W pracy na stanowisku menedżera projektów multitasking jest zjawiskiem dość powszechnym. Większość z nas zarządza w tym samym czasie kilkoma projektami. Nie sposób tak zaplanować sobie dnia, żeby w tym czasie skupiać się tylko na jednym projekcie.
Czym dokładnie zajmujemy się każdego dnia?
- przygotowujemy plany kolejnego projektu,
- monitorujemy toczące się projekty, sprawdzamy, czy wszystko przebiega sprawnie, czy każdy wie, czym się ma zająć itd.,
- rozwiązujemy problemy, jakie pojawiają się w projektach, a za tym idą różnorakie aktywności z naszej strony,
- dbamy o zespół, jego motywację, rozwiązywanie konfliktów, dobrą atmosferę.
Każdy nasz dzień wypełniony jest po brzegi spotkaniami, telefonami, mailami, rozmowami. W efekcie szybkie przełączanie się między zadaniami doprowadzamy do perfekcji. Pozornej perfekcji. W tym całym szaleństwie łatwo zgubić poczucie zmęczenia i potrzebę odpoczynku. Skutkuje popełnianiem błędów, mniejszą cierpliwością, a może nawet doprowadzić do kryzysu. Kiedyś znalazłam takie badania, z których wynikało, że 20% czasu zajmuje nam przełączenie się na kolejne zadanie, jakie mamy na swojej liście. Oznacza to, że kolejne zadanie będziesz wykonywać o 20% dłużej w porównaniu do sytuacji, gdyby to było Twoje pierwsze zadanie na liście. Jak możesz wykorzystać tą informację?
Mój sposób na multitasking
Dzień zaczynam od przeglądu skrzynki mailowej i kanałów w komunikatorze Slack. Poświęcam na to maksymalnie godzinę i w tym czasie:
- jeśli mogę na coś odpowiedzieć od razu, to odpowiadam,
- a jeśli moja odpowiedź wymaga dłuższego przygotowania, dopisuję ją do mojej listy zadań na ten (lub kolejny) dzień – wstępny plan pracy na dany dzień mam już zawsze gotowy, ale o tym będzie jeszcze później.
Następna godzina to czas codziennych, 15-minutowych spotkań z zespołem projektowym. Dzięki temu wiem nad czym zespoły pracują i czy potrzebują mojego wsparcia. Jeśli tak jest i jestem w stanie coś zrobić w mniej niż 5 minut, robię to od razu. Jeśli dłużej, dopisuję do listy zadań.
Pozostały czas to czas pracy własnej lub dłuższych spotkań, które z reguły sama organizuję. Dlatego rozpoczynam ten czas od przeglądu mojej listy zadań i ich priorytetyzacji, po czym przystępuję do pracy. W tym czasie wyciszam powiadomienia na Slacku i zajmuję się tylko tym, co zaplanowałam.
W drugiej połowie dnia znowu zaglądam do skrzynki mailowej/na Slacka i postępuję dokładnie w ten sam sposób, co na początku dnia – od razu odpowiadam lub dopisuję do listy zadań na kolejny dzień.
Staram się, żeby wszystko, czym muszę się zająć było zanotowane. W natłoku spraw łatwo stracić z oczu jakąś sprawę, co w niektórych przypadkach może prowadzić do turbulencji w projektach. W ten oto sposób zawsze mam pod ręką moją listę zadań zebraną w jeden dziennik – daily log. Jeśli nigdy nie korzystałeś z takiego rozwiązania, koniecznie spróbuj. Przygotowałam dla Ciebie dwa szablony daily loga:
- wersja pierwsza dedykowana jest dla jednego projektu – przydatne w sytuacji, kiedy chcesz mieć te zadania rozdzielone i na przykład dołączyć ten szablon do dokumentu, w którym masz wszystkie informacje o projekcie (jako kolejną zakładkę – jeśli korzystasz z arkusza kalkulacyjnego) lub w sytuacji, kiedy chcesz to udostępniać osobom z zespołu projektowego
- wersja druga (to ta, z której ja korzystam) – to jedna, wspólna lista zadań i spraw dla wszystkich projektów. Nie dzielę się nią z wszystkimi, więc mogę pozwolić sobie na taki mix.
