Jak uporządkować swoje miejsce pracy?

Projekty, zespoły, plany, prezentacje, spotkania… tym zajmujemy się każdego dnia. Czy zastanawiałeś się, jak możesz uporządkować swoje miejsce pracy, żeby pracowało Ci się lepiej, bardziej efektywnie? W tym artykule podzielę się z Tobą kilkoma moimi “trickami”, które pomagają mi na co dzień w mojej pracy na stanowisku menedżera projektów.

Tak, jak wspomniałam na początku, nasza praca opiera się na różnych filarach. Z jednej strony mamy ogromną ilość dokumentów, z którymi pracujemy każdego dnia. Z drugiej strony jest skrzynka mailowa, która służy nam do kontaktów z klientem. Dodatkowo nie możemy zapominać o kalendarzu, który często zapchany jest taką ilością spotkań, że trudno w niego wcisnąć naprawdę ważne spotkanie. Jak uporządkować swoje miejsce pracy, żeby pogodzić te wszystkie elementy, a przy tym działać napawdę skutecznie?

Uporządkuj swoje dokumenty

  1. Przygotuj dla każdego projektu osobny katalog na swoim dysku (a najlepiej na dysku współdzielonym). Zapisz w nim wszystkie ważne dokumenty, plany, wszystkie zgłoszone zmiany do planów, raporty, wyniki testów jakości, rejestry ryzyka itd.
  2. Przygotuj własne szablony dokumentów, jeśli takich szablonów nie zapewnia Ci PMO. Zapisz je w osobnym folderze. Zadbaj o to, żeby mieć gotowe szablony dla prezentacji, różnego rodzaju raportów, minutek ze spotkań itd.
  3. Jeśli zarządzasz zespołem, utwórz dedykowany katalog na wszystkie sprawy związane z zespołem.

Uporządkuj swoją skrzynkę pocztową

  1. Stwórz strukturę folderów dla poszczególnych projektów (podobnie jak w przypadku folderów na dysku). Dodaj do każdego z nich osobne foldery na wszystkie sprawy, którymi aktualnie się zajmujesz. Dodaj również folder Archiwum, do którego będziesz przesuwać wszystkie rozwiązane sprawy.
  2. Stwórz folder na ważne maile niezwiązane z projektami, a które dotyczą Ciebie, Twojej pracy czy Twoich obowiązków.

Uporządkuj swój kalendarz

  1. Zapanuj nad swoimi spotkaniami projektowymi. Zgrupuj je w taki sposób, żeby wszystkie odbywały się w ciągu 1-2 dni. Dzięki temu inne dni tygodnia będziesz mógł przeznaczyć na pozostałe zadania.
  2. Zaplanuj w kalendarzu czas na pracę nad każdym z projektów, którym zarządzasz. Zdaję sobie sprawę, że w każdym projekcie są chwile bardziej i mniej angażujące i będziesz musiał być elastyczny, ale takie podejście ustawi pewne ramy działania dla Ciebie.
  3. Jeśli zarządzasz zespołem, zaplanuj czas na spotkania 1-1. W swojej pracy spotkałam się z trzema różnymi podejściami do tematu:
  • dedykowanie spotkanie z każdym członkiem zespołu co tydzień,
  • dedykowane spotkanie z każdym członkiem zespołu co dwa tygodnie (sprawdza się w sytuacji, kiedy masz duży zespół),
  • zaplanowanie czasu w kalendarzu (2-3 godziny) i udostępnienie dokumentu, w którym chętni zapisują się na 30 minut rozmowy z Tobą).

Sprawdź, które rozwiązanie będzie dla Ciebie i Twojego zespołu najlepsze.

Podsumowanie

Pamiętaj, żeby regularnie wracać i porządkować swoje miejsce pracy. Z własnego doświadczenia wiem, że z upływem czasu i w tych momentach, kiedy na głowie jest więcej spraw, trudniej jest nam dbać o porządek.

Na koniec zapraszam Cię jeszcze do lektury innego artykułu Jak zorganizować swoją pracę?, w którym pokazałam Ci, jak możesz zadbać o wszystkie otwarte sprawy w swoich projektach.