Projekty, zespoły, plany, prezentacje, spotkania… tym zajmujemy się każdego dnia. Czy zastanawiałeś się, jak możesz uporządkować swoje miejsce pracy, żeby pracowało Ci się lepiej, bardziej efektywnie? W tym artykule podzielę się z Tobą kilkoma moimi „trickami”, które pomagają mi na co dzień w mojej pracy na stanowisku menedżera projektów.
Tak, jak wspomniałam na początku, nasza praca opiera się na różnych filarach. Z jednej strony mamy ogromną ilość dokumentów, z którymi pracujemy każdego dnia. Z drugiej strony jest skrzynka mailowa, która służy nam do kontaktów z klientem. Dodatkowo nie możemy zapominać o kalendarzu, który często zapchany jest taką ilością spotkań, że trudno w niego wcisnąć naprawdę ważne spotkanie. Jak uporządkować swoje miejsce pracy, żeby pogodzić te wszystkie elementy, a przy tym działać napawdę skutecznie?
Uporządkuj swoje dokumenty
- Przygotuj dla każdego projektu osobny katalog na swoim dysku (a najlepiej na dysku współdzielonym). Zapisz w nim wszystkie ważne dokumenty, plany, wszystkie zgłoszone zmiany do planów, raporty, wyniki testów jakości, rejestry ryzyka itd.
- Przygotuj własne szablony dokumentów, jeśli takich szablonów nie zapewnia Ci PMO. Zapisz je w osobnym folderze. Zadbaj o to, żeby mieć gotowe szablony dla prezentacji, różnego rodzaju raportów, minutek ze spotkań itd.
- Jeśli zarządzasz zespołem, utwórz dedykowany katalog na wszystkie sprawy związane z zespołem.
Uporządkuj swoją skrzynkę pocztową
- Stwórz strukturę folderów dla poszczególnych projektów (podobnie jak w przypadku folderów na dysku). Dodaj do każdego z nich osobne foldery na wszystkie sprawy, którymi aktualnie się zajmujesz. Dodaj również folder Archiwum, do którego będziesz przesuwać wszystkie rozwiązane sprawy.
- Stwórz folder na ważne maile niezwiązane z projektami, a które dotyczą Ciebie, Twojej pracy czy Twoich obowiązków.
Uporządkuj swój kalendarz
- Zapanuj nad swoimi spotkaniami projektowymi. Zgrupuj je w taki sposób, żeby wszystkie odbywały się w ciągu 1-2 dni. Dzięki temu inne dni tygodnia będziesz mógł przeznaczyć na pozostałe zadania.
- Zaplanuj w kalendarzu czas na pracę nad każdym z projektów, którym zarządzasz. Zdaję sobie sprawę, że w każdym projekcie są chwile bardziej i mniej angażujące i będziesz musiał być elastyczny, ale takie podejście ustawi pewne ramy działania dla Ciebie.
- Jeśli zarządzasz zespołem, zaplanuj czas na spotkania 1-1. W swojej pracy spotkałam się z trzema różnymi podejściami do tematu:
- dedykowanie spotkanie z każdym członkiem zespołu co tydzień,
- dedykowane spotkanie z każdym członkiem zespołu co dwa tygodnie (sprawdza się w sytuacji, kiedy masz duży zespół),
- zaplanowanie czasu w kalendarzu (2-3 godziny) i udostępnienie dokumentu, w którym chętni zapisują się na 30 minut rozmowy z Tobą).
Sprawdź, które rozwiązanie będzie dla Ciebie i Twojego zespołu najlepsze.
Podsumowanie
Pamiętaj, żeby regularnie wracać i porządkować swoje miejsce pracy. Z własnego doświadczenia wiem, że z upływem czasu i w tych momentach, kiedy na głowie jest więcej spraw, trudniej jest nam dbać o porządek.
Na koniec zapraszam Cię jeszcze do lektury innego artykułu Jak zorganizować swoją pracę?, w którym pokazałam Ci, jak możesz zadbać o wszystkie otwarte sprawy w swoich projektach.
