Kiedy masz wybór, to czasami nie wiadomo, co wybrać.
Tak jest w przypadku Asany, która wymusza – na etapie tworzenia projektu – wybór odpowiedniego widoku. Możesz skorzystać z widoku listy, tablicy, kalendarza, a w planach płatnych również z widoku osi czasu i wykresu Gantta.
Poniższe wskazówki rozwieją Twoje wątpliwości i przy tworzeniu kolejnego projektu ten wybór będzie łatwiejszy.
Projekt z datą wykonania
Pierwszą grupę projektów, jakie realizujesz w swoim biznesie, stanowią te, w których wyznaczyłaś/eś termin ich zakończenia. Wszystkie zadania, które wykonasz w ramach takiego projektu, mają doprowadzić do wyznaczonego celu.
Przykłady takich projektów:
- nagranie kursu online,
- przeprowadzenie kampanii marketingowej,
- przygotowanie strony WWW.
W takim przypadku najlepiej sprawdzi się widok listy, w którym przechodzisz przez zadania od góry do dołu (jak po liście). A kiedy zakończysz ostatnie z zadań, projekt będzie zakończony i możesz go zarchiwizować w Asanie.
TIP: Zwróć uwagę, że przykład kampanii to tak naprawdę powtarzalny proces (zakładam, że przeprowadzasz wiele kampanii w ciągu roku). W takim przypadku przygotuj szablon projektu i korzystaj z niego za każdym razem, kiedy taką kampanię będziesz planować.
Przygotowanie strony WWW również będzie powtarzalnym procesem, jeśli taką usługę oferujesz swoim klientom. W takim przypadku postępuj podobnie jak z kampanią.
Ciągłe procesy
Są w biznesie takie procesy, które nigdy się nie kończą (chyba, że zdecydujesz się zamknąć firmę).
Przykłady:
- obsługa zapytań od klientów,
- tworzenie treści do mediów społecznościowych,
- usługa drukowania ulotek dla klientów.
W każdym z tych przykładów zadanie oznacza pewnego rodzaju zlecenie, które w ramach tego procesu należy obsłużyć.
W takim przypadku najlepiej sprawdzi się widok tablicy, w którym każde nowe zadanie trafia do pierwszej kolumny po lewej stronie. W miarę, jak pracujesz nad tym zadaniem, przechodzi ono przez kolejne kolumny na prawo. Kiedy praca nad zadaniem dobiega końca, zadanie jest oznaczane jako ukończone i „ląduje” w ostatniej kolumnie.
TIP: Przygotuj taką strukturę kolumn, żeby móc łatwo identyfikować, na jakim etapie pracy jest dane zadanie (patrząc na kolumnę, w której aktualnie się znajduje).
Pozostałe projekty
Możesz w swojej Asanie mieć wiele innych projektów, jak choćby:
- sprawy bieżące zespołu
- rejestr samochodów firmowych
- kalendarz urlopów
W tym przypadku przy wyborze widoku kieruj się swoimi preferencjami. Chyba, że działasz w Asanie płatnej. Wówczas, jeśli korzystasz z pól niestandardowych, w wielu sytuacjach widok listy może się sprawdzić lepiej niż widok tablicy.
Podsumowanie
Mam nadzieję, że rozwiałam Twoje wątpliwości i moje podpowiedzi pomogą Ci wybrać najlepszy widok dla Twojego projektu. Na koniec kilka dodatkowych wskazówek:
- Niezależnie od tego, na który widok się zdecydujesz, zawsze możesz skorzystać z innego widoku, żeby spojrzeć na ten sam projekt z innej perspektywy. Na przykład w kalendarzu urlopów – widok kalendarza pokaże, jak te urlopy rozkładają się w czasie, a widok listy np. ile dni urlopu wykorzystał dany pracownik.
- Możesz również zdublować widok danego typu i np. na jednej tablicy mieć wszystkie zgłoszenia od klientów, a na drugiej te z najwyższym priorytetem.
Chcesz poznać Asanę lepiej i wykorzystać ją w 100%? Zasubskrybuj mój kanał na YT i obejrzyj materiały video, które dla Ciebie przygotowałam. A jeśli potrzebujesz indywidualnego wsparcia, już teraz umów niezobowiązującą bezpłatną rozmowę i sprawdź, jak mogę Ci pomóc.
