Jakoś czy jakość. Planując projekt jesteśmy wyczuleni na jakość, ale później – kiedy jest trochę pod górkę – odpuszczamy i często na koniec zostajemy z tym „jakoś”. Jestem pewna, że wiesz, co się potem dzieje 🙂 Tematem na dzisiaj jest jakość w projektach, czyli co dokładnie na ten temat mówią metodyki i dobre praktyki zarządzania.
Co to jest jakość?
Zacytuję tutaj definicję jakości zawartą w metodyce PRINCE2:
Jakość jest zwykle zdefiniowana jako ogół właściwości i cech inherentnych lub przypisanych produktowi, osobie, procesowi, usłudze i/lub systemowi, które umożliwiają wykazanie, że spełnia on oczekiwania lub zaspokaja określone potrzeby, wymagania lub specyfikacje.
PRINCE2 – Skuteczne zarządzanie projektami
Co oznacza jakość w projektach?
Zanim przejdę do omawiania poszczególnych metodyk, chcę zwrócić Twoją uwagę na fakt, że jakość w projektach to:
- z jednej strony jakość rezultatu, jaki otrzymamy po zakończeniu projektu, czyli jakość produktu lub usługi, nad którą pracowaliśmy,
- a z drugiej to jakość zarządzania projektem.
Jakość jest jednym z czynników, które bierzemy pod uwagę oceniając, czy dany projekt możemy uznać za zakończony z sukcesem.
Pojęcia, które powinieneś znać
Z jakością związane są pojęcia:
- prewencja, czyli zapobieganie błędom,
- inspekcja, czyli wykrywanie błędów,
- CoQ (Cost of Quality) to koszt, na który składają się:
- koszty zapobiegania błędom, czyli wszystko to, co pozwala zbudować jakościowo dobry produkt/usługę (odpowiedni czas na pracę nad produktem, treningi, procesy, narzędzia,
- koszty związane z testowaniem i wykonywaniem inspekcji,
- oraz koszty związane z naprawą znalezionych błędów (zarówno przez zespół projektowy, jak i przez klienta),
- CoPQ (Cost of Poor Quality) to koszty związane z naprawą znalezionych błędów (wspomniane przeze mnie we wcześniejszym punkcie),
- tolerancja to dopuszczalne odchylenie od planowanej wartości.
PRINCE2
W metodyce PRINCE2 jakość znajdziesz na liście tematów, czyli aspektów zarządzania. Celem tematu jakość jest zapewnienie narzędzi do wytworzenia produktu i weryfikacji, czy spełnia on oczekiwania biznesowe.
PRINCE2 zwraca szczególną uwagę na fakt, że kryteria jakości muszą być ustalone zanim przystąpimy do tworzenia harmonogramu projektu czy szacowania jego kosztów. W przeciwnym wypadku rezultat projektu będzie słabej jakości, a projekt będzie niedoszacowany.
Jak wygląda podejście PRINCE2 do jakości?
- Planowanie jakości, w ramach którego rozpoznajemy oczekiwania jakościowe klienta i określamy kryteria akceptacji projektu, definiujemy kryteria jakości, tolerancje jakości i metody jakości dla poszczególnych produktów.
- Kontrola jakości odbywa się poprzez systematyczne wdrażanie metod jakości zdefiniowanych na etapie planowania jakości oraz rejestrowanie wyników w dedykowanym do tego celu Rejestrze Jakości.
- Nadzór jakości sprawdza, czy działania podejmowane na poziomie projektu są zgodne ze standardami programu/organizacji.
Agile Project Management
Zacznę od tego, że jakość została uwzględniona w pryncypiach metodyki Agile Project Management. Pryncypium to brzmi: nigdy nie idź na kompromis w kwestii jakości.
Oznacza to, że, że poziom jakości uzgadniamy na początku projektu (a dokładnie w fazie Podstaw). Później nie podlega on żadnym zmianom, podobnie jak czas i koszt (zmianie – jeśli jest taka potrzeba – podlega jedynie zakres projektu zgodnie z ustalonymi priorytetami).
Jak wygląda zarządzanie jakością w projektach realizowanych w tej metodyce?
- Ryzyka dotyczące jakości identyfikowane są w fazie Wykonalności.
- Kwestie jakości są częścią pracy, jaka odbywa się w fazie Podstaw.
- W fazie Rozwoju ewolucyjnego mają miejsce:
- decyzje dotyczące kryteriów akceptacji
- przygotowanie testów dla każdej rozwijanej funkcjonalności, (można je priorytetyzować podobnie, jak wymagania),
- wykonanie testów,
- naprawa błędów.
- W fazie Wdrożenia również odbywają się testy. W odróżnieniu od testów wykonywanych w fazie Rozwoju ewolucyjnego, w tej fazie testowanie odbywa się nie na poziomie pojedynczej funkcjonalności, ale na poziomie Ewoluującego Rozwiązania.
PMBOK
W PMBOK jakość jest jednym z obszarów wiedzy, składającym się z trzech procesów:
- Planowanie zarządzania jakością to proces, w którym ustalamy standardy jakości i wymagania jakościowe zarówno dla produktu, jak i dla projektu. To jest również czas, w którym definiujemy, w jaki sposób będziemy dokumentować zgodność z tymi standardami i wymaganiami.
- Zarządzanie jakością to proces, w którym przekładamy te plany na konkretne działania przeprowadzane przez cały czas trwania projektu.
- i Kontrola jakości to nic innego, jak weryfikacja, czy projekt i produkt/usługa spełniają założone standardy/wymagania dotyczące jakości. W tym celu korzystamy z takich narzędzi jak: różnego rodzaju checklisty, próbkowanie, analizę przyczyn (RCA, ang. Root Cause Analysis), inspekcje, testowanie i wiele innych. W wyniku otrzymujemy zatwierdzony produkt/usługa.
Podsumowując
Koszt słabej jakości rozwiązania, jakie tworzymy w projekcie, rzutuje na projekt niezależnie od tego, czy znajdziemy go w trakcie trwania projektu, czy też po jego zakończeniu.
Każdy błąd znaleziony podczas inspekcji i testowania opóźnia zakończenie projektu i zwiększa jego koszty.
Każdy błąd znaleziony przez klienta już po przekazaniu produktu do używania:
- sprawia trudności lub wręcz uniemożliwia korzystanie z produktu przez klienta i czerpanie korzyści biznesowych z tego produktu, co przekłada się na reputację naszej organizacji,
- wymusza naprawę tych błędów przez nasz zespół w ramach umów gwarancyjnych, a w tym przypadku koszt ponosi nasza organizacja.
Zwróć uwagę na ostatni punkt. W wielu organizacjach zespół projektowy jest rozwiązywany po zakończeniu projektu i poszczególni członkowie są delegowani do innych projektów. W sytuacji, kiedy konieczna jest naprawa błędów, nie ma tych błędów kto naprawić!
Z tego też powodu jakość w projektach ma niebagatelne znaczenie. Powinna być ona obecna w projekcie (i właściwie zarządzana) od początku planowania aż do testów wykonywanych tuż przed zakończeniem projektu. Tak, jak to zostało opisane w Agile Project Management, jakość nie może być przedmiotem jakichkolwiek kompromisów.
