W tym artykule odpowiem na pytanie, które dostałam od jednego z czytelników bloga: Jak stworzyć budżet projektu? Wszyscy rozprawiają o tym, jak przygotować harmonogram, a ja potrzebuję przygotować budżet. W tym artykule znajdziesz nie tylko przepis na budżet, ale również odpowiedź na pytanie, dlaczego o budżecie mówi się rzadziej niż o harmonogramie.
Różne podejścia do budżetu projektu
Zacznę od końca, czyli najpierw odpowiem na pytanie, dlaczego o budżecie mówi się rzadziej. Wynika to z faktu, że różne organizacje w różny sposób podchodzą do tego tematu. W swojej karierze spotkałam się z takimi trzema rozwiązaniami tej kwestii:
- W planowaniu projektu pomijamy temat wydatków, cała „zabawa” w liczenie odbywa się poza projektem i menedżer projektu nie poświęca temu zagadnieniu czasu.
- Podczas planowania skupiamy się na wyliczeniu budżetu w postaci liczby roboczogodzin, jakie na dany projekt muszą poświęcić poszczególne zespoły zaangażowane w projekt. Później – w trakcie realizacji projektu – skupiamy się na tym, czy godziny są spalane zgodnie z planem czy też nie.
- W trzecim rozwiązaniu wszystkie koszty projektu reprezentowane są w złotówkach (lub dolarach). Koszty roboczogodzin są również przeliczane na pieniądze. W trakcie realizacji projektu weryfikujemy poniesione wydatki i porównujemy z planem.
W podejściu 2 i 3 istotne jest, żeby plany uwzględniały plan wydatków w podziale na:
- miesiące,
- typy wydatków.
Co składa się na budżet projektu?
W budżecie projektu powinieneś uwzględnić wszystkie wydatki, jakie są wymagane z punktu widzenia projektu:
- koszt osób zatrudnionych w projekcie (uwzględniając również opłaty za miejsce do pracy, komputer itd),
- koszt menedżera projektu oraz pensje wyższej kadry kierowniczej działu, w którym realizowany jest projekt,
- zakup sprzętu, aplikacji i licencji,
- wydatki na treningi dla zespołu projektowego,
- koszt podwykonawców,
- zakup komponentów,
- koszt jakości,
- koszt ryzyka,
- pozostałe rezerwy budżetowe.
Na którym etapie powinien powstać budżet projektu?
Żeby ustalić budżet projektu realizowanym w podejściu klasycznym wykonaj następujące kroki:
- Ustal wymagania
- Stwórz WBSy (ang. Work Breakdown Structure)
- Zdefiniuj aktywności
- Oszacuj czas potrzebny na realizację tych aktywności oraz jakie zasoby są potrzebne w każdej z nich
- Zdefiniuj harmonogram projektu
- Oszacuj koszty
- Stwórz budżet
W podejściu zwinnym musimy pamiętać o dwóch kwestiach:
- budżet projektu jest stałą (podobnie jak czas i jakość) – zmianie ulega tylko zakres projektu,
- na początku projektu docelowy zakres nie jest znany, zmiany w tym obszarze są na porządku dziennym.
W związku z tym budżet estymowany jest na dość wysokim poziomie.
O czym jeszcze powinieneś pamiętać, jeśli chodzi o budżet projektu
Wszystkie firmy planują swoje budżety w ujęciu rocznym. Oznacza to, że zanim trafisz do danego projektu i rozpoczniesz planowanie, do tego projektu został już przypisany jakiś budżet. Budżet oparty na bardzo małej liczbie danych o tym projekcie. W rezultacie mogą Cię spotkać dwie sytuacje:
- konieczność dostosowania projektu do tego budżetu, żeby mówiąc wprost „zmieścić się” w tym budżecie, w przeciwnym razie organizacja może w ogóle zrezygnować z realizacji tego projektu,
- całościowy budżet projektu będzie zgodny z tym, co ustalisz podczas planowania, ale budżet na poszczególne miesiące już nie – będziesz musiał tak zmienić plany, żeby te koszty ponoszone w poszczególnych miesiącach odpowiadały temu, co zostało zaplanowane wiele miesięcy wcześniej.
Podsumowując
Budżet projektu jest niezwykle ważną kwestią z punktu widzenia organizacji, zagadnień do omówienia jest bardzo dużo. Nie wyczerpałam jeszcze tematu, ale nie chciałam pisać elaboratu. Czego jeszcze chciałbyś się dowiedzieć na ten temat?
