Porządek w projektach

Dzisiejszy wpis jest poświęcony narzędziom menedżera projektów. Jeśli jesteś menedżerem projektów i zarządzasz w tym samym czasie więcej niż jednym projektem, z pewnością znajdziesz tu kilka wskazówek, jak zadbać o porządek w projektach.

Porządek w projektach

O co musisz zadbać niezależnie od ilości projektów, którymi zarządzasz?

Odpowiedź jest prosta – o porządek. Dotyczy to zarówno przechowywania dokumentacji projektowej, jak i całej korespondencji. W następnym akapicie poznasz mój sposób na uporządkowanie.

Mam nadzieję, że Cię nie przerazi ta ilość katalogów i dokumentów. Jeśli projekt jest prosty, prawdopodobnie nie będziesz miał potrzeby tworzenia takiej struktury. Przyda się ona natomiast w projektach złożonych, w których bierze udział wiele zespołów, a istniejące między nimi zależności i ich wpływ na projekt, ma istotne znaczenie dla projektu.

Jeśli wszystkie dokumenty przechowujesz w sieci wewnętrznej organizacji, warto przechowywać kopię lokalną najczęściej używanych dokumentów (np. Workbook, o którym również przeczytasz poniżej). Pamiętaj tylko o synchronizacji danych, gdy jesteś „online”.

Porządek w dokumentacji

Co u mnie się sprawdza? Podział według faz projektu i to zarówno w strukturze katalogów (na dysku lub też w systemie zarządzania plikami organizacji, jak i w skrzynce mailowej. Struktura ta obejmuje:

1. katalog Initiation, który zawiera takie dokumenty jak karta projektu (ang. project charter), zachowane kopie ważnych wiadomości,
2. katalog Planning na plan zarządzania projektem i wszystkie dokumenty powstałe w trakcie planowania projektu, zachowane kopie ważnych wiadomości,
3. katalog Execution na fazę etap wykonania, monitorowania i kontroli, którego struktura jest bardziej rozbudowana i zawiera
   1. strukturę podkatalogów na wszystkie zmiany (Change requests). Ponieważ każde zgłoszenie zmiany wymaga dogłębnej analizy wpływu tej zmiany na wszystkie składowe projektu, każda zmiana ma swój osobny podkatalog. W ten sposób jestem w stanie łatwo znaleźć i odnieść się do np. wyliczeń w zmianie budżetu projektu czy jego harmonogramu.
   2. strukturę podkatalogów na wszystkie sprawy (Issues). Na rysunku powyżej wyodrębniłam dwa podkatalogi – na sprawy zamknięte i na sprawy, którymi właśnie zajmuje się zespół projektowy. Taki podział stosuję w skrzynce mailowej – w momencie zakończenia prac nad daną sprawą przerzucam ją z katalogu Ongoing do katalogu Closed.  Co istotne, każda sprawa ma osobny katalog na całą korespondencję i dokumenty. Nie wrzucam wszystkich spraw do jednego worka.
   3. podkatalog z wszystkimi raportami (Status reports). Możesz tutaj stworzyć również strukturę podkatalogów wg adresatów. Pozwoli to łatwo wyszukać ostatni wysłany raport i zrobić aktualizację zamiast tworzyć go od nowa.
4. katalog Closing, w którym znajdą się raporty końcowe oraz dokumenty zatwierdzające wyniki projektu – zarówno te wewnętrzne, jak i pochodzące od klienta.
5. plik Workbook projektu, któremu poświęcę osobny akapit.

Jeśli Twój projekt wymaga udziału dostawców zewnętrznych, to wszystkie dokumenty z tym związane powinny być zebrane w osobnym katalogu – jeden podkatalog na jeden kontrakt.

Workbook, czyli co warto mieć „pod ręką”

W swojej pracy zweryfikowałam kilka różnych rozwiązań. W przypadku pracy w wieloma projektami jednocześnie doskonale sprawdziło się prowadzenie jednego dokumentu w formie arkusza kalkulacyjnego dla każdego projektu. Dokument ten, zwany Workbookiem, zawiera:

• rejestr spraw,
• rejestr ryzyk,
• harmonogram projektu z zaznaczonym aktualnym stanem oczekiwanych wyników projektu (również tych cząstkowych) i kamieni milowych,
• aktualny stan wykonania budżetu projektu wraz z przewidywanym wykorzystaniem budżetu do końca trwania projektu,
• lista zespołów biorących udział w projekcie i nazwiska osób z każdego zespołu wraz z funkcją, jaką pełnią w projekcie,
• lista interesariuszy z podaniem, jakiego rodzaju raportów wymagają i  w jakiej częstotliwości (pogrupuj w gotowe listy mailowe),
• linki do dokumentów projektowych, narzędzi wspierających takich jak rejestr błędów, stan testów, narzędzie do zarządzania zadaniami w projekcie, itd.

Usprawnienia w pracy przy kilku projektach jednocześnie

Jeśli zarządzasz kilkoma projektami w tym samym czasie, zadbaj o to by:

1. Stworzyć osobną strukturę katalogów dla każdego projektu.
2. W nazwie katalogu nadrzędnego nie używaj tylko numeru projektu. Dodaj nazwę opisującą to, czego ten projekt dotyczy. Używaj konsekwentnie tej nazwy we wszystkich dokumentach i korespondencji.
3. W dokumencie Workbook dodaj nazwę projektu w pierwszym wierszu każdego arkusza.
4. W skrzynce mailowej i kalendarzu przypisz kolory poszczególnym projektom.
5. Jeśli masz taką możliwość, nie planuj w danym dniu pracy nad więcej niż jednym projektem.
6. Rezerwuj czas w kalendarzu na pracę własną nad projektami. Oznaczaj ten czas w kalendarzu kolorem przypisanym dla danego projektu.
7. Planując spotkania statusowe pamiętaj, żeby zarezerwować sobie czas przed spotkaniem na  zebranie wszystkich danych i opracowanie raportów. Po spotkaniu zarezerwuj z kolei czas na podsumowanie i rozesłanie  „minutek” ze spotkania do wszystkich zainteresowanych.

Podsumowanie

Jestem przekonana, że wiele tych wskazówek wypracowałeś. Jeśli jednak znalazłeś tu coś, co możesz przetestować w swojej pracy, będzie miło mi o tym przeczytać w komentarzu. Jeśli masz swoje własne wypracowane metody, opisz je w komentarzu. Zbudujmy razem listę przydatnych praktyk, która się przyda każdemu menedżerowi projektów.

[mailerlite_form form_id=3]