Wiesz, jaki błąd obserwuję najczęściej w Asanie?
Zaczyna się niewinnie. Zakładasz konto, dodajesz projekty i napełniasz je zadaniami.
A później każdego dnia biegasz pomiędzy projektami, szukając swoich zadań do wykonania.
Przeklinasz Asanę i zaczynasz budować misterny system, w którym wszystkie zadania są w Asanie, a Twoje:
❌ na karteczkach post-it,
❌ w kalendarzu tradycyjnym lub w zeszycie,
❌ w kalendarzu Google,
❌ w innej aplikacji, jak np. todoist.
Czy to działa? No oczywiście, że nie działa.
A wszystko przez jeden błąd:
⛔ Nie korzystasz ze strony Moje zadania w Asanie.
A tam, jak kawa na ławę, masz wszystkie swoje zadania ze wszystkich projektów!
Wiem, że mogą te Moje zadania wyglądać mało przyjaźnie dla Ciebie. Dlatego przygotowałam 4 praktyczne sposoby na zarządzanie tą stroną.
Sposób 1 (domyślny)
Korzystasz ze strony Moje zadania w widoku lista. Musisz wiedzieć, że sekcja zatytuowana Ostatnio przypisane pełni taką samą rolę, jak Inbox na skrzynce mailowej. To tu pojawiają się wszystkie nowe zadania przypisane do Ciebie. Nie możesz tej sekcji usunąć, ale możesz zmienić jej nazwę i ją zwinąć, żeby nie zaprzątała Twojej uwagi.
Każdego dnia 1-2 razy dziennie zaglądasz do tej sekcji i jeśli pojawiają się nowe zadania, przenosisz je do jednej z pozostałych sekcji. Zgodnie z tym, kiedy planujesz się danym zadaniem zająć: Do zrobienia dzisiaj, Do zrobienia w przyszłym tygodniu lub Do zrobienia później.
Jedyną otwartą sekcją jest sekcja Do zrobienia dzisiaj, wszystkie inne są zwinięte.
Na koniec każdego dnia napełniasz sekcję Do zrobienia dzisiaj zadaniami z sekcji Do zrobienia w przyszłym tygodniu, tworząc plan zadań na dzień następny.
Raz w tygodniu (w piątek) napełniasz sekcję Do zrobienia w przyszłym tygodniu zadaniami z sekcji Do zrobienia później, tworząc plan zadań na kolejny tydzień.
Sposób 2 (personalizowany)
Korzystasz ze strony Moje zadania w widoku lista. Z sekcją Ostatnio przypisane postępujesz dokładnie tak samo, jak opisałam powyżej. Pozostałe sekcje reorganizujesz w sposób, z którego korzystasz tworząc swoje listy todo.
Jeśli na co dzień korzystasz z macierzy Eisenhowera, to przygotuj takie sekcje dodatkowe:
- ważne-pilne,
- ważne-niepilne,
- niepilne-ważne,
- niepilne-nieważne.
Twoim zadaniem będzie regularnie przenosić zadania z sekcji Ostatnio przypisane do jednej z przygotowanych sekcji. A dalsze działania będą wynikać wprost z tego, jak pracujesz z tymi sekcjami.
W przypadku macierzy Eisenhowera będziesz realizować zadania z sekcji ważne pilne i ważnie niepilne. Zadania z sekcji niepilne i ważne będziesz delegować do innych osób z zespołu, a zadania z sekcji niepilne i nieważne – eliminować.
Sposób 3 (po dacie)
Ten sposób moi klienci wybierają najczęściej i to nie bez powodu. Jeśli w widoku Lista zmienisz grupowanie z grupowania po sekcjach na grupowanie po dacie wykonania i wyłączysz wyświetlanie pustych grup, znikną sekcje, które opisałam przy okazji sposobu pierwszego. W ich miejsce pojawią się grupy zadań:
- Dzisiaj z zadaniami na dzisiaj
- Jutro z listą zadań na kolejny dzień
- Następne 7 dni z zadaniami, których data wykonania przypada w kolejnych 7 dniach
- Następne 30 dni itd.
Jeśli masz w Asanie jakieś otwarte zadania po terminie, pojawią się również sekcje wsteczne.
Nic nie musisz robić, po prostu każdego dnia zaglądasz do Asany na stronę Moje zadania i wykonujesz zadania, które znajdziesz w grupie Dzisiaj.
Sposób 4 (dla miłośników kalendarza)
Nie mogę pominąć tego widoku, a to z powodu, że od dłuższego czasu z niego korzystam. Możesz wybrać widok tygodniowy (ten rekomenduję, ze względu na widoczność zadań) lub miesięczny.
Jeśli z tego widoku będziesz korzystać, to pamiętaj o tych dwóch kwestiach:
- Przesuwanie zadania w prawo lub w lewo powoduje, że zmienia się data wykonania w tym zadaniu. Będzie miało to znaczenie dla projektu, w którym to zadanie występuje i dla osób, które realizują zadania następne. Weź to pod uwagę, kiedy poczujesz chęć do zbalansowania zadań pomiędzy dniami.
- W poniedziałek upewnij się, że w poprzednim tygodniu nie zostały jakieś niedokończone zadania. Asana w poniedziałek pokaże Ci nowy tydzień i możesz bardzo łatwo stracić z oczu to, co miało termin wykonania ustawiony na tydzień poprzedni, a czego z różnych powodów nie dokończyłaś/eś.
Ciekawa jestem, który z tych sposobów przetestujesz w pierwszej kolejności. Tak, użyłam słowa „przetestujesz”, bo zachęcam Cię do eksperymentowania. Ja mój system zmieniałam już trzy razy, żeby było idealnie dla mnie.
A jeśli chcesz zobaczyć, jak to wygląda w praktyce, sprawdź mój Asana Przewodnik dla początkujących: https://zarzadzajskutecznie.pl/asana-dla-poczatkujacych/