Jak nie załatwić projektu?

Znasz pojęcia scope creep i gold plating? Czy wiesz, że to, co za tymi pojęciami się kryje, stanowi idealny sposób, żeby “załatwić” projekt, żeby sprawić, że z każdą chwilą będzie w nim działo się więcej złego niż dobrego?

Projekt na planowaniu się nie kończy, on się od planowania zaczyna. I etapem, który trwa najdłużej jest etap realizacji planu. Skupiamy się w nim na tym, żeby zrealizować każde zaplanowane działanie, nie przekraczając przy tym budżetu, dotrzymując terminów, dbając o jakość. Brzmi pięknie, ale w praktyce często ten nasz projekt wyskakuje z torów niczym wykolejony pociąg. Problem w tym, jak szybko Ty – jako maszynista – jesteś w stanie zareagować. Najlepiej w momencie, kiedy pociąg jeszcze jest na torach, ale zaczyna podskakiwać, bo są na nich drobne kamyki. Kiedy patrzę na wszystkie przyczyny wykolejenia się projektu, to mogłabym je podsumować jednym zdaniem – zawsze chodzi o interesy, które któraś ze stron próbuje załatwić (załatwiając w ten sposób projekt).

Przypadek #1

Przychodzi klient, dla którego projekt właśnie realizujesz i próbuje dodać do projektu jakiś ekstra element, którego nie przewidział, kiedy ustalaliście plan. Jeszcze gorzej, jeśli rozmawia nie z Tobą, ale bezpośrednio z członkiem zespołu projektowego, a ten – nieświadomy konsekwencji – zgadza się zmodyfikować swoje zadanie, żeby uszczęśliwić klienta.

Scope creep. Jak sobie z tym poradzić?

  • Nie dopuszczaj do sytuacji, w której klient rozmawia z bezpośrednio z członkami zespołu. W projekcie powinna być wyznaczona osoba, która odpowiada za kontakt z klientem. Najprawdopodobniej jesteś to Ty.
  • Rozmawiaj z zespołem i edukuj. Pokazuj potencjalne skutki dla projektu.

Co jeśli pojawi się taka propozycja ze strony klienta? Nie mów nie i nie mów tak. Warto pochylić się nad takim zgłoszeniem i zastanowić się, czy:

  • Czy planowany zakres projektu jest niewystarczający, żeby osiągnąć korzyści z tego projektu?
  • Jak ta zmiana zakresu wpłynie na koszt projektu i kolejne terminy?
  • Czy klient zgadza się na te zmiany?

Więcej informacji na temat wprowadzania zmian do projektu znajdziesz w artykule Zarządzanie zmianą w projekcie.

Przypadek #2

Zespół postanawia dodać coś ekstra do projektu, żeby zadowolić klienta (wkupić się w jego łaski) lub żeby ukryć elementy, które nie działają w tej chwili (i odwrócić od nich uwagę klienta). A może Ty – jako menedżer projektu – masz pokusę dorzucić coś, by „zarobić” dodatkowe punkty u klienta?

Gold plating. Co możesz zrobić w tej sytuacji?

  • Pod żadnym pozorem nie zgadzaj się na tego typu zmiany. Nie bądź też inicjatorem tych zmian.
  • Rozmawiaj z zespołem i edukuj. Pokazuj potencjalne skutki dla projektu.