać, uzależnione będzie od konkretnych oczekiwań odbiorców. Z pomocą przyjdzie Ci analiza interesariuszy projektu.

Przesyłanie wykorzystując odpowiednie narzędzia

Pośród metod komunikacji wyróżnić możemy:

  • komunikaty nieformalne wysyłane pisemnie z wykorzystaniem wiadomości email czy też poprzez komunikatory, z których korzystają zespoły,
  • formalne komunikaty w formie pisemnej, do których zaliczymy dokumenty projektowe czy kontrakty,
  • nieformalne komunikaty werbalne, z którymi mamy do czynienia podczas spotkań
  • formalne komunikaty werbalne, takie jak wystąpienia publiczne czy prezentacje.

Możesz się też spotkać z następującym podziałem metod komunikacji:

  • interaktywny – poprzez spotkania,
  • model pull, w którym rozsyłamy wiadomość np. email do wszystkich zainteresowanych osób
  • oraz model push, w którym umieszczamy informację na wirtualnej tablicy.

Wybór konkretnego narzędzia będzie uzależniony od kilku czynników:

  • jak szybko dana informacja powinna dotrzeć do odbiorców,
  • czy informacja nie zawiera treści poufnych,
  • jakimi możliwościami technicznymi dysponujemy w organizacji
  • oraz czy odbiorcy potrafią posługiwać się wybranym narzędziem.

Przygotowałam dla Ciebie zestawienie narzędzi, z których możesz skorzystać w zarządzanym przez Ciebie projekcie do komunikacji. Znajdziesz ją w mini Niezbędniku Skutecznego Menedżera. Wystarczy kliknąć w ten link:

Podsumowując

Powiem Ci szczerze, że mam niedosyt. Ale temat komunikacji w projekcie jest tak szeroki, że nie sposób omówić go w jednym artykule. Na pewno będę do niego powracać w najbliższym czasie – zarówno na spotkaniach na żywo na FB, jak i w newsletterze.

Pamiętaj! Twoje zadanie – jako menedżera projektu – nie polega na kontrolowaniu każdej wiadomości, jaka jest wysyłana w projekcie. Jest to po prostu niemożliwe! Twoje zadanie polega na zarządzaniu procesem komunikacji.