Aplikacje do zarządzania projektami: Monday

Jakiś czas temu usłyszałam dużo pozytywnych słów na temat aplikacji Monday. Zaciekawiona weszłam na stronę i cennik mnie mocno zniechęcił. Postanowiłam na własnej skórze przekonać się, czy za miesięcznym abonamentem idzie taka funkcjonalność, że “osłodzi” mi poniesione koszty. Zapraszam Cię do zapoznania się z moją opinią na temat aplikacji Monday.

Cena abonamentu aplikacji Monday

Skoro już we wprowadzeniu do tego artykułu wspomniałam cenę, muszę zacząć od tego aspektu pracy w aplikacji Monday.

Aplikacja Monday w wersji darmowej jest dostępna wyłącznie w okresie próbnym, który trwa 2 tygodnie. W tym czasie masz dostęp do wersji Pro Plan, czyli korzystasz z wszystkich dobrodziejstw tej aplikacji.

Po dwóch tygodniach czas na decyzję – czy będziesz korzystać z tej aplikacji i który plan wybierzesz:

  • Basic,
  • Standard,
  • Pro.

Cena abonamentu w każdym z tych planów uzależniona jest od liczby użytkowników. Po szczegóły Cie odsyłam na stronę z cennikiem.

No dobrze, to może za taką ceną idzie mega-super-ekstra-przydatna funkcjonalność?

Przegląd funkcjonalności aplikacji Monday

Zakładanie konta

Zakładanie konta jest proste i intuicyjne.

Tak, jak wspomniałam, po utworzeniu konta dostajesz dostęp do wszystkich funkcjonalności planu Monday Pro na dwa tygodnie za darmo. Tak sobie myślę, że to bardzo sprytne posunięcie, bo przez te 2 tygodnie polubisz najdroższą wersję aplikacji i trudno Ci będzie przenieść się na tańszy abonament.

Widoki

W aplikacji Monday mamy następujące widoki:

  • Inbox, który jest Twoją skrzynką powiadomień na temat zadań i projektów,
  • My week, w którym znajdziesz listę zadań przypisanych do Ciebie,
  • Boards, w którym znajdziesz listę projektów, listy zadań, portfolio itd. Po wybraniu konkretnego projektu lub listy, wyświetli Ci się lista zadań przypisanych do tego projektu/listy.
  • Dashboards pozwala na zdefiniowanie widoków – status ważnego projektu, lista moich zadań itp. Masz do dyspozycji rozbudowaną listę widgetów, dzięki którym możesz stworzyć jeden lub więcej przydatnych widoków.

Planowanie projektu

Tutaj uczciwie muszę powiedzieć, że aplikacja Monday wymiata. Nie sposób tego opisać, bo wyszedłby elaborat, ale w skrócie:

  • Tworząc nowy projekt masz do dyspozycji niezliczoną liczbę szablonów (tak, na pewno jest policzalna, ale i tak nie mogę się przestać nią zachwycać): znajdziesz tu nie tylko standardowe projekty, ale również grupę szablonów dla Content production, Sales and customers, Freelancers, Office operations i wiele innych. Każdy zawiera predefiniowana listę pól, dostosowaną do typu danego projektu.
  • Możesz personalizować pola w projekcie i masz tutaj naprawdę szerokie pole do popisu.

Mała uwaga – projekty są wyświetlane w postaci tabel, co zwiększa czytelność projektu w porównaniu np. z listami w Asanie.

Widok projektu w aplikacji Monday

Komunikacja

Aplikacja Monday zawiera funkcjonalność o nazwie Notification Center, które pozwala ustawiać automatyczne powiadomienia i dodatkowe operacje, kiedy:

  • zmieni się status danego zadania,
  • do zadania zostanie przypisana konkretna osoba,
  • nadejdzie ustalona data,
  • chcemy wykonywać pewne akcje cyklicznie.

Na pierwszy rzut oka wygląda to bardzo ciekawie:

Monday – Notification Center

Widok Inbox pokazuje wszystkie zmiany w projektach od ostatniego logowania w aplikacji. Ciekawą opcją jest to, że w Monday możemy sobie zaznaczyć te powiadomienia w Inbox, które nas szczególnie interesują. Dzięki temu możemy je w dowolnym momencie sprawdzać.

W aplikacji Monday mamy możliwość komentowania pojedynczych zadań. Nie udało mi się znaleźć, gdzie można rozmawiać o projekcie – na poziomie projektu. Wymiana komentarzy pod zadaniem dotyczyć powinna zadania, w którym są one umieszczone. Natomiast bardzo często jest potrzeba komunikacji/dyskusji o projekcie i tutaj takiej opcji brak (albo ja jej nie znalazłam).

Druga kwestia, której nie udało mi się ustalić, to komunikacja na poziomie zespołu. Można tworzyć zespoły, ale:

  • opcja jest bardzo ukryta,
  • wygląda na to, że jeden email nie może być przypisany do większej liczby zespołów (tylko do jednego),
  • nie można tworzyć projektów w zespołach (ograniczając widoczność pewnych projektów tylko do wybranej grupy osób).

Odnośnie ostatniego punktu, Monday zezwala na projekty prywatne lub projekty, do których dostęp jest możliwy tylko poprzez link (podobne do share’owania plików w Dropbox czy Google Drive).

Raportowanie

Nie znalazłam w aplikacji Monday możliwości stworzenia raportów. Zamiast tego Monday pozwala dodać do swojego Dashboardu widget prezentujący status wybranego przez siebie projektu:

Można również ograniczyć dostęp do danego Dashboardu.

Podsumowanie

Na korzyść Monday przemawiają:

  • widok projektu w formie tabel, który dla mnie jest bardziej czytelny niż format listy czy tablicy,
  • możliwość dodania wielu różnych typów pól,
  • ilość dostępnych szablonów podczas tworzenia projektów,
  • możliwość monitorowania czasu spędzonego nad zadaniem, bez konieczności integracji z innymi aplikacjami (szkoda, że ta funkcjonalność jest dostępna tylko w najdroższym planie),
  • automatyzacje,
  • możliwość tworzenia personalizowanych Dashboardów.

Dużym minusem jest:

  • cena abonamentu,
  • brak możliwości korzystania z wersji darmowej przez cały czas korzystania z aplikacji (okres próbny wynosi 2 tygodnie),
  • brak możliwości komunikacji na poziomie projektu, z której bardzo często korzystam.

Jesteś ciekaw innych aplikacji wspierających zarządzanie? Koniecznie zajrzyj pod ten link.