Nie, to nie jest chwytliwe hasło. O tyle właśnie obniżyła się kwota na fakturze od Asany u mojego klienta.
Bardzo często, kiedy klienci pytają mnie o Asanę, pada klasyczne pytanie: ile to będzie kosztować i dlaczego tak drogo? A ponieważ sama zwracam dużą uwagę na koszty w biznesie, pomyślałam, że warto na ten temat napisać.
I tu z pomocą przyszło życie, a właściwie jeden z moich klientów, u którego ten temat wypłynął całkiem przypadkiem. Podejrzewam, że w podobnej sytuacji mogą być inne firmy, które dzisiaj korzystają z Asany. I zapewne są też zespoły, które chciałyby skorzystać z Asany, ale boją się wysokich kosztów.
Historia pewnego klienta
Jakiś czas temu rozpoczęłam współpracę, której celem jest wesprzeć klienta w modelowaniu kluczowych procesów i ich późniejszej automatyzacji w Asanie.
Klient już bardzo prężnie działa w Asanie. Realizuje w niej usługi dla klientów i, co kluczowe w tej historii, zaprasza do Asany swoich klientów.
Kiedy spotkaliśmy się, żeby porozmawiać o współpracy, klient wspomniał, za ile kont w Asanie płaci. Zapaliła mi się wtedy czerwona lampka, bo pracowników ma dużo, dużo mniej.
Szybki rzut oka na Asanę klienta i wszystko stało się jasne! Jedna godzina wystarczy, żeby zejść z kosztami nawet 10-krotnie!
Pewnie zastanawiasz się, jak to jest możliwe i czy Ty też możesz tak drastycznie obniżyć wydatki na Asanę?
Powód jest bardzo prosty
Jeśli w swojej Asanie współpracujesz z maksymalnie 15 osobami (oficjalnie ten limit został już zmniejszony do 10-ciu, ale Asana jeszcze nie wymusza przejścia na plan płatny), to nie płacisz za Asanę. Chyba, że chcesz skorzystać z płatnych rozwiązań.
Ale jeśli przekroczysz limit, a może to się wydarzyć bardzo szybko, jeśli do Asany zapraszasz klientów, kluczowe znaczenie ma jeden element:
Adres email, na którym założone zostało Twoje konto w Asanie.
Jeśli jest to firmowy adres email, Asana jest w stanie rozpoznać, kto z Twoich współpracowników jest Twoim pracownikiem, a kto jest gościem. Ci drudzy nie mają adresu email na Twojej domenie firmowej. I tu miła niespodzianka: za gości nie płacisz.
Jeśli natomiast konto w Asanie operuje na prywatnym adresie email, to Asana nie jest w stanie rozróżnić pracowników od gości i płacisz za wszystkich.
I tak właśnie się stało w przypadku mojego klienta.
Rozwiązanie jest jeszcze prostsze
Z pewnością zastanawiasz się teraz, czy musisz zakładać nowe konto w Asanie i jak sprawnie przenieść te wszystkie projekty z jednej Asany do drugiej?
Nie musisz tego robić! Asana daje możliwość transferu konta z adresu email prywatnego na firmowy. I zajmuje to mniej niż godzinę.
Ale to nie wszystko!
Musisz wiedzieć, że:
- Goście mają mniejsze uprawnienia w Asanie niż pracownicy, co mnie przyprawia o ból głowy za każdym razem, kiedy dołączam do Asany klienta. Ale z pewnością jest to dobry krok, bo nie namieszają w ustawieniach Twoich projektów.
- Konto założone na adresie email prywatnym ma również funkcjonalne ograniczenia w Asanie. Więc nawet jeśli dzisiaj mieścisz się we wspomnianym limicie i nie płacisz za Asanę, warto rozważyć transfer na konto firmowe.
