90% swojego czasu spędzasz na komunikacji. Z zespołem, z klientem, z interesariuszami. Większość tej komunikacji odbywa się poprzez spotkania. Warto zadbać o to, żeby były one skuteczne, czyli żeby dawały oczekiwane korzyści.
Jak to osiągnąć?
- Odpowiedz sobie na pytanie, jaki cel chcesz osiągnąć, organizując spotkanie?
- Zastanów się trzy razy, kto powinien uczestniczyć w spotkaniu?
- Zadbaj o to, żeby spotkanie było krótkie. Zwróć uwagę, że w kalendarzu możesz zaplanować nawet 15-minutowe spotkanie. Sprawdź, czy któreś z Twoich spotkań dałoby się zamknąć w takich ramach czasowych?
- Przygotuj agendę i roześlij ją przed spotkaniem do wszystkich zaproszonych na spotkanie osób.
- Przygotuj się do spotkania. Miej pod ręką wszystkie niezbędne dokumenty, prezentacje, notatki, pytania.
- Poproś uczestników spotkania o przygotowanie się do rozmowy. Jaki wkład jest potrzebny z ich strony, żebyście od razu mogli przejść do dyskusji i rozwiązania?
- Dbaj o utrzymanie tematu podczas spotkania. Ty jesteś gospodarzem spotkania, a więc musisz zadbać o to, żeby zaproszeni goście nie zbaczali z tematu spotkania na poboczne sprawy.
- Przygotuj minutki ze spotkania już w trakcie jego trwania. Możesz to robić osobiście, możesz o to poprosić kogoś z uczestników. W tym drugim przypadku będziesz mógł skupić swoją uwagę na dyskusji i moderowaniu spotkania.
