Nie sposób w jednym wpisie zawrzeć wszystkich informacji dotyczących zarówno zarządzania projektem w ogóle, jak i zarządzania projektem w konkretnej aplikacji (w tym przypadku w Asanie). Jeśli szukasz wskazówek na temat zarządzania projektami (ich planowania i późniejszej realizacji), koniecznie zajrzyj do artykułu Zarządzanie projektami – Podsumowanie. W tym artykule, który właśnie czytasz pokażę Ci, jak zarządzać projektem w Asanie.
Ten wpis możesz obejrzeć w formie video:
lub przeczytać:
Planowanie projektu w Asanie
Zacznij od uzupełnienia karty Przegląd:
- Wykorzystaj górny blok zatutyłowany Jak będziemy współpracować? do opisania w nim tego, co w tym projekcie będzie najistotniejsze dla całego zespołu (możesz zmienić tytył tego bloku). Jeśli korzystasz z bezpłatnego planu Asany, umieść tutaj informacje o ważnych – z punktu widzenia harmonogramu projektu – datach (w planach płatnych sekcję Kamienie milowe znajdziesz na samym dole tej strony).
- Zaproś do projektu wszystkie osoby zaangażowane w ten projekt i uzupełnij informacje o rolach, jakie będą w tym projekcie pełnić.
- W sekcji Kluczowe zasoby:
- Podlinkuj wszystkie niezbędne dokumenty (zarówno te związane z produktem, jak i te związane z projektem np. rejestr ryzyka)
- Uzupełnij Brief projektu – jest to idealne miejsce na opisanie problemu, możliwych rozwiązań i tego, które zostało wybrane, założeń i ograniczeń w projekcie.
- Uzupełnij datę zakończenia projektu (znajdziesz ją po prawej stronie poniżej sekcji Statusu projektu).
Następnie przejdź do harmonogramu projektu:
- W widoku listy zdefiniuj sekcje, odpowiadające produktom/funkcjom produktu, jakie powstaną w ramach projektu.
- W każdej sekcji dodaj wszystkie zadania (jakie na ten moment zidentyfikowałeś). Pamiętaj przy tym o uzupełnieniu wszystkich niezbędnych informacji dla każdego z nich.
- Jeśli korzystasz z płatnego planu Asany ustaw również kamienie milowe i zdefiniuj zależności między zadaniami.
Realizacja projektu w Asanie
Realizacja projektu to przede wszystkim sprawna komunikacja. W tym obszarze Asana umożliwia Ci:
- komentowanie zadań bezpośrednio w zadaniach,
- wysyłanie wiadomości do całego zespołu projektowego.
Równie ważne jest to, żeby ukończone zadania zamykać na bieżąco. Jeśli jakieś zadanie jest otwarte, a termin jego realizacji minął, data ta jest wyświetlana w kolorze czerwonym.
Jeśli chodzi o raportowanie, w Asanie znajdziesz:
- możliwość tworzenia statusu projektu:
- do wyboru są cztery stany: Na czas (kolor zielony), Zagrożony (kolor żółty), Opóźniony (kolor czerwony) i Wstrzymane (kolor niebieski)
- w planie darmowym Basic możesz wprowadzić szczegóły statusu w formie tekstowej, w planach płatnych możesz skorzystać z predefiniowanych komponentów, które umożliwią Ci zaprezentowanie tej informacji również w formie graficznej,
- Asana daje Ci możliwość ustawienia przypomnienia o aktualizacji statusu co piątek,
- w planach płatnych aktywny jest również Pulpit nawigacyjny, prezentujący w formie graficznej więcej informacji na temat kondycji projektu.
Zamykanie projektu
Wykonaj wszystkie niezbędne kroki prowadzące do zakończenia projektu. Z punktu widzenia Asany – nigdy nie usuwaj zakończonego projektu. Skorzystaj z funkcji archiwizacji, żeby zachować historię tego projektu. Wszystkie zarchiwizowane projekty znajdziesz w tej samej liście, co projekty aktywne – będą ukryte pod przyciskiem Pokaż zarchiwizowane projekty.
Jak zarządzać projektem w Asanie?
Zachęcam Cię do lektury innych wpisów, które również poruszają kwestię organizacji zarówno projektów, jak i całego biznesu w Asanie. Znajdziesz je TUTAJ. Szczególnie polecam Ci wpis Jakich błędów unikać w pracy nad projektami w Asanie? i zachęcam do pobrania materiałów Asana Starter.