Jaka byłaby Twoje reakcja, gdybyś w Asanie lub w innej aplikacji otrzymał takie zadanie do wykonania: Faktura.
Tak, widziałam takie zadania w Asanie nie raz i nie dwa.
Uprzedzę Twoje pytanie – nie, nie było w opisie zadania żadnych dodatkowych informacji. Nie było nic. Widząc to zadanie nie miałam zielonego pojęcia, czy trzeba wystawić fakturę? A może zapłacić? A może po prostu pobrać z jakiegoś systemu i wysłać do księgowej?
Co być Ty zrobił(a), gdyby takie zadanie trafiło do Ciebie?
Zapewne będą osoby, które albo się domyślą, albo zapytają. Ale jestem przekonana, że zdecydowana większość wzruszy ramionami i palcem nie tknie.
Skoro Tobie nie zależy, to dlaczego mi ma zależeć? Skoro Tobie się nie chce poświęcić chwili na porządne opisanie zadania, to czemu ja mam tracić czas na szukanie tych informacji? Mam dużo innych zadań do zrobienia.
I tu dochodzimy do sedna. Bo rozwiązaniem jest zastosowanie reguły, którą na pewno znasz: Nie czyń drugiemu, co Tobie nie miłe. Czyli przekładając to na zadania w Asanie:
Definiuj zadania dla innych tak, jak chcesz, żeby były definiowane dla Ciebie.
Zastanów się przez chwilę, jakie zadania Ty lubisz otrzymywać. Jestem przekonana, że bez zastanowienia odpowiesz, że są to zadania, w których:
1. Temat zadania jest zwięzły, ale dokładnie definiuje CO jest do zrobienia.
Wskazówka: Zadbaj o to, żeby w temacie zadania był czasownik, który jednoznacznie zidentyfikuje czynność do wykonania. Pozwoli to osobie, do której takie zadanie trafi, szybko określić czas potrzebny na jego wykonanie.
Przykład: Wystaw i wyślij fakturę.
2. Dodatkowe informacje umieszczone w opisie zadania, w sposób przejrzysty i uporządkowany.
Wskazówka: Wykorzystuj pola niestandardowe, szablony zadań, a nawet formularze w Asanie (zwłaszcza, gdy zadania są przekazywane pomiędzy zespołami), by zadania były zawsze uzupełniane wg ustalonego schematu.
Przykład:
- Dane klienta
- Kwota na fakturze
- Instrukcja jak wystawić fakturę w systemie X (link do instrukcji)
3. Nie zapomniano o załącznikach lub linkach do dokumentów.
Wskazówka: Zintegruj projekt w Asanie z dyskiem sieciowym, z którego korzystasz. Zaoszczędzisz czas na pobieranie dokumentów z dysku i ich załączanie w Asanie.
Przykład: Dokument z rozliczeniem godzin dla klienta.
4. Termin wykonania jest dostosowany do czasu potrzebnego na wykonanie zadania (że o Twojej dostępności nie wspomnę).
Wskazówka: 'Dzisiaj’ zarezerwuj dla zadań, które rzeczywiście muszą się wydarzyć dzisiaj. Najwcześniejsza data, jaką możesz ustawić w 99% zadań, to jutro.
Dopiero kiedy tak przygotujesz zadanie, że chętnie byś sama wykonała/sam wykonał to zadanie, przypisz to zadanie do osoby, która będzie odpowiedzialna za jego wykonanie.
A jeśli czytając ten tekst, doszłaś/doszedłeś do wniosku, że to już lekka przesada i że nie masz na to czasu, moja odpowiedź jest jedna: Policz, ile kosztują Cię zadania, których nikt nie kończy na czas? Ile kosztuje Cię dopytywanie o status czy przekazywanie zadania tam i z powrotem, żeby uzupełnić czy poprawić to, co ma być wynikiem zadania? Gwarantuję Ci, że kiedy zrobisz to dobrze za pierwszym razem, będzie taniej i szybciej.
