Wiedza – jej zdobywanie, zapamiętywanie i dzielenie się – to jeden z podstawowych czynników sukcesu każdego projektu. Jak mieć pewność, że wszystko, co ważne, zostanie zapamiętane? Jak wykorzystać wiedzę organizacji w nowym projekcie? Baza wiedzy to odpowiedź na te pytania. Zapraszam do lektury tego posta oraz do dzielenia się wiedzą i doświadczeniem, by zarządzanie kolejnym projektem było bardziej skuteczne.
Baza wiedzy o produkcie
Celem większości projektów jest wytworzenie nowego produktu lub też wprowadzenie nowych funkcjonalności do istniejącego produktu. Baza wiedzy z tego zakresu powinna zawierać:
- Szczegółowe wymagania dla produktu i procesu jego wytwarzania – ze szczególnym uwzględnieniem zależności pomiędzy kolejnymi etapami jego produkcji.
- Każde wymaganie powinno być opatrzone numerem wersji. Jeśli w trakcie rozwoju produktu dojdzie do zmian istniejących wymagań, będziesz mieć dostęp do danych historycznych. Jest to szczególnie istotne, gdy otrzymasz informację od użytkownika o błędzie znalezionym w starszej wersji produktu.
- Dla każdego wymagania powinny zostać zdefiniowane testy, których wykonanie w dowolnym momencie wykaże, czy wymaganie jest spełnione, czy też nie. Pomyśl o automatyzacji testów.
- Opatrz numerem każdą kolejną wersję produktu. Numeruj nie tylko wersje końcowe, ale również kolejne wersje pośrednie. Dla każdej wersji produktu zapisz, jakie wymagania są w niej spełnione i jakie błędy zostały naprawione.
- Jeśli w danej wersji produktu został wprowadzony błąd, dodaj tę informację. Dla każdego błędu powinieneś móc łatwo sprawdzić, w której wersji produktu został on wprowadzony, a w której naprawiony.
- Większość błędów wprowadzonych w trakcie produkcji jest znajdowana w testach i naprawiana. Zdarza się i tak, że decydujemy się przekazać klientowi produkt z błędem (known error). W takiej sytuacji w bazie wiedzy powinna znaleźć się informacja, jak użytkownik może radzić sobie z tym błędem i wykorzystywać produkt w swojej działalności (workaround).
Baza wiedzy o produkcie – co jeszcze warto zapamiętać
- Wiedza pomocnicza o dodatkowych narzędziach wykorzystywanych w produkcji lub testowaniu produktu. Spisuj, jak skonfigurować i uruchomić dane narzędzie, by w pełni wykorzystać jego możliwości. Pamiętaj o takim stopniu szczegółowości, by nowy pracownik mógł z łatwością zacząć pracę z takim narzędziem. Zachęcam też tutaj, by angażować nowych członków zespołu, którzy dopiero poznają produkt, by to oni tworzyli/uzupełniali tego typu procedury. Z tej perspektywy lepiej widać, co powinno być uwzględnione w instrukcji.
- Często zdarza się tak, że wiedza o produkcie czy technologii jest zdobywana od ekspertów z organizacji lub też spoza organizacji. Upewnij się, że efekty tych szkoleń nie zostaną tylko w głowach osób w nich uczestniczących. Poproś o przygotowanie prezentacji ze szkolenia i dodaj ją do bazy wiedzy o produkcie.
Baza wiedzy o projekcie
Jeśli chodzi o projekt, baza wiedzy powinna być uzupełniona o takie informacje jak:
- Budżet projektu – zarówno plan, jak i jego wykorzystanie w ciągu trwania projektu
- Harmonogram projektu
- Lista ryzyk z uwzględnieniem wpływu ryzyka na projekt i planem reakcji na ryzyko
- Dokumentacja projektu
- Informacja o żądaniach zmiany projektu – zarówno o tych zaakceptowanych i wprowadzonych, jak i o tych odrzuconych, wraz z uzasadnieniem decyzji
- Tzw. “lessons learned”, czyli co się udało, a co się nie udało w projekcie i jakie akcje zostały zaplanowane w wyniku tej analizy. Ważne jest, by ten rejestr stworzyć i aktualizować, a zdefiniowane akcje wdrażać w trakcie trwania projektu, a nie tylko na jego końcu.
Baza wiedzy po zakończeniu projektu
Cała wiedza nabyta podczas trwania projektu staje się własnością i kapitałem organizacji. Czerpać z niej będą następne podobne projekty:
- Przy decydowaniu o zasadności danego projektu
- Przy definiowaniu harmonogramu i budżetu projektu
- Przy definiowaniu odpowiedzi na ryzyka
- Przy definiowaniu zasobów projektu
Czerpać z tej wiedzy będzie również organizacja korzystająca z produktu w swoich codziennych zadaniach:
- Wiedza o dostępnych funkcjonalnościach produktu
- Wiedza o aktualnej konfiguracji produktu
- Wiedza o istniejących błędach w działaniu produktu (known errors) i sposobach radzenia sobie z tymi błędami (workarounds)
Podsumowanie
Aktualizowanie bazy wiedzy i wykorzystanie informacji w niej zawartej ma istotne znaczenie dla organizacji, projektów i zespołów. Ma znaczenie dla Ciebie. Czy dbasz o to, by zawierała komplet danych? Czy umiesz korzystać z tych danych?
