Skuteczne spotkanie w 8 krokach

90% swojego czasu spędzasz na komunikacji. Z zespołem, z klientem, z interesariuszami. Większość tej komunikacji odbywa się poprzez spotkania. Warto zadbać o to, żeby były one skuteczne, czyli żeby dawały oczekiwane korzyści.

Jak to osiągnąć?

  1. Odpowiedz sobie na pytanie, jaki cel chcesz osiągnąć, organizując spotkanie?
  2. Zastanów się trzy razy, kto powinien uczestniczyć w spotkaniu?
  3. Zadbaj o to, żeby spotkanie było krótkie. Zwróć uwagę, że w kalendarzu możesz zaplanować nawet 15-minutowe spotkanie. Sprawdź, czy któreś z Twoich spotkań dałoby się zamknąć w takich ramach czasowych?
  4. Przygotuj agendę i roześlij ją przed spotkaniem do wszystkich zaproszonych na spotkanie osób.
  5. Przygotuj się do spotkania. Miej pod ręką wszystkie niezbędne dokumenty, prezentacje, notatki, pytania.
  6. Poproś uczestników spotkania o przygotowanie się do rozmowy. Jaki wkład jest potrzebny z ich strony, żebyście od razu mogli przejść do dyskusji i rozwiązania?
  7. Dbaj o utrzymanie tematu podczas spotkania. Ty jesteś gospodarzem spotkania, a więc musisz zadbać o to, żeby zaproszeni goście nie zbaczali z tematu spotkania na poboczne sprawy.
  8. Przygotuj minutki ze spotkania już w trakcie jego trwania. Możesz to robić osobiście, możesz o to poprosić kogoś z uczestników. W tym drugim przypadku będziesz mógł skupić swoją uwagę na dyskusji i moderowaniu spotkania.