Wybór aplikacji do zarządzania biznesem to strategiczna decyzja, która wpłynie na efektywność Twojej firmy w kolejnych latach. Nie wystarczy posłuchać rekomendacji zaprzyjaźnionych przedsiębiorców. To, co sprawdziło się w ich firmie, niekoniecznie pomoże Twojej firmie.
Dlaczego tak właśnie jest?
Wpływ na to ma wiele czynników:
- Model pracy Twojego zespołu.
- Sposób organizacji procesów, który przełoży się na sposób ich implementacji w wybranej przez Ciebie aplikacji.
- Model biznesowy Twojej firmy.
- Integracje z innymi aplikacjami, z których dzisiaj korzystają Twoi pracownicy.
- Automatyzacja rutynowych aktywności.
- Bezpieczeństwo danych.
- Koszt licencji (w zestawieniu do ukrytego kosztu chaosu).
Każdy z nich omawiam w tym materiale video:
Co jeśli musisz zmigrować firmę z jednej aplikacji do drugiej?
Kilka razy skorzystałam w tym celu z aplikacji Unito.
To aplikacja do synchronizacji danych pomiędzy systemami, ale świetnie się sprawdzi również w jednorazowej migracji danych z jednej aplikacji do drugiej.
Co musisz przygotować ZANIM wybierzesz aplikację?
Tak, jak wspomniałam w materiale video, aplikacja do tylko narzędzie, które będzie wymagało dostosowania do specyfiki i potrzeb Twojego biznesu. By to dostosowanie było możliwe, na etapie wyboru aplikacji potrzebujesz mieć pełny obraz sytuacji. Oto lista, która Ci w tym pomoże:
Krok 1: Zbuduj mapę procesów Twojej firmy
Nie wybieraj aplikacji, dopóki nie zdecydujesz, którymi z Twoich procesów będziesz zarządzał w tej aplikacji i w jaki sposób.
Zacznij od zidentyfikowania strategicznych procesów Twojej firmy. Określ zależności między nimi, osoby odpowiedzialne oraz aplikacje wykorzystywane w każdym z nich.
Na przykład: proces wystawiania faktur i monitorowania płatności, za który odpowiada osoba z administracji, faktury wystawiane są w systemie X, a płatności sprawdzane w banku.
Wybierz te procesy, które zaimplementujesz w aplikacji do zarządzania biznesem. Dla każdego z tych procesów przygotuj graficzną jego definicję (np. w aplikacji Miro), z uwzględnieniem wszystkich zależności i interakcji z zewnętrznymi aplikacjami.
Krok 2: Określ problemy, w których rozwiązaniu ma pomóc aplikacja do zarządzania biznesem
Kolejnym krokiem jest analiza wybranych procesów i identyfikacja wyzwań, jakie się pojawiają w trakcie ich realizacji. Na przykład: faktura jest wystawiana, kiedy ktoś sobie o tym przypomni, podobnie weryfikacja, czy faktura została opłacona.
Krok 3: Zdefiniuj miary sukcesu
Zastanów się, skąd będziesz wiedzieć, że wdrożenie aplikacji do zarządzania biznesem zakończyło się sukcesem? Tutaj z pomocą przyjdą tzw. twarde dane, czy wskaźniki. Przeanalizuj procesy, które chcesz zaimplementować w aplikacji do zarządzania biznesem i zdefiniuj kilka kluczowych wskaźników. Przykłady:
- Satysfakcja klienta
- Marża na konkretnym projekcie.
- Czas poświęcony na spotkania statusowe.
I koniecznie zacznij te wskaźniki monitorować już dzisiaj. Dzięki temu będziesz mieć punkt odniesienia, jak się te wskaźniki zmienią po wdrożeniu aplikacji do zarządzania biznesem. Pozwolą Ci też w dalszym kroku wprowadzać usprawnienia w procesach.
Potrzebujesz pomocy w wyborze aplikacji do zarządzania biznesem?
Skorzystaj z oferty audytu operacyjnego Twojej firmy. W ramach audytu:
- Przeanalizuję Twoje obecne procesy i znajdę wąskie gardła.
- Pomogę Ci zdefiniować cele i KPI dla nowego systemu.
- Wskażę, które narzędzie będzie realną inwestycją, a nie tylko kosztem.
Umów na Audyt operacyjny Twojej firmy
Najczęstsze pytania o wdrożenie
Czy lepiej wybrać jedną aplikację do wszystkiego, czy kilka specjalistycznych?
To zależy od specyfiki branży.
W firmach usługowych B2B najlepiej sprawdza się centralny system zarządzania (np. Asana), który jest połączony z pozostałymi aplikacjami biznesowymi (np. z systemem CRM).
Jakie są ukryte koszty wdrożenia aplikacji?
Największym ukrytym kosztem jest czas zespołu poświęcony na konfigurację oraz tzw. krzywa uczenia się. Bez odpowiedniego przeszkolenia, pracownicy będą marnować czas na szukanie funkcji, co generuje realne straty finansowe. Audyt operacyjny i plan wdrożenia są inwestycją, która chroni przed tymi kosztami.
Co jeśli zespół nie chce korzystać z nowej aplikacji?
Opór zespołu to najczęstsza przyczyna porażek wdrożeń. Zazwyczaj wynika on z braku zrozumienia celu zmiany lub zbyt skomplikowanej konfiguracji systemu. Rozwiązaniem jest zaangażowanie kluczowych pracowników już na etapie mapowania procesów (w kroku 1) oraz pokazanie im, jak narzędzie ułatwi ich codzienną pracę.
Wybór aplikacji to dopiero początek drogi.
Prawdziwa transformacja dzieje się w sposobie, w jaki Twój zespół zaczyna ze sobą współpracować. Jeśli chcesz przejść przez ten proces bezboleśnie, zapraszam Cię na rozmowę o audycie operacyjnym.
