Jak zarządzać projektem w Asanie?

Nie sposób w jednym wpisie zawrzeć wszystkich informacji dotyczących zarówno zarządzania projektem w ogóle, jak i zarządzania projektem w konkretnej aplikacji (w tym przypadku w Asanie). Jeśli szukasz wskazówek na temat zarządzania projektami (ich planowania i późniejszej realizacji), koniecznie zajrzyj do artykułu Zarządzanie projektami – Podsumowanie. W tym artykule, który właśnie czytasz pokażę Ci, jak zarządzać projektem w Asanie.

Ten wpis możesz obejrzeć w formie video:

lub przeczytać:

Planowanie projektu w Asanie

Zacznij od uzupełnienia karty Przegląd:

  • Wykorzystaj górny blok zatutyłowany Jak będziemy współpracować? do opisania w nim tego, co w tym projekcie będzie najistotniejsze dla całego zespołu (możesz zmienić tytył tego bloku). Jeśli korzystasz z bezpłatnego planu Asany, umieść tutaj informacje o ważnych – z punktu widzenia harmonogramu projektu – datach (w planach płatnych sekcję Kamienie milowe znajdziesz na samym dole tej strony).
  • Zaproś do projektu wszystkie osoby zaangażowane w ten projekt i uzupełnij informacje o rolach, jakie będą w tym projekcie pełnić.
  • W sekcji Kluczowe zasoby:
    • Podlinkuj wszystkie niezbędne dokumenty (zarówno te związane z produktem, jak i te związane z projektem np. rejestr ryzyka)
    • Uzupełnij Brief projektu – jest to idealne miejsce na opisanie problemu, możliwych rozwiązań i tego, które zostało wybrane, założeń i ograniczeń w projekcie.
  • Uzupełnij datę zakończenia projektu (znajdziesz ją po prawej stronie poniżej sekcji Statusu projektu).

Następnie przejdź do harmonogramu projektu:

  • W widoku listy zdefiniuj sekcje, odpowiadające produktom/funkcjom produktu, jakie powstaną w ramach projektu.
  • W każdej sekcji dodaj wszystkie zadania (jakie na ten moment zidentyfikowałeś). Pamiętaj przy tym o uzupełnieniu wszystkich niezbędnych informacji dla każdego z nich.
  • Jeśli korzystasz z płatnego planu Asany ustaw również kamienie milowe i zdefiniuj zależności między zadaniami.

Realizacja projektu w Asanie

Realizacja projektu to przede wszystkim sprawna komunikacja. W tym obszarze Asana umożliwia Ci:

  • komentowanie zadań bezpośrednio w zadaniach,
  • wysyłanie wiadomości do całego zespołu projektowego.

Równie ważne jest to, żeby ukończone zadania zamykać na bieżąco. Jeśli jakieś zadanie jest otwarte, a termin jego realizacji minął, data ta jest wyświetlana w kolorze czerwonym.

Jeśli chodzi o raportowanie, w Asanie znajdziesz:

  • możliwość tworzenia statusu projektu:
    • do wyboru są cztery stany: Na czas (kolor zielony), Zagrożony (kolor żółty), Opóźniony (kolor czerwony) i Wstrzymane (kolor niebieski)
    • w planie darmowym Basic możesz wprowadzić szczegóły statusu w formie tekstowej, w planach płatnych możesz skorzystać z predefiniowanych komponentów, które umożliwią Ci zaprezentowanie tej informacji również w formie graficznej,
    • Asana daje Ci możliwość ustawienia przypomnienia o aktualizacji statusu co piątek,
  • w planach płatnych aktywny jest również Pulpit nawigacyjny, prezentujący w formie graficznej więcej informacji na temat kondycji projektu.

Zamykanie projektu

Wykonaj wszystkie niezbędne kroki prowadzące do zakończenia projektu. Z punktu widzenia Asany – nigdy nie usuwaj zakończonego projektu. Skorzystaj z funkcji archiwizacji, żeby zachować historię tego projektu. Wszystkie zarchiwizowane projekty znajdziesz w tej samej liście, co projekty aktywne – będą ukryte pod przyciskiem Pokaż zarchiwizowane projekty.

Jak zarządzać projektem w Asanie?

Zachęcam Cię do lektury innych wpisów, które również poruszają kwestię organizacji zarówno projektów, jak i całego biznesu w Asanie. Znajdziesz je TUTAJ. Szczególnie polecam Ci wpis Jakich błędów unikać w pracy nad projektami w Asanie? i zachęcam do pobrania materiałów Asana Starter.