Aplikacje do zarządzania projektami: ClickUp

Aplikacja ClickUp jest bardzo często polecana na amerykańskich grupach związanych z biznesem. Ponieważ można skorzystać z darmowego planu abonamentowego, postanowiłam sprawdzić, jak się w niej pracuje. Przeczytaj poniższy wpis i sprawdź, do jakich wniosków doszłam.

Ile kosztuje aplikacja ClickUp?

Do wyboru są 4 plany:

  • Free (bezterminowy),
  • Unlimited,
  • Business,
  • Enterprise (brak ceny).

Szczegóły poszczególnych planów znajdziesz na stronie ClickUp. Ja zarejestrowałam się w planie darmowym i ten właśnie plan będę omawiać w tym artykule.

Jeśli chcesz od razu sprawdzić plan płatny, masz taką możliwość – w planach Unlimited i Business można wybrać bezpłatny okres próbny.

Przegląd funkcjonalności aplikacji ClickUp

Zakładanie konta

Zakładanie konta składa się z kilku kroków:

  • zaczynasz od podania swojego adresu email,
  • następnie podajesz swóje dane, ustawiasz hasło i wpisujesz kod weryfikacyjny, który został przesłany na Twoją skrzynkę mailową,
  • w kolejnym kroku możesz ustawić swój avatar, wybrać kolory, zintegrować konto z innymi aplikacjami,
  • ostatni krok to decyzja, czy będziesz w tej aplikacji działać sama/sam, czy z zespołem – ClickUp wskazuje pewne różnice w dostępnych funkcjonalnościach w zależności od wybranej opcji.

Widoki

Ciekawa jest struktura widoku na koncie w aplikacji ClickUp. Mamy przestrzenie robocze (workspace). Przy tworzeniu takiej przestrzeni określamy, czy to jest nasza prywatna workspace czy zespołowa.

Następnie, w ramach jednej przestrzeni roboczej możemy mieć wiele przestrzeni projektowych/zespołowych (space), a w pojedynczej przestrzeni projektowej mamy foldery i listy, o których będę jeszcze mówić.

Przyznam szczerze, że chcę potestować jeszcze, jak to wszystko powinno być skonfigurowane, żeby mieć pewność, że nie udostępniamy informacji jednego klienta drugiemu klientowi czy innym podwykonawcom i współpracownikom. Istotne jest to, żeby również swoich własnych projektów nie udostępniać osobom niepowołanym. Na pewno takie testy zrobię i dam Wam znać.

Planowanie

W ramach jednej przestrzeni projektowej/zespołowej (space) można tworzyć folder, a w nim listy (odpowiadające projektom). W ramach listy tworzymy poszczególne zadania, jakie będą realizowane w ramach projektu. Możemy stworzyć taką strukturę “od zera” lub skorzystać z gotowych szablonów.

ClickUp – Widok projektu

Można również utworzyć listę (projekt) bezpośrednio w przestrzeni projektowej (z pominięciem folderu). Nie wpływa to na funkcjonalność listy.

Jak wygląda planowanie w ClickUp? Po utworzeniu struktury projektu przystępujemy do tworzenia zadań:

  • każde zadanie ma swoją nazwę,
  • miejsce na opis,
  • przypisaną osobę,
  • ustalone daty: rozpoczęcia i zakończenia zadania.

Zadaniom (oraz projektom) możemy nadawać priorytety, co w wielu sytuacjach jest niezwykle istotne!

ClickUp – Widok zadania

Oprócz przypisania tagów, w każdym zadaniu możemy utworzyć:

  • podzadania,
  • checklisty (wow!).

Tych możliwości jest bardzo dużo zarówno na poziomie zadania, jak i na poziomie listy, dla której możemy dowolnie modyfikować sposób prezentacji i dodawać nowe pola – za to duży plus!

W ramach listy zadania pogrupowane są według statusów. Listę dostępnych statusów możemy dowolnie zmodyfikować podczas tworzenia struktury projektu.

Komunikacja

Podobnie, jak w Asanie, również w ClickUp istnieje możliwość komunikacji na poziomie projektu.

To, co bardzo mnie przekonuje, to komunikacja na poziomie zadania. Tutaj możemy nie tylko dodać komentarz, ale również przypisać go do konkretnej osoby – co może być przydatne np. w sytuacji, kiedy zadanie jest zblokowane. Co więcej, osoba, do której taki komentarz jest przypisany, może go oznaczyć jako rozwiązany, dając tym samym znak do kontynuowania pracy nad zadaniem.

Raportowanie

Niestety w planie darmowym raportowanie jest bardzo ubogie. Sekcja Reporting pozwala wyświetlać tylko ukończone zadania.

Na pociechę, na poziomie zadań możemy dodać pole Postęp (aktualizowane ręcznie lub automatycznie), co daje nam podgląd na stan zadań (pod warunkiem, że osoby odpowiedzialne za te zadania będą aktualizować to pole. Dodatkowo – po dodaniu projektu do sekcji Portfolios – postęp na poziomie projektu wylicza nam się automatycznie.

Podsumowanie

Plusy aplikacji ClickUp (bardzo dużo dostępnych funkcji mnie ujęło, umieszczę więc tutaj tylko te, które ucieszyły mnie najbardziej):

  • checklisty w zadaniach,
  • możliwość przypisywania komentarzy i oznaczania ich jako ukończone,
  • priorytetyzowanie zadań,
  • opcja dodania i konfigurowania dodatkowych pól w zadaniach,
  • możliwość tworzenia portfolio.

Minusy aplikacji ClickUp:

  • integracje np. z Google Drive czy Dropbox są dostępne w planach płatnych.

Aplikacja ClickUp – w moim odczuciu – jest połączeniem Asany i Monday, wybierając z obu to, co najlepsze. Mam jeszcze wiele pytań, zwłaszcza o współdzielenie projektów, ale na ten moment jestem pod wrażeniem funkcji aplikacji ClickUp i z pewnością, będę ją jeszcze testować.

Zapraszam Cię również do lektury wpisu 5 aplikacji wspierających zarządzanie projektami, w którym ClickUp jest jedną z wymienionych przeze mnie aplikacji.