Zapewne zgodzisz się ze mną, że żaden projekt nie ma szans zakończyć się sukcesem, jeśli nie będzie w nim skutecznej wymiany informacji. I wcale nie chodzi tutaj o wypracowany zespołowo szablon maila czy prezentacji. To jest ważne, ale powiedzmy sobie szczerze – to nie jest najważniejsze. Na czym polega komunikacja w projekcie? Zapraszam do lektury.
Menedżer projektu spędza na komunikacji 90% swojego czasu w projekcie. Komunikacja jest obecna w projekcie od jego formalnego startu aż do zakończenia. I mimo, że obiecałam Ci najbliższe wpisy na temat realizacji projektu, ten wpis będzie inny. Dlaczego? Wszystkie metodyki zarządzania projektami skupiają się na zdefiniowaniu podejścia do komunikacji w projekcie i poświęcają jej dużo uwagi – zarówno przy omawianiu komunikacji jako takiej, jak i przy omawianiu tematu interesariuszy projektu.
Na czym polega komunikacja w projekcie?
Komunikacja w projekcie to:
- przesyłanie odpowiednim osobom,
- właściwej informacji,
- we właściwym czasie,
- wykorzystując do tego odpowiednie narzędzia.
Przesyłanie odpowiednim osobom
Komunikacja odbywa się na wielu płaszczyznach:
- wewnątrz zespołu projektowego,
- pomiędzy projektami i z innymi menedżerami projektów,
- do wyższej kadry zarządzającej,
- do pozostałych interesariuszy projektu.
W efekcie powstaje bardzo wiele kanałów komunikacji. Czy jesteś w stanie powiedzieć, ile kanałów komunikacji jest w 10-osobowym zespole? Spieszę z podpowiedzią: 45. I wcale nie musisz rozrysowywać na kartce wszystkich wariantów. Wystarczy, że skorzystasz ze wzoru: n*(n-1)/2, gdzie n to liczba osób.
Dlatego powinieneś skupić się na tym, żeby zdefiniować główne kanały komunikacji i wyznaczyć osoby odpowiedzialne np. za kontakt z klientem.
Przesyłanie właściwej informacji
To, co będziemy przesyłać, uzależnione będzie od konkretnych oczekiwań odbiorców. Z pomocą przyjdzie Ci analiza interesariuszy projektu.
Przesyłanie wykorzystując odpowiednie narzędzia
Pośród metod komunikacji wyróżnić możemy:
- komunikaty nieformalne wysyłane pisemnie z wykorzystaniem wiadomości email czy też poprzez komunikatory, z których korzystają zespoły,
- formalne komunikaty w formie pisemnej, do których zaliczymy dokumenty projektowe czy kontrakty,
- nieformalne komunikaty werbalne, z którymi mamy do czynienia podczas spotkań
- formalne komunikaty werbalne, takie jak wystąpienia publiczne czy prezentacje.
Możesz się też spotkać z następującym podziałem metod komunikacji:
- interaktywny – poprzez spotkania,
- model pull, w którym rozsyłamy wiadomość np. email do wszystkich zainteresowanych osób
- oraz model push, w którym umieszczamy informację na wirtualnej tablicy.
Wybór konkretnego narzędzia będzie uzależniony od kilku czynników:
- jak szybko dana informacja powinna dotrzeć do odbiorców,
- czy informacja nie zawiera treści poufnych,
- jakimi możliwościami technicznymi dysponujemy w organizacji
- oraz czy odbiorcy potrafią posługiwać się wybranym narzędziem.
Podsumowując
Powiem Ci szczerze, że mam niedosyt. Ale temat komunikacji w projekcie jest tak szeroki, że nie sposób omówić go w jednym artykule.
Pamiętaj! Twoje zadanie – jako menedżera projektu – nie polega na kontrolowaniu każdej wiadomości, jaka jest wysyłana w projekcie. Jest to po prostu niemożliwe! Twoje zadanie polega na zarządzaniu procesem komunikacji.
