Zarządzanie usługami B2B w Asanie opiera się na dwóch filarach: powtarzalnym schemacie działania (zapisanym w formie szablonu w Asanie) oraz na pulpicie zarządzającym, na którym masz ciągły pogląd na aktualne statusy projektów (tu z pomocą przychodzi nam raportowanie w projekcie połączone z dedykowanym portfolio).
W tym artykule pokażę Ci, jak skonfigurować system, który eliminuje chaos i pozwala Twojemu zespołowi dowozić projekty na czas.
Obejrzyj to video. Dowiesz się z niego:
- Dlaczego wszystko zaczyna się nie od Asany, a od Miro?
- Jak przygotować szablon projektu, żeby zapewnić powtarzalność realizowanej usługi?
- O co warto jeszcze zadbać w szablonie?
- Jak raportowanie statusu pomaga Tobie monitorować pracę zespołu?
- Jak działa widok portfolio w planie Advanced i dlaczego moi klienci go uwielbiają?
Jak zarządzać usługami B2B w Asanie?
Oto Twoja instrukcja krok po kroku:
- Zdefiniuj przebieg procesu w Twojej firmie.
- Najlepiej będzie, jeśli zamodelujesz ten proces w aplikacji Miro.
- Utwórz nowy szablon projektu w zespole, który zajmuje się realizacją zleceń dla klientów.
- Dodaj sekcje, odzwierciedlające poszczególne etapy pracy.
- Wypełnij sekcje zadaniami i kamieniami milowymi.
- Połącz zadania zależnościami.
- Jeśli korzystasz z Asany Advanced, zdefiniuj role i przypisz zadania do ról.
- W trakcie tworzenia projektu z szablonu, będziesz mógł przypisać konkretne osoby do tych ról.
- Przypisz poszczególne zadania do odpowiednich osób (jeśli dane zadanie zawsze wykonuje ta sama osoba).
- Ustal względne daty wykonania w zadaniach, jeśli jest to zasadne.
- W trakcie tworzenia projektu z szablonu, wskażesz datę rozpoczęcia zlecenia i Asana uzupełni daty w zadaniach zgodnie z tym terminem.
- Na poziomie szablonu ustal, kto zawsze będzie członkiem projektu, który powstanie z tego szablonu.
- Zadbaj o odpowiednie ustawienia dostępu tych osób do projektu.
- Ustal uprawnienia dostępu do szablonu.
- Zadbaj o to, żeby uprawnienia do edycji miał właściciel procesu i administratorzy Asany.
- Jeśli korzystasz z Asany Advanced, przygotuj portfolio i na poziomie szablonu projektu ustaw dodawanie projektu do tego portfolio.
- Dzięki temu każdy projekt, który powstanie z tego szablonu będzie automatycznie dołączony do tego portfolio.
TIP:
Dodaj w projekcie dodatkowe sekcje:
- Info – w tej sekcji będziesz przechowywać ważne informacje, linki do kluczowych dokumentów itp.
- Zadania koordynujące – w tej sekcji będą umieszczane zadania związane z pracą koordynatora projektu. Możesz tę sekcję wstępnie wypełnić zadaniami.
- Zadania niezaplanowane – w tej sekcji zespół będzie dodawał zadania, które pojawiły się na etapie realizacji projektu (są np. wynikiem spotkania z klientem i akcji, jakie na tym spotkaniu zostały zdefiniowane).
- Spotkania – sekcja na planowanie spotkań z klientem, tworzenie agendy i pisanie podsumowań ze spotkań.
Zastanawiasz się nad wdrożeniem Asany w Twojej firmie i zbudowaniu efektywnego systemu zarządzania Twoją firmą? Umów się na bezpłatną konsultację i sprawdź, jak mogę Ci w tym pomóc.
Przejdź do kalendarza i umów spotkanie w dogodnym dla Ciebie terminie.
Pytania i odpowiedzi
Która wersja Asany sprawdzi się najlepiej w tego typu procesach?
Jeśli chcesz skorzystać z wszystkich korzyści, jakie daje portfolio w Asanie, potrzebujesz planu płatnego Advanced.
Ile czasu zajmuje wdrożenie takiego systemu?
Jeśli wiesz, jak ten proces działa w Twojej firmie (masz gotowy model takiego procesu), implementacja zajmuje 3-6 godzin (w zależności od stopnia złożoności procesu). Dodaj do tego czas potrzebny na przeszkolenie zespołu.
Czy klient musi mieć konto w Asanie?
Ten proces będzie działał dokładnie tak samo, niezależnie od tego, czy klienta zaprosisz do swojej Asany czy też nie. Jeśli masz dobrze skonfigurowaną Asanę, zaproszeni klienci są w Asanie gośćmi i nie musisz dla nich wykupować dodatkowych licencji.
