Jak zorganizować swój biznes w Asanie?

Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem małego biznesu, freelancerem, czy menedżerem projektów w dużej organizacji, zanim rozpoczniesz przygodę z aplikacją Asana, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań. Dzięki temu unikniesz frustracji, a korzystanie z Asany będzie proste i intuicyjne. Tym artykułem rozpoczynam dyskusję na temat tego, jak zorganizować swój biznes w Asanie.

Czy w moim biznesie Asana ma sens?

W każdym biznesie – niezależnie od jego wielkości i branży – warto używać aplikacji do zarządzania. Jeśli dopiero zaczynasz przygodę z własną firmą, możesz uznać tradycyjny kalendarz za wystarczający. Nic bardziej mylnego!

  • Trudno jest w nim rozpisać swoje projekty, a zmiana terminów to nie lada wyzwanie.
  • Jeśli w którymś momencie zdecydujesz się delegować część swoich obowiązków, przekazanie zadań będzie niemożliwe w tej formie. Bardzo często spotykam się z sytuacją, że zadania wrzucane są wówczas na szybko, bez ładu i składu, do aplikacji. Ciężko jest się w tym połapać zarówno Tobie, jak i osobie, do której delegujesz swoje zadania. Jestem zdecydowanym zwolennikiem działania w sposób, który łatwo jest skalować na więcej osób.
  • W każdym biznesie są powtarzalne procesy. W aplikacji jednym kliknięciem myszy możesz stworzyć szablon i tylko go kopiować w momencie, kiedy startujesz dany proces. Szkoda czasu na przepisywanie zadań z jednego miesiąca na drugi!

Być może jesteś freelancerem i uważasz, że Tobie to nie jest potrzebne? To zależy. Nie potrzebujesz swojej własnej Asany, jeśli jesteś – w ramach współpracy – zapraszany do aplikacji, w której zarządza Twój klient i tam są rozpisane wszystkie Twoje zadania. W przeciwnym przypadku Asana będzie dużym wsparciem w realizacji projektów dla klientów. Odpowiedz sobie tylko na pytanie: czy Twoi klienci biorą aktywny udział w tych projektach i zaprosisz ich do Asany, czy też nie? – Będzie to miało wpływ na sposób organizacji projektów.

W firmach, w których mamy do czynienia z zespołami, tego typu aplikacje są w tej chwili nieodzownym elementem systemu. Tutaj z kolei pojawić się może pytanie, dlaczego to właśnie Asana? Na to pytanie odpowiedziałam w poprzednim wpisie Dlaczego Asana pozwoli Ci skutecznie zarządzać.

Którą wersję Asany wybrać?

To pytanie nasuwa się samo, kiedy przyjrzysz się planom w aplikacji Asana. Niestety nie mogę odpowiedzieć na to pytanie w sposób jednoznaczny. Wszystko zależy od rodzaju biznesu, złożoności projektów (a co za tym idzie potrzeby wykorzystania zaawansowanych funkcjonalności, dostępnych w planach płatnych) czy liczności zespołu/zespołów (jeśli w Twojej firmie jest więcej niż 15 osób, nie masz możliwości skorzystania z darmowego planu Basic).

Mam dla Ciebie dwie dobre wiadomości:

  • Możesz przez 30 dni przetestować wybrany plan płatny, poznać jego możliwości i wybrać świadomie. Jeśli po 30 dniach nie zakupisz abonamentu, Twoje konto zostanie zamienione w bezpłatne konto Basic,
  • Konto Basic jest dostępne dla Ciebie bezterminowo (nie każda aplikacja daje taką możliwość), a można w nim prowadzić mały biznes komfortowo.

Od czego mam zacząć?

Nie rozpoczynaj współpracy z Asaną od wrzucenia do niej wszystkich zadań. Zacznij od odpowiedzi na pytanie, jak ma wyglądać Twój biznes w Asanie. Odpowiedź ta będzie zależała od wielu czynników, z pomocą przyjdzie Ci ta lista:

  1. Określ potrzeby swojego biznesu:
    • ilość osób,
    • ilość zespołów,
    • lista projektów,
    • lista procesów,
    • widoczność projektów (kto może mieć dostęp do danego projektu).
  2. Zdecyduj, jaki model pracy z Asaną, będzie dla Ciebie i Twojej firmy najlepszy.
  3. Uporządkuj projekty i zadania.
  4. Stwórz strukturę w Asanie:
    • zespoły,
    • projekty,
    • zadania, a w nich wszystkie niezbędne informacje i terminy.
  5. Zdefiniuj reguły pracy w aplikacji.
  6. Zaproś do Asany współpracowników:
    • zadbaj o ich przeszkolenie.

Biznes w Asanie (czy w każdej innej aplikacji tego typu) wymaga systematyczności i chodzi mi tutaj zarówno o codzienną pracę w tej aplikacji, jak i o regularne przeglądanie, czy cały zespół działa zgodnie z przyjętym podejściem. Ale to już temat na kolejny artykuł na blogu Zarządzaj Skutecznie.