Myślę, że nie przesadzę, jeśli powiem, że szacowanie to jedna z najważniejszych aktywności podczas planowania. Jakość szacowania wpływa zarówno na prognozowaną datę zakończenia projektu, jak i na jego koszt. Zobacz, na czym polega szacowanie, jakich błędów powinieneś unikać i jakie narzędzia mogą Ci w tym pomóc.
Co to jest szacowanie?
Zacznijmy od odpowiedzi, co to jest szacowanie. Jest to estymata czasu potrzebnego na wykonanie danego zadania. Estymata, czyli prognoza, a jak wiemy – prognozy mogą być bardzo nietrafione.
2 najczęstsze błędy szacowania
Błąd numer 1: Estymatę podaje kierownik zespołu/kierownik projektu.
Dlaczego to jest błąd? Bo taka osoba nie ma odpowiedniej wiedzy technicznej, żeby dobrze oszacować czas. Estymować powinny osoby, które będą wykonywać te zadania. To one są w stanie – znając swoje umiejętności, złożoność zadania i potencjalne trudności, jakie mogą się wydarzyć – podać właściwą liczbę. W dużych projektach możesz się spotkać również z tym, że estymują np. architekci. I to też jest OK, bo oni taką wiedzę posiadają.
Błąd numer 2: „Nie mam pojęcia, ile to może zająć… Hmm, może 3 godziny? Dla pewności dodam jeszcze 2 i podam 5 godzin”.
Spotkałeś się kiedyś z takim podejściem? Zwróć uwagę, że tu nie ma w ogóle refleksji na temat zadania, ryzyk i umiejętności tej osoby. Jest tylko zgadywanie. Kto uwierzy w plan, który jest jedną wielką zgadywanką?
Techniki szacowania
Jeśli zgadywanie jest błędem, to jak przeprowadzić szacowanie w sposób poprawny? Możesz skorzystać z kilku dostępnych technik szacowania:
- jednopunktowe (tutaj jest ryzyko wystąpienia błedu #1 opisanego powyżej),
- przez analogię (jeśli podobne zadanie było już wykonywane w przeszłości i mamy odpowiednie dane historyczne),
- parametryczne (oparte na danych historycznych przeliczanych przez określone współczynniki),
- szacowanie trzypunktowe (najbardziej wiarygodne, bo bierze pod uwagę wszystkie czynniki – pozytywne i negatywne – które mogą wpłynąć na faktyczny czas trwania danego zadania).
Wszystkie te techniki omówiłam dokładnie w PDFie, który możesz otrzymać na swoją skrzynkę mailową, zapisując się tutaj:
Przydatne mogą być również:
- Szacowanie typu bottom-up, czyli od dołu do góry – sprawdza się w sytuacji, kiedy nie potrafimy oszacować. Rozbijamy wtedy dane zadanie na mniejsze (takie, które jesteśmy już wstanie oszacować) elementy, szacujemy każdy z nich i sumujemy estymaty częstkowe, otrzymując estymatę zadania.
- Dyskusja w zespole na temat zadania i szacowanego czasu trwania, a później głosowanie. Jest to bardzo dobre podejście. Z jednej strony zyskujesz cenną perspektywę, a z drugiej wspólnie ustalacie estymatę, na którą wszyscy się zgadzają i do której wszyscy się zobowiązują.
- Analiza potrzebnych rezerw w związku z ryzykami, jakie mogą się pojawić w projekcie.
Podsumowując
W swojej praktyce spotkałam się z różnym podejściem do szacowania – najlepsze efekty widziałam w projektach, które były szacowane metodą trzypunktową. Niejeden raz posiłkowaliśmy się techniką bottom-up, która pozwalała nam z dużą precyzją (w połączeniu z szacowaniem trzypunktowym) wypracować czas potrzebny na realizację projektu.
Szacowanie nie jest wystarczającym procesem, żeby ustalić harmonogram projektu. Jest jeszcze kilka zadań, które potrzebujesz wykonać, a są to:
- zadbać o dostępność osób odpowiedzialnych za zadania we właściwym czasie,
- zoptymalizować zasoby,
- skompresować harmonogram, jeśli jest taka potrzeba.
Więcej o harmonogramie będzie w kolejnym artykule.
