Planowanie projektu to jedno, ale kiedy rozpoczyna się realizacja projektu musimy monitorować zarówno czas, jak i koszt. Z pomocą przychodzą nam aplikacje do pomiaru czasu pracy. Zapraszam Cię do zapoznania się z aplikacją Toggl.
Ile kosztuje abonament w Toggl?
Aplikacja Toggl udostępnia trzy plany abonamentowe:
- Free to plan darmowy, którego jedynym mankamentem jest limit 5 osób w zespole; jak za chwilę się przekonasz, plan Free ma wszystko, czego potrzebujesz z wyjątkiem nielimitowanej liczby osób w zespole
- Starter w cenie $9 za użytkownika,
- Premium, płatne $18 za użytkownika.
Wszystkie plany znajdziesz w cenniku aplikacji Toggl, a dokładne omówienie funkcji oferowanych w każdym z tych planów znajdziesz pod tym linkiem. Ja skupię się teraz na opisaniu funkcjonalności, jakie znajdują się w planie darmowym.
Przegląd funkcjonalności aplikacji Toggl
Zakładanie konta
Założenie konta jest bardzo proste – wystarczy podać swój adres email oraz hasło, żeby otrzymać dostęp do darmowej wersji aplikacji.
Widoki
Po zalogowaniu do aplikacji Toggl zobaczysz ekran, w którym:
- po lewej stronie znajduje się kokpit, a w nim wiele przydatnych funkcji, o których więcej za chwilę,
- główne okno, w którym realizujemy wybraną funkcję.
W aplikacji masz do wyboru następujące funkcje:
- Timer do pomiaru czasu,
- Dashboard, wyświetlający – dla danej osoby lub dla zespołu – zestawienie wszystkich zrealizowanych zadań w wybranym przedziale czasu,
- Reports to widok, w którym możemy wybrać sposób prezentacji danych (uproszczony lub rozbudowany) i wyeksportować te dane do pliku,
- Projects to miejsce, w którym definiujesz projekty realizowane dla klientów,
- Clients to lista Twoich klientów,
- Team to funkcja, z której pomocą zdefiniujesz swój zespół.
Pomiar czasu
Żeby zmierzyć czas dla konkretnego zadania potrzebujesz stworzyć projekt, który będzie przypisany do konkretnego zespołu i do konkretnego klienta.
Sam pomiar może odbywać się na dwa sposoby:
- uruchamiasz stopper w momencie, kiedy siadasz do pracy nad danym zadaniem (musisz pamiętać, żeby zatrzymać stopper na koniec pracy),
- zapisujesz czas poświęcony na realizację danego zadania już po jego zakończeniu (przydatne np. w sytuacji, kiedy chcesz zaraportować czas spędzony na spotkaniu).
Raporty
W widoku Reports możesz wygenerować raport, filtrując dane po zespole, kliencie, projekcie i/lub przedziale czasu.
Aplikacja umożliwia kilka sposobów prezentacji danych: Summary (ogólny, wzbogacony o wykresy kołowe), Detailed (pełna lista zrealizowanych zadań) oraz Weekly (szczegółowy raport ograniczony do jednego tygodnia). Gotowy raport możesz wyeksportować do pliku w formacie PDF lub CSV (w wersji płatnej jest możliwość eksportu do pliku XLSX).
Podsumowanie
Korzystam z aplikacji Toggl już bardzo długo i nie umiem znaleźć żadnej wady (z wyjątkiem limitu 5 osób). Wymienię zatem tylko plusy:
- jest bardzo intuicyjna,
- robi dokładnie to, co ma robić (nie jest przeładowana dodatkowymi funkcjami),
- można ją zintegrować z wieloma aplikacjami do zarządzania projektami – dokładne zestawienie znajdziesz tutaj,
- możesz skorzystać z tej aplikacji w telefonie, w przeglądarce (zarówno poprzez adres WWW, jak i poprzez rozszerzenie do przeglądarki Chrome), instalując program na swoim komputerze,
- jeśli nie wiesz, który plan abonamentowy jest odpowiedni dla Twojej organizacji/Twoich projektów, możesz skorzystać z 30-dniowego okresu próbnego w jednym z dostępnym planów.
A z jakiej aplikacji do pomiaru czasu Ty korzystasz?
