Dlaczego ryzyko w projektach jest takie ważne, że postanowiłam mu poświęcić osobny wpis? Z prostej przyczyny. Choćbyś nie wiem, jak się starał, żeby plan projektu był realny, wszystkie daty ustalone i przypieczętowane przez każdą osobę z zespołu projektowego, to i tak – jeśli nie pomyślisz o ryzyku, na bank Twój plan się nie powiedzie. Zobacz, co o ryzyku mówią metodyki zarządzania projektami oraz PMBOK.
Ryzyko w projektach – co to jest?
Musimy sobie jasno powiedzieć – każdy projekt obarczony jest ryzykiem:
- i mamy tu do czynienia zarówno z ryzykiem dla jednego z celów projektu (indywidualne ryzyko),
- jak i na poziomie całego projektu, które to ryzyko będzie wypadkową ryzyk indywidualnych oraz ryzyk, występujących poza projektem, które będą miały wpływ na ten projekt.
Jak zdefiniowane zostało pojęcie ryzyka? Ryzyko jest to zdarzenie (lub zespół zdarzeń), które – jeśli wystąpi – będzie miało wpływ na osiągnięcie wyznaczonych celów. Zauważ, że w powyższej definicji ważne są dwie kwestie:
- prawdopodobieństwo wystąpienia,
- wpływ na wyznaczone cele.
Z tego powodu ryzyko w projekcie mierzy się tymi dwoma czynnikami.
Kolejną istotną kwestią jest to, że nie rozpatrujemy ryzyka wyłącznie w kontekście negatywnym (ryzyko zwane zagrożeniem), ale również pozytywnym (ryzyko zwane szansą). Mogą w Twoim projekcie pojawić się takie zdarzenia, w wyniku których projekt zostanie zrealizowany w krótszym terminie lub w mniejszym budżecie.
Zarządzanie ryzykiem
Niezależnie od tego, jaką metodyką realizujemy projekt, ryzykiem musimy zarządzać. Oznacza to:
- utworzenie rejestru ryzyk – już na etapie inicjowania projektu, który jest dokumentem żywym, aktualizowanym przez cały czas trwania projektu,
- identyfikowanie ryzyk, które mogą wpłynąć na projekt – przez cały czas trwania projektu,
- analizę ryzyk i weryfikację prawdopodobieństwa wystąpienia i stopnia wpływu na projekt – przez cały czas trwania projektu,
- planowanie reakcji na ryzyko – przez cały czas trwania projektu,
- wykonanie tych planów – przez cały czas trwania projektu.
Odpowiedzi na ryzyko w projektach
W poniższej tabeli znajdziesz możliwe odpowiedzi na ryzyko. Zwróć uwagę, jak różnią się te odpowiedzi w zależności od tego, czy mamy do czynienia z szansą, czy z zagrożeniem.
| PRINCE2 | PMBOK | Komentarz |
| Unikaj zagrożenia/Wykorzystuj szansę | Unikaj zagrożenia/Wykorzystuj szansę | Zmieniamy plan tak, żeby: – usunąć zagrożenia, – zmienić szansę w pewnik. |
| Redukuj zagrożenie/Wzmacniaj szansę | Redukuj zagrożenie/Wzmacniaj szansę | Zmieniamy plan tak, żeby: – w przypadku zagrożeń zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia i/lub wpływ na projekt, – w przypadku szans zwiększyć prawdopodobieństwo wystąpienia i/lub wpływ na projekt. |
| Przekaż ryzyko do osoby trzeciej | Przekaż ryzyko do osoby trzeciej | Tą opcję znasz bardzo dobrze ze swojego prywatnego życia – każda forma ubezpieczenia jest reakcją na potencjalne zagrożenie, jakie możesz spotkać na swojej drodze. |
| Współdziel ryzyko z osobą trzecią | Różnica pomiędzy współdziel a przekaż wynika z faktu, że we współdzieleniu ryzyka rozkłada się ono na więcej podmiotów. | |
| Akceptuj ryzyko | Akceptuj ryzyko | Innymi słowy, nie rób nic 🙂 PMBOK zwraca uwagę, że czekać możesz biernie lub czynnie. W tym drugim przypadku PMBOK zaleca przygotowanie rezerw, co PRINCE2 wydzielił jako osobny rodzaj odpowiedzi. |
| Zaplanuj rezerwy na wypadek wystąpienia ryzyka | ||
| Eskaluj ryzyko | Eskalacja powinna mieć miejsce, jeśli ryzyko jest poza projektem bądź też reakcja na ryzyko przekracza uprawnienia kierownika projektu |
Pamiętaj, żeby zawsze wybierać odpowiedź współmierną do ryzyka. Każda reakcja to dodatkowe koszty i nie każde będą uzasadnione, biorąc pod uwagę prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka i jego wpływ na projekt.
Ryzyko w metodykach zwinnych
Większość informacji zawartych powyżej tego akapitu dotyczy klasycznego podejścia do zarządzania projektami, w którym:
- tworzymy szczegółowe wymagania na samym początku, zwykle nie mając wszystkich potrzebnych informacji – co generuje ryzyko,
- biznes często nie wie dokładnie, czego potrzebuje – to, czy rezultat spełnia oczekiwania biznesu, dowiadujemy się zwykle na końcu – to też jest ryzyko,
- wszystkie terminy dopasowane do siebie na „tip top” są bardzo czułe na wszystkie możliwe turbulencje – ryzyko jest tutaj zwykle bardzo duże.
Tych przykładów mogłabym napisać tutaj więcej. Kiedy popatrzysz na te przykłady ryzyka przez pryzmat metodyki Agile Project Management, możesz pomyśleć, że podejście zwinne jest przecież antidotum i od teraz każdy projekt powinien być tak realizowany. To nie jest prawda! Dla przykładu podam Ci kilka ryzyk, które mogą się pojawić w tym przypadku:
- problem zaangażowania biznesu (brak czasu), nieobecność na spotkaniach, a co za tym idzie brak odopowiedzi na pojawiające pytania,
- oczekiwania biznesu, że na końcu projektu dostanie 100% rozwiązanie, a w praktyce otrzymuje tylko część, wybraną z wykorzystaniem priorytetyzacji MoSCoW,
- żądanie przygotowania szczegółowej specyfikacji wymagań już na samym początku przez biznes.
Z tego powodu już na samym początku projektu korzystamy z Kwestionariusza Podejścia do Projektu (PAQ), żeby to ryzyko znaleźć i podjąć niezbędne działania.
W dalszych etapach pracy nad projektem:
- podczas codziennych zbiórek sprawdza się, czy nie pojawiło się nowe ryzyko i jak wygląda kwestia ryzyka, o którym już wiemy,
- na początku każdego Timeboxa weryfikuje się ryzyko, które może się pojawić w tym Timeboxie – odpowiedzialność za to ryzyko na czas trwania Timeboxa przejmuje Kierownik Zespołu, na końcu Timeboxa ta odpowiedzialność wraca na poziom projektu.
Podsumowując
Ryzyko w projektach i właściwe nim zarządzanie (lub jego brak) wpływa na sukces (bądź porażkę) całego przedsięwzięcia. Pokazałam Ci w tym wpisie, jakie sposoby zarządzania ryzykiem proponują poszczególne metodyki i dobre praktyki.
Pamiętaj przy tym, że ryzyko to nie tylko porażka, ale i szansa. Zawsze szukaj i jednych, i drugich w swoich projektach. Powodzenia!
